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Betrieb | Software | 26.02.2018

Kommentar

Datenschutz im Handwerksbetrieb

DSGVO gilt ab dem 25. Mai 2018 EU-weit

Ab dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) EU-weit. Die DSGVO regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Spätestens mit Blick auf die Digitalisierung von betrieblichen Abläufen sollten daher auch SHK-Handwerksbetriebe den Datenschutz nicht aus den Augen verlieren. Wenn auch die kommende Verordnung sich vor allem um die Rechte an den eigenen Daten von natürlichen Personen mit Blickrichtung Internet und Online-Diensten befasst, muss der Datenschutz insgesamt gewährleistet sein. Und da werden alte Fehler in ihrem Betrieb nicht zum Gewohnheitsrecht. Erlauben Sie mir in diesem Kommentar ein paar Hinweise zum Umgang mit sensiblen Daten.

Finden Sie es „lustig“, wenn fremde Menschen wissen, wo Sie wohnen, wie Sie heißen, wie Ihre Telefonnummer lautet, wann Sie zuhause sind, wie viele Personen in ihrem Haushalt leben und wo wohlmöglich sich Ihr Reserveschlüssel zum Haus befindet?

Ihr Handwerksbetrieb bzw. Ihre Mitarbeiter wissen solche Sachen über ihre Kunden. Doch besteht zwischen Betrieb und Kunde auch eine gewisse Vertrauensbasis, die deutlichen Einfluss auf Ihren Unternehmenserfolg hat. Natürlich nutzen Sie solches Wissen daher nicht aus oder geben es an Dritte weiter. Doch hat z.B. jeder Schüler-Praktikant Zugriff auf Ihre Kundendaten? Müssen sich Praktikanten oder Mitarbeiter vor Beginn ihrer Tätigkeit zum Datenschutz verpflichten? Und wie gehen Sie generell mit solchen Daten um?

Datenschutzbestimmungen

Die Datenschutzbestimmungen nehmen Sie in die Verantwortung und bieten für allzu sorglose Unternehmer eine Strafe in Höhe von bis zu 4 % des Jahresumsatzes oder 20 Millionen €. Sie sehen, Datenschutz ist kein Kavaliersdelikt. Darum sollten Sie sich auch als Inhaber um die Durchsetzung und den Nachweis ihres Datenschutzes kümmern.

Identifizieren Sie z.B. Bereiche in Ihrem Unternehmen, an denen Sie mit Kundendaten umgehen. Recherchieren Sie (siehe Kasten), welche Rahmenbedingungen für Sie in diesen Bereichen relevant sind. Sie und Ihre Mitarbeiter sollten eine gesunde Sensibilisierung besitzen, was den Datenschutz betrifft.  

Machen Sie klar, dass keine Daten ohne Einverständnis des Kunden an Dritte weitergegeben werden – auch wenn Sie z.B. seit Jahren den Termin für den externen Fliesenleger gleich mit absprechen und die Kundenadresse übermitteln. Wenn Sie trotzdem so vorgehen wollen, holen Sie direkt bei der Auftragserteilung am besten schriftlich das Einverständnis des Kunden dazu ein. Generell sollten Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Sachen Datenschutz anpassen. Wenn Sie Subunternehmer oder Leiharbeiter beschäftigen bzw. es planen, berücksichtigen Sie dies direkt dabei.

Achten Sie darauf, dass Ihre Kundendaten aktuell gehalten werden und dass Sie auch berechtigt sind, diese für Werbemaßnahmen zu nutzen.

Personenbezogene Daten

Verstetigen Sie den Prozess, sich um den Datenschutz zu kümmern und aktuellen Bestimmungen zu entsprechen. Sorgen Sie für eine lückenlose Dokumentation Ihrer Maßnahmen und der Einwilligungen Ihrer Kunden. Erschweren Sie den Zugriff auf personenbezogene Daten – sei es durch digitale und/oder analoge sicherheitstechnische Zugriffsbarrieren (z.B. Passwörter und Tür abschließen). Und denken Sie daran, nicht nur Kundendaten sind personenbezogene Daten, sondern auch die von Bewerbern und ehemaligen sowie aktiven Mitarbeitern.

Weitere Informationen

Nutzen Sie für rechtssichere Beratung eine entsprechende Rechtsberatung, die sich auf die Themen des Datenschutzes spezialisiert hat. Weitere Informationen zum DSGVO finden Sie online unter:


- www.bfdi.bund.de (Bundesbeauftragte für den Datenschutz und Ihre Informationsfreiheit)

- https://dsgvo-gesetz.de (intersoft consulting services AG)

- https://www.lda.bayern.de/tool/start.html (Online-Test des BayLDA)

Autor: Sascha Brakmüller
SHK Profi-Redaktion
Gütersloh

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