Automatisierte Bewerbung
Zusatztool bringt enorme Zeitersparnisse
In vielen Bereichen der Bauwirtschaft boomt es und die Aufträge flattern fast von alleine in den Briefkasten oder den E-Mail-Eingang. Trotzdem sollte sich der Handwerksmeister nicht allein darauf verlassen, sondern sich auch der Akquise widmen. Die Suche über den Xplorer ist dabei eine effektive Hilfe. Mit der entsprechenden Zusatzfunktion muss noch nicht einmal mehr das Bewerbungsschreiben selbst verfasst werden.
Nie war es einfacher und komfortabler an Bauaufträge zu kommen. Mit der Möglichkeit online nach Bauaufträgen zu suchen, hat die DOCUgroup, mit ihren Bauprojektinformationsdiensten DBI und ibau, für Kunden neue Wege eröffnet, Aufträge online zu akquirieren. Seit 2009 besteht mit der Suche über die Xplorer-Oberfläche die Chance, komfortabel und zeitsparend an Aufträge zu kommen.
Die Schnelligkeit des Systems ist einer der großen Vorteile. Täglich recherchieren für die DOCUgroup über 120 Redakteure bei Entscheidern wie Architekten und Bauherren, in Zeitungen, öffentlichen Bekanntmachungen und einschlägigen Mitteilungen, welche Tätigkeiten am Bau ausgeschrieben werden. Zudem besteht ein kontinuierlich anwachsendes, dichtes Informations-Netzwerk zu den am Bau beteiligten Personen.
Mit dem Xplorer sind damit neue Zeiten für die Online-Recherche angebrochen. Bundesweit benutzen kleine Handwerksfirmen, mittelständige Bauunternehmen und auch Großunternehmen die komfortable Suche nach Aufträgen. Eine riesige Datenbank im Hintergrund versorgt mit zeitnahen Einträgen den Suchenden mit Informationen. Wöchentlich gibt es dann einen Statusbericht über mögliche Ausschreibungen.
„Mit dem Xplorer kann sich der Handwerker optimal mit Planern und Architekten vernetzen“, erklärt Herbert Wolf von der DOCUgroup. Mit den unterschiedlichen Funktionen kann zum Beispiel ein Dachdecker nachvollziehen, dass ein bestimmter Planer immer mit anderen Dachhandwerkern zusammen arbeitet. „Hier ist dann die Chance an einen Bauauftrag zu kommen entsprechend groß“, sagt Wolf.
Natürlich ist das nur eine Möglichkeit unter vielen. Weitere Features sind zum Beispiel die Beobachter-Funktion (hier wird der aktuelle Stand von Bauarbeiten abgefragt und darüber informiert, wann zum Beispiel der Bau wieder anläuft), aber auch die Adressfunktion, um alle am Bau beteiligten Handwerker anschreiben zu können. Dazu gehören auch Adressen von Behörden zum Anfordern von Ausschreibungsunterlagen.
Aber die Entwickler ruhen sich nicht auf ihren Erfolgen aus. Der neueste Clou für den Xplorer ist der sogenannte Bewerbungsservice. Mit diesem Tool kann der Xplorer über Voreinstellungen nicht nur die gewünschten Ergebnisse und Adressen liefern, die Arbeitserleichterung geht noch einen wichtigen Schritt weiter. Die Software generiert automatisch ein Anschreiben an den Planer oder Architekten und der Handwerker kann sich so um Bauarbeiten bewerben, ohne selbst damit Mühe zu haben. „Für viele Handwerker in der Branche wird das eine enorme Entlastung der tagtäglichen Arbeit sein“, prognostiziert Herbert Wolf diesen Entwicklungsschritt. Das Feature ist ab sofort, zusätzlich zu den Xplorer-Funktionen zu haben.
„Auch wenn der Tag lang ist, ich weiß, es gehen trotzdem Bewerbungen raus“
Interview mit Sven Hohmann
Der Xplorer ist ein Werkzeug, mit dem Handwerker, Planer und Architekten über alle Bautätigkeiten in Deutschland informiert werden. Nun wurde das System um die Zusatzfunktion des Bewerbungsservice erweitert. Über die Möglichkeiten und Vorteile des Online-Systems sprach die SHK Profi-Redaktion mit Sven Hohmann, Geschäftsführer von ibau und DBI und verantwortlich für den Xplorer.
Sehr gut, der Xplorer ist tatsächlich das erfolgreichste Produkt, das wir jemals herausgebracht haben. Es ist ein Werkzeug, das die Auftragschancen aller Zielgruppen optimiert, egal ob für große Unternehmen, kleinere Betriebe oder Mittelständler. Aufgrund der vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten der Anwendung kann jeder Bedarf befriedigt werden.
Im Vergleich zu anderen Möglichkeiten der Recherche sehr oft. Im Durchschnitt benutzt jeder Nutzer zehn Mal im Monat die Anwendung und verbringt im Schnitt rund zehn Minuten pro Nutzung. Das ist wirklich ein sehr guter Wert: Die Nutzungsdauer ist drei Mal höher als in unseren alten Online-Angeboten, die nicht so komfortabel waren und nicht so viele Daten in der Datenbank hatten. Mit dem Xplorer aber haben wir eine riesige Datenbank im Hintergrund, auf die der Nutzer zugreifen kann. Außerdem überzeugt unser Live-Angebot. Der Nutzer weiß innerhalb kürzester Zeit über Möglichkeiten der Auftragsvergabe Bescheid und kann so viel schneller reagieren.
Der Trend zur elektronischen Form ist eklatant. Zu 95 % verkaufen wir nur noch diese Form der Auftragschancen-Verwaltung. Das ist eben die einzige Möglichkeit, die neuesten Informationen schnell darzustellen. Zum Beispiel: Gibt es kurzfristig eine Bauaufnahme nach einem Baustopp, haben sich irgendwelche Bedingungen verändert, die ich berücksichtigen muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass unser Kunde eine Frage an uns stellen kann und diese im gleichen Moment beim Redakteur der Information auf dem Bildschirm erscheint. Auf die kann er dann direkt reagieren.
Es wurden zwei Dinge wesentlich verbessert: Zum einen die Datenbank: Sie wurde vertieft und ausgeweitet. Nun kann ein Handwerker bei seiner Recherche auch den Namen des Planers, des Architekten, des Bauherren oder auch eines anderen Handwerkers herausfinden und so bei Bedarf direkt kontaktieren.
Die zweite Neuerung wird einen riesigen Fortschritt bedeuten: Der eigentliche Nutzen unserer Ausschreibungsinformationen ist ja der, neue Aufträge zu generieren. Dazu ist es nötig, sich um die Ausschreibung zu bewerben und das wird nun automatisiert. Unser neues Tool nennen wir „Bewerbungsservice“, da ist der Name Programm.
Die meisten Kunden müssen auch noch arbeiten; um es salopp zu sagen: Sie haben keine Zeit, sich noch um so etwas zu kümmern! Deshalb kann der Handwerker schaffen, den Rest erledigen wir! Denn es kostet sehr viel Energie, Zeit und auch Geld, Ausschreibungsverfahren immer zeitnah zu erkennen und zu erledigen und letztlich auch nachzuverfolgen.
Unsere Kunden führen zunächst mit unseren Mitarbeitern ein Erstgespräch. Hier wird abgeklärt, in welchen Gewerken er tätig ist, ob seine Schwerpunkte bei kleineren Baustellen liegen oder ob er eher große bevorzugt, usw. Es wird also geklärt, welche Präferenzen er hat. Wir sagen dazu, welches „Beuteschema“ er hat …
Ja, aber das Neue ist, dass dann – wenn eine zutreffende Ausschreibung gefunden wurde – sofort ein Schreiben an den zuständigen Planer oder den Auftraggeber gesandt wird. Hierbei ist es natürlich möglich, den Wortlaut des Briefes ganz individuell zu gestalten. Auch das Design des Briefpapiers mit Logos und ähnlichem kann vom Kunden vorbestimmt werden und ob sogar ein aufwändiges Bewerbungsmaterial (zum Beispiel Hochglanz-Flyer DIN lang) gewählt werden soll. Bei diesem Service sind wir bundesweit einmalig.
Wir nennen den Service „objektorientierten Bewerbungsservice“. Die Bewerbung wird genau auf das Objekt zugeschnitten, ist also gewissermaßen persönlich, weil personalisiert und zum namentlich genannten Bauprojekt passend.
Natürlich und zu jeder Zeit, dann kann der Kunde auch angeben, ob er ein vollautomatisiertes Anschreiben rauschicken lassen möchte, oder selbst Formulierungen und Änderungen vornehmen will. Oder er kann einen aufwändigen Werbeflyer „on demand“ versenden, also je nach Bedarf.
Wenn ich mich als Handwerker für dieses Extratool des Xplorers entschieden habe, weiß ich: Auch wenn der Tag lang ist, es gehen trotzdem Bewerbungen für Ausschreibungsprojekte raus, ich muss mir um diese Dinge keine Gedanken machen. Zudem kann ich mir sicher sein, dass die Qualität der Briefe hoch ist. Diese Erstbewerbungen sind absolut professionell und hinterlassen einen guten Eindruck. So ist es gleichzeitig eine Bewerbung um ein aktuelles Projekt und zudem eine dauerhaft positive Visitenkarte für meinen Betrieb, die unterm Strich günstiger und zeitsparender ist, als Bewerbungsschreiben, die ich immer wieder neu aufsetzen muss.
