Spart Zeit und Geld
Servicelogistik macht den Unterschied
Für eine optimierte Betriebsorganisation, die von der internen Verwaltung bis zu der Organisation der Monteure geht, setzt die Firma Krings GmbH, Fachbetrieb für Energie- und Gebäudetechnik in Stolberg, auf moderne Software. Dabei ermöglicht diese Technologie eine effiziente Servicelogistik, die schnelle Reaktionszeiten und das flexible Reagieren auf Aufträge ermöglicht – so ist Krings seiner Konkurrenz immer einen Schritt voraus.
1981 gründete Johann-Georg Krings die Firma Krings GmbH, Fachbetrieb für Energie- und Gebäudetechnik in Stolberg. Seitdem optimiert der Gas- und Wasserinstallateurmeister sowie Zentralheizungs- und Lüftungsbaumeister sein Unternehmen, um auch zukünftig konkurrenzfähig zu sein. Dabei setzt er auch bei sich auf Weiterbildung.
Fit für die Zukunft
Bereits 2004 legte Johann-Georg Krings seinen Fortbildungsabschluss zum „Energieberater im Sanitär-Heizung-Klima-Handwerk“ ab. Dieser Lehrgang wurde vom Landesfachverband Sanitär-Heizung-Klima Nordrhein-Westfalen und dem Zentrum für Umwelt und Energie der Handwerkskammer Düsseldorf durchgeführt. Der Absolvent musste umfangreiche Kenntnisse der energie- und kostensparenden Ausstattung und Sanierung von Alt- und Neubauten nachweisen. Ein besonderes Augenmerk wurde dabei auf die Einsatzmöglichkeiten regenerativer Energie gelegt.
Durch diese Qualifikation ist er seitdem in der Lage, Energieberatung als Service anzubieten. Ebenso ist er mit dem erfolgreichen Lehrgangsabschluss berechtigt, staatlich geförderte Energieberatung zur Aktion „Gebäude-Check Energie“ anzubieten.
Der Meisterbetrieb ist sowohl im Kundendienstbereich stark präsent, als auch im Projektbereich. Im Projektbereich werden auch Großprojekte mit speziellen technischen Anforderungen abgewickelt, z.B. die Zentrale Aachen Arkaden und die Heizzentrale Gesamtschule Eschweiler.
Stör- und Leitstelle
Die Firma Krings unterhält seit 2001 eine zentrale Stör- und Leitstelle für Kunden mit Heizungsfernüberwachung. Sie bietet 24h-Entstördienst 365 Tage im Jahr. Hier geht es hauptsächlich um Anlagen für Energieversorger und Industrie. Im Notfall ist schneller Service gewährleistet. In diesem Bereich ist laut Aussagen der Firma Krings eine gute Koordination über „TomTom Work“ möglich.
Zehn Mitarbeiter sorgen bei Krings dafür, dass alles läuft: sieben im technischen und drei im kaufmännischen Bereich. Seit 2005 setzt sie zur Optimierung der Arbeitsabläufe das „sykasoft“-Programm ein.
Software schafft Erleichterung
Im Projektbereich werden die Module Auftragsbearbeitung mit Kalkulation, sowie Aufmaßerfassung und Baustellen-/Kostenüberwachung genutzt.Für die flexible Organisation der Serviceleistungen im Kundendienstbereich werden die Programme Kundendienst-Verwaltung, Regieauftrag, Termin/Einsatzplaner und Zeiterfassung eingesetzt. Dazu kommen die Module für Finanzen und Controlling: Debitoren- und Kreditoren-Bearbeitung, Kontoüberwachung und FIBU-Schnittstelle.
Seit 2006 arbeitet man auch mit dem „sykasoft“-Programm-Modul „Arbeitsauftrag mobil“. Damit können Arbeitsaufträge auf Notebook oder „EeePC“ abgewickelt werden. Je nach Netzabdeckung arbeiten die Mitarbeiter der Firma Krings online, d.h. direkt mit den Firmendaten, oder offline mit schnellem Datenabgleich.
Firmenfahrzeuge sind online
Dazu kam Anfang 2008 die „sykasoft“-Schnittstelle zu „TomTom Work“. Die Firma Krings verfügt über fünf Fahrzeuge. Drei Fahrzeuge sind mit „TomTom“ ausgestattet; weitere sollen folgen.
Für die „TomTom Work“-Technologie wird ein Computer mit Internetzugang, der Online-Service Webfleet sowie das Endgerät „TomTom Go“ im Fahrzeug benötigt. Die Monteure werden über das zentrale Menü „Navigation“ den Fahrzeugen zugeordnet. Dann können Kundendienstaufträge (Adressen, Termine und durchzuführende Arbeiten) aus dem „sykasoft“-Programm-Modul Regieauftrag an das Fahrzeug gesendet werden.
Der Fahrer hat mit dem Auftrag gleichzeitig die Navigationsdaten parat. Er hat die Möglichkeit, eine Statusmeldung wie „Auftrag angenommen“, „Auftrag begonnen“, „Auftrag beendet“ oder „Pause“ an die Zentrale zurückzusenden. Die Daten werden in Echtzeit übermittelt.
Immer informiert
Im Menü Navigation sind alle laufenden „TomTom“-Aufträge sichtbar. Über die History-Funktion können auch die bereits abgeschlossenen Aufträge angezeigt werden. Der Status der Aufträge (gesendet, begonnen, angenommen, abgebrochen, etc.) wird durch verschiedene Farben gekennzeichnet; so ist man mit einem Blick über die aktuelle Auftragssituation informiert. Zusätzlich bietet der „TomTom“-Internetservice „Webfleet“ vielfältige Möglichkeiten zur Anzeige von Fahrzeugen, Routen und Auswertungen, Fahrtenbücher und Berichte.
Sowohl über „Arbeitsauftrag Online“ als auch über „TomTom“ können Arbeitsaufträge versendet werden, wie macht es die Firma Krings? – Versendet werden sie über „TomTom“, dann bearbeiten die Monteure diese mit „Arbeitsauftrag Online“; so können die Rechnungen direkt fakturiert werden.
Zeitnahe Abrechnung
Zum Thema „zeitnah abrechnen“ hat die Firma Krings ihrem Softwarelieferanten Syka-Soft (www.sykasoft.de) eine wichtige und sinnvolle Anregung geliefert: Arbeitsaufträge an „TomTom“ senden ist ja schön und gut. Aber warum nicht auch umgekehrt die Zeiten aus „TomTom“ in „sykasoft“ einlesen? Da diese bereits digital bereitstehen, müssen sie nicht mehr einzeln erfasst werden. Somit wurde auch das Programm „Zeiterfassung“ über eine Schnittstelle an „TomTom Work“ angebunden: Arbeitsaufträge können nach kurzer Kontrolle mit einem Knopfdruck in das Programm „Zeiterfassung“ gebucht werden. Dann besteht die Möglichkeit, die in der Zeiterfassung gebuchten Zeiten wiederum als Positionen – mit individuell hinterlegten Texten – in das Programm „Regieauftrag“ einzulesen und abzurechnen.
Die Daten sind durchgängig vorhanden: Die Rechnung muss nur noch gedruckt werden. Auch die Lohnbuchhaltung ist gut vorbereitet, denn das Programm „Zeiterfassung“ stellt eine Schnittstelle zu Lohn-Programmen, wie z.B. das bei Firma Krings eingesetzte Datev, bereit.
Gestiegene Kundendienstauslastung
Seit dem Einsatz der neuen Technologie werden laut der Firma Krings die Monteure schneller benachrichtigt. Die Kundendienstauslastung ist um ca. 20 % gestiegen. Routen werden optimiert, Notfälle können schneller bedient werden. Sehr nützlich ist auch, dass ein Fahrtenbuch automatisch erstellt wird. „Die Benzinkosten verringerten sich um bis zu 35 %“, Privatfahrten gehen gegen Null. Arbeits- und Fahrtzeiten können dem Kunden genau belegt werden und werden auf Wunsch auch der Rechnung beigelegt.“
