Gefühl ist gut

Outsourcing von Finanzbuchhaltung und Lohn ist in vielen Fällen durchaus sinnvoll. Doch Controlling muss im eigenen Betrieb stattfinden. Denn wenn Ihnen erst Ihr Steuerberater sagt, dass Sie pleite sind, ist es zu spät.

Controlling wird oft mit Bürokratie, Zusatzbelastung und Mehraufwand gedeutet. „Für Controlling ist mein Betrieb zu klein“, sind nicht selten die Aussagen, oder besser Ausreden. Doch Controlling hat vielmehr mit Wissen zu tun. Zu erkennen wo man steht und wo die Reise hingeht. Stellen Sie sich einen Piloten vor. Er kann sich nicht nur auf sein Bauchgefühl verlassen, wenn er Entscheidungen trifft. Stets kontrolliert er seine Instrumente. So weiß er, wo er sich gerade befindet, kennt die Position der anderen Flugzeuge, hat die aktuellen Wetterprognosen im Hinterkopf und ist stets über auftretende Störungen an seiner Maschine informiert. Dies sind die Voraussetzungen einer sicheren Luftfahrt. Und genau so ist es in jedem Unternehmen. Egal ob 400 oder drei Mitarbeiter. Controlling heißt, die Unternehmenskennzahlen zu ermitteln, Trends und Abweichungen frühzeitig zu erkennen und mit gezielten Maßnahmen gegenzusteuern.

Controlling mit wenig Aufwand

Controlling ist im Handwerk oftmals mit keinerlei Kosten und nur sehr geringem Aufwand zu praktizieren. Über 90 % der Handwerksunternehmen setzen bereits eine Handwerkersoftware ein. Somit ist es ein Leichtes, Controlling aufzubauen. Ohne jegliches Zutun präsentiert das „bnInfoCenter“ der Software „kwp-bnWin.net“ der KWP Informationssysteme GmbH (www.kwp-info.de) alle relevanten Unternehmenszahlen im Überblick. Gleichzeitig vergleicht es beispielsweise den Monatsumsatz mit dem Vorjahresmonat, um immer sofort eine Vergleichszahl parat zu haben. Das Programm holt sich aus den unterschiedlichsten Bereichen, wie z.B. Rechnungsjournal, Eingangsrechnungsbuch, Bestellungen, Wartungsanlagen und -verträge, Aufträge, Angebote, Lager, Geräteverwaltung oder Stundenerfassung die Daten und stellt diese gesammelt dar – quasi als Abfallprodukt der täglichen Arbeit. Es muss nichts installiert, eingerichtet oder erfasst werden. Es reicht das kostenlose „bnInfoCenter“ zu starten und die Zahlen sind da. Doch es geht noch weiter. Das Infocenter stellt neben den kaufmännischen Werten auch Prozess-Kennzahlen zur Verfügung. Wie viele Reklamationen sind offen? Wer hat noch wie viele Angebote im Feuer? Welche Bankbürgschaften werden fällig? Wie hoch ist die Zahl unserer Interessenten und für welche Produkte interessieren sie sich? Welche Mitarbeiter sind im Urlaub, welche krank, wer auf Fortbildung oder Schule und wer hat heute Geburtstag – alles Zahlen und Infos, die Sie bei täglichen Entscheidungen unterstützen. Sie müssen diese Zahlen nicht abrufen. Schon beim Hochfahren Ihres PC werden die Daten ermittelt und Ihnen präsentiert. Wie im Cockpit eines Flugzeugs sind sie sofort informiert.

Mitarbeiter einbeziehen

Eines ist an dieser Stelle noch sehr wichtig: Beziehen Sie auch Ihre Mitarbeiter ins Controlling ein, denn auch Ihre Kollegen müssen die Zahlen kennen. Weiß die Kollegin, die Rechnungen schreibt, dass sie noch Umsatz braucht, um in diesem Monat den Soll-Wert zu erfüllen, so wird sie selbst dafür sorgen noch Aufträge oder Teilleistungen abzurechnen. Doch wie soll sie diese Verantwortung übernehmen, wenn sie die Fakten nicht kennt? Neben den täglichen Kennzahlen sind auch weitere Werkzeuge für das Controlling notwendig. In der KWP-Software gehören diese ebenfalls zum Basis-Modul und stehen demnach jedem Anwender zu Verfügung: der Report-Generator und die Controlling-Funktion. Damit können individuell und angepasst an die betrieblichen Bedürfnisse einfache Berichte erstellt werden. Diese werden einmalig hinterlegt und sind dann auf Knopfdruck jederzeit abrufbar. Parallel dazu hat auch das Projekt-Controlling einen hohen Stellenwert. Es zeigt auf, bezogen auf ein oder mehrere Projekte, wie erfolgreich diese laufen oder abgewickelt wurden. Voraussetzung für eine detaillierte Baustellenbegleit-/Nachkalkulation ist die projektbezogene Erfassung von Materialaufwand, Arbeitszeit und sonstigen Kosten. Es mag sein, dass Ihr Unternehmen in der Gesamtheit funktioniert, Sie aber mehr rausholen könnten, wenn Sie bei einigen Baustellen das Geld nicht einfach liegen lassen würden. Wurde das eingesetzte Material auch abgerechnet? Wurde was vergessen aufzumessen? Wurden Leistungen erbracht, die nicht angeboten waren und auch nicht als Nachtrag verrechnet wurden? Wie hoch war der Schwund? Wie war das Verhältnis der kalkulierten Zeit und der tatsächlich benötigten Zeit? Und warum? Fragen, die sie mit einer sauberen Begleit-/Nachkalkulation beantwortet bekommen und so leicht mal ein paar Euro mehr aus Ihren Baustellen erlösen können. Doch auch hier gilt es erstmal mit Hilfe der EDV die Schwächen im Projekt aufzudecken, um dann entsprechende Maßnahmen einleiten zu können.

Es gäbe noch mehr Beispiele, ein eigenes Betriebs-Controlling im Unternehmen zu installieren. In den meisten Fällen wird es Sie wenig bis gar nichts kosten. Außer der Zeit, sich über seinen Betrieb Gedanken zu machen. Der „Return of Invest“ wird aber immer ein Vielfaches höher sein. Denn wer die richtigen Zahlen und Trends frühzeitig erkennt, kann entsprechend darauf reagieren und wird nicht eiskalt erwischt!