Digitale Erfassung von Arbeitszeiten und Dokumentationen

Intuitive App statt Zettelwirtschaft

Quelle: Clockin

Startklar mit wenigen Klicks: Nach der Registrierung auf der Webseite im Büro-Center erfolgt die Freischaltung einfach per QR-Code oder mithilfe der Geräte-ID. Nach dem Klicken des Anmeldebuttons kann die Zeiterfassung starten. Fahr-/Arbeits- und Pausenzeiten können unkompliziert eingestellt und per GPS ans Büro-Center übermittelt werden.

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Informationen auf der Hand: Die App zeigt alle wichtigen Projektdaten wie Ansprechpartner, Checklisten, Pläne und Bilder. Sie können bearbeitet und hinterlegt werden. Dokumentationen sind anhand von Notiz-/Bild- und Diktierfunktion möglich.

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Digitale Unterschrift: Mit der digitalen Unterschriftsfunktion werden Arbeitsergebnisse von Kunden oder Mitarbeitern bestätigt und in Echtzeit ans Büro-Center und per E-Mail an den Kunden übermittelt. Die Unterschrift erfolgt bequem auf dem Screen der Clockin-App.

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Kommandozentrale Büro-Center: Die auf den Apps erfassten Daten sind sofort im Büro-Center verfügbar. Aktuelle Übersichten bzw. Auswertungen über Aufträge oder Projekte erfolgen in anschaulichen Grafiken oder Tabellen und sind jederzeit abrufbar. Die Registrierung von Mobilgeräten sowie Verwaltung der Stammdaten von Mitarbeitern, Kunden, Arbeitszeiten und Projektdaten sowie Formularen,
Skizzen und Checklisten erfolgt ebenfalls in diesem Bereich.

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Auswertung der Arbeitsstunden mit allen relevanten Daten in zwei Klicks: Der Inhalt wurde gemeinsam mit Steuerberatern entwickelt. Er kann im Analyse-Bereich des Büro-Centers abgerufen und bequem exportiert werden. Basierend sind die in der App erfassten Zeiten. Die Aufnahme erfolgt konform dem EuGH-Urteil minutengenau und individuell. Sie entspricht dem Mindestlohn-gesetz sowie den Zollkontrollen.

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Automatischer Datenaustausch: Verbindungen mit Buchhaltungsprogrammen handelsüblicher Handwerkersoftware oder CRM-Systemen erfolgen über die API-Schnittstelle von Clockin. Zudem können Stammdaten über den CSV-Import sekundenschnell übermittelt werden. Manuelles Erfassen entfällt. Ende des Jahres wird die Schnitt-stellenmöglichkeit für den Austausch mit DATEV erweitert. Ideal für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, sowie mittelständische Unternehmen.

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Clockin setzt auf Sicherheit: Konform der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfolgen sämtliche Übertragungswege mit besonderen Schutzmaßnahmen und SSL-Verschlüsselung. Alle Daten befinden sich geschützt in Rechenzentren in Westfalen/Deutschland.

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Moderne Softwaresysteme bieten Unternehmen flexible Möglichkeiten zur lückenlosen Erfassung von Arbeitszeiten sowie Dokumentationen. Eine automatische Datenübertragung und direkter Austausch mit der Unternehmenssoftware entlasten die Administration und unterstützen die Digitalisierung in allen Bereichen. Das Softwarehaus Clockin aus Münster vereint Zeiterfassung, Projekt- sowie Personalplanung in einer App. Für die praxisbezogene Innovation wurde das Unternehmen mit dem #DWNRW-Award ausgezeichnet.

Die Suche nach geeigneten Methoden zur Optimierung und Digitalisierung von Arbeitsabläufen ist für Unternehmen eine Herausforderung. Diese zieht sich durch alle Abteilungen und betrifft entsprechend viele Schnittstellen, die berücksichtigt werden müssen. Die Aufgabe gestaltet sich daher als sehr komplex und scheitert häufig am hohen Zeit- und Kostenaufwand.

Unkompliziert per App

Clockin bietet Lösungen speziell für Unternehmen, deren Mitarbeiter außerhalb des Standorts unterwegs sind. Somit können beispielsweise Handwerker, Monteure und Mitarbeiter im Außendienst ihre Zeiterfassung, Projekt- sowie Personalplanung schnell und unkompliziert per Smartphone-App erfassen: „Eine intuitive und einfach zu bedienende App ist wichtig für die Akzeptanz zur Nutzung. Der begleitende Support, mit telefonischem persönlichem Ansprechpartner/in, sowie die Möglichkeit zum Austausch auf weiteren Kanälen ist essenziell“, erläutert Frederik Neuhaus, Geschäftsführer bei Clockin. „Die Einrichtung der Schnittstellen zur jeweiligen Unternehmenssoftware zur Sicherstellung des automatischen Datenaustauschs ist ein weiterer wichtiger Bestandteil zur erfolgreichen Realisierung und gehört ebenfalls zu unserem App-Paket“, fügt der Experte hinzu. Es punktet mit intuitiver Bedienung, umfassendem Support und Dienstleistungen, wie Einrichtungen von Schnittstellen zur Handwerkersoftware oder CRM-Systemen.