Nachgebohrt

SHK Profi: Was sind Ihrer Meinung nach die größten Fehler beim Onboarding und Einarbeiten neuer Mitarbeiter?

Martin Sommer: Stark vereinfacht geht es um eine einfache Fragestellung: Wer lernt was von wem und wann? Eine der ersten Fragen, die wir in einem Strategieworkshop immer stellen ist: Was muss ein neuer Mitarbeiter wissen oder können? Daraus ergeben sich dann die Lerninhalte. Die zweite Frage ist dann: Wer kann diese Lerninhalte am besten vermitteln? Und die dritte Frage ist: Zu welchem Zeitpunkt werden diese Lerninhalte an den neuen Mitarbeiter ausgespielt? Viele Unternehmen haben hier noch kein klares Konzept für den Einstellungsprozess und lassen dadurch viel Potential auf der Straße liegen. Wer Mitarbeiter effizient und gründlich einarbeitet, hat einen enormen Wettbewerbsvorteil. Bei Unternehmen, die das allerdings nicht machen, sind die Ergebnisse der Ausbildung, des Onboardings oder der Einarbeitung dagegen oft zufällig. Dahinter steckt nicht selten ein Mangel an Zeit- bzw. Personalressourcen, weshalb die Einarbeitung neuer Mitarbeiter eher „nebenher“ läuft, weil das Tagesgeschäft natürlich Priorität hat. Das wiederum führt oft zu einer Art „Stille-Post-Wissensvermittlung“, wodurch wichtige Fähigkeiten der Mitarbeiter im Lauf der Zeit oft verwässern und wertvolles Know-how einfach verloren geht.

SHK Profi: Der Faktor Zeitersparnis ist bei vollen Auftragsbüchern sicherlich überzeugend. Wie lange dauert es denn vom Erstkontakt des Unternehmens mit Ihnen, bis zur fertigen, individuellen Lernplattform?

Martin Sommer: Der erste Schritt ist in der Regel ein Lehrplanworkshop, in dem das ganze Wissen und alle Fähigkeiten erfasst werden, die ein neuer Mitarbeiter beherrschen muss. Dieser Lehrplanworkshop dauert meistens ein Tag. Danach kommt dann auch schon die Videoproduktion. Mit zwei Videographen sind die Lerninhalte in zwei bis drei Tagen aufgenommen. Im Anschluss wird die Lernplattform eingerichtet, die Lernvideos geschnitten und das Workbook erstellt. Vom Lehrplanworkshop bis zur fertigen Lernplattform rechnen wir immer mit zwei Monaten. Gerade in der SHK-Branche haben wir mittlerweile viel Erfahrung, so dass wir ziemlich genau wissen, was ein Mitarbeiter in welcher Rolle beherrschen muss und hier auch schnell die entsprechenden Lerninhalte produzieren können.

SHK Profi: Das ist natürlich eine über-
schaubare Zeitspanne. Gibt es die Lern-
plattform auch mit vorgefertigten Lerninhalten, falls ein Unternehmen keine Individualisierung benötigt?

Martin Sommer: Insbesondere für kleinere Unternehmen gibt es die Möglichkeit, die Lerninhalte von einem der besten SHK-Betriebe in Baden-Württemberg zu übernehmen. Die Basics sind von Betrieb zu Betrieb oft ähnlich, so dass da bei der Videoproduktion dann der Aufwand etwas reduziert werden kann.

SHK Profi: Das macht das System sicherlich zugänglicher für kleinere Betriebe. Warum sind Ihrer Meinung nach interaktive Lern-
formate für die Wissensvermittlung besser geeignet?

Manuel Epli: Ich denke, durch Corona haben viele Menschen in Webinaren oder ähnlichen Online-Events selbst die Erfahrung gemacht, dass man als „passiver Zuschauer“ nicht allzu viel an Input mitnimmt. Muss ich aber selbst handeln und aktiv werden, befasse ich mich automatisch intensiver mit einem Thema. Hinzu kommt, dass interaktive Lernformen ein tatsächlicher Ersatz für eine persönliche Face-To-Face-Schulung sein können und dadurch automatisch zu einem enormen Sparfaktor beim Ausbilden, Onboarden und Einarbeiten neuer Mitarbeiter werden. Wer dann zusätzlich noch die „Online-Lernwelt“ mit der „Offline-Lernwelt“ verbindet, verfügt über ein unschlagbares Ausbildungssystem.

SHK Profi: Hat der Ausbilder oder Vor-
gesetzte denn eine Möglichkeit, den Lernfortschritt des einzuarbeitenden Mitarbeiters nachzuverfolgen?

Martin Sommer: Natürlich, das ist ein wichtiges Feature in unserer Lernplattform. Im Lern-Dashboard findet der Ausbildungsleiter immer eine aktuelle Übersicht über den Lernfortschritt der Personen, die gerade eingearbeitet werden. Er hat so also jederzeit einen transparenten Überblick über den Lernfortschritt der neuen Mitarbeiter und kann – bei Bedarf – zusätzlichen Input geben.

SHK Profi: Werfen wir einen Blick auf ein sehr aktuelles Thema. Inwieweit kann eine firmeneigene digitale Schulungsplattform im Hinblick auf den Fachkräftemangel im Unternehmen unterstützen?

Manuel Epli: In Zeiten zunehmenden Fachkräftemangels stellt sich verständlicherweise die Frage, was mir als Unternehmen eine eigene Schulungsplattform nützt, wenn neue Mitarbeiter nur schwer bis gar nicht zu finden sind. Es lohnt sich aber, hier ein bisschen weiter auszuholen und das Thema zu Ende zu denken.

Im Moment ist es sicher noch so, dass Unternehmen durch eine clevere Recruiting-Strategie, z. B. über Social Media, neue Mitarbeiter gewinnen und – eine entsprechende Bezahlung vorausgesetzt – auch Fachkräfte von anderen Unternehmen abwerben können. Irgendwann ist dieser Pool an Fachkräften jedoch erschöpft oder solche Gehälter sind nur noch für wenige Unternehmen bezahlbar. Früher oder später muss also ein Umdenken stattfinden und Firmen müssen beispielsweise Quereinsteiger einstellen und ausbilden. Beim Recruiting stehen dann nicht mehr nur die Qualifikation, sondern vielmehr die Fähigkeiten und Persönlichkeitseigenschaften, die jemand für den Job mitbringen muss, im Vordergrund. Ein Konzept, das in den USA übrigens schon seit Jahren üblich ist.

Einem Unternehmen, das diese Einarbeitung jetzt auch noch digitalisiert und standardisiert hat, erschließt sich dadurch ein riesiger Pool an potenziellen Mitarbeitern.

SHK Profi: Um den Pool noch zu erweitern, greifen viele Unternehmen auf ausländische Hilfsarbeiter oder zugezogene Quereinsteiger zurück. In diesem Fall können Sprachbarrieren die Einarbeitung erschweren oder sogar gefährden. Ist es möglich die Lerninhalte sowie das System auf Wunsch in anderen Sprachen bereitgestellt zu bekommen?

Martin Sommer: Ja, das ist überhaupt kein Problem. Alle Lernvideos können leicht mit Untertiteln in allen möglichen Sprachen bereitgestellt werden oder auch leicht in eine andere Sprache übersetzt werden. Das ist tatsächlich ein Feature, das viele unserer Kunden gerne in Anspruch nehmen, da sie teilweise Mitarbeiter aus vier oder fünf verschiedenen Ländern Einarbeiten müssen. Firmen, für die Sprachdefizite bei der Einarbeitung keine Hürde darstellen vergrößern die Anzahle möglicher Kandidaten noch weiter.

SHK Profi: Die damit verbundene Möglichkeit der Mitarbeiterakquise kann den Unternehmen in diesen Zeiten sicherlich sehr weiterhelfen. Bedeutet das, dass der Trend schon jetzt deutlich zu digitalen Onboarding-Prozessen geht?

Manuel Epli: Das ist eine Strategie, die viele noch nicht „auf dem Radar“ haben, die für die Zukunft aber unumgänglich sein wird, um dem zunehmenden Fachkräftemangel zu begegnen. Ich bin davon überzeugt, dass dabei Themen wie „E-Learning“, „Automatisierung des Onboardings“ und „Systematisierung der Einarbeitung“ – gerade durch die sich zuspitzende Situation auf dem Arbeitsmarkt – immer entscheidender werden.