Zielführendes Recruiting

Uns begegnen immer wieder Handwerksbetriebe, die sagen: „Wir finden einfach keine Mitarbeiter.“ Und ja – der Fachkräftemangel ist real. Aber wenn wir mit Betrieben im Gespräch tiefer einsteigen, merken wir oft: Das Problem beginnt nicht erst dann, wenn keine Bewerbung kommt. Es beginnt meistens schon viel früher. Den richtigen Mitarbeiter finden, der ins Team passt – unsere Autoren Nicole Pethke und Christian Graßmann geben wertvolle praxistaugliche Tipps.
Bild: Ocean Akademie

Viele Betriebe wissen nämlich gar nicht so genau, wen sie eigentlich suchen. Die Stellenausschreibung lautet dann ungefähr so: „Anlagenmechaniker SHK (m/w/d) gesucht“. Damit spricht man zwar viele Menschen an – aber selten die richtigen.

Wer irgendwen sucht, bekommt irgendwen

Genau an dieser Stelle beginnt das erste Problem. Denn ein Baustellenmonteur braucht etwas anderes als ein Kundendiensttechniker. Und eine Assistenz der Geschäftsführung braucht etwas anderes als eine klassische Bürokraft für Telefon und Ablage.

Das klingt erst einmal selbstverständlich. In der Praxis wird es aber erstaunlich oft nicht sauber getrennt. Da wird jemand gesucht, der „halt mit anpacken“ soll. Oder jemand fürs Büro, der „ein bisschen alles“ macht. Und schon ist Recruiting kein klarer Prozess mehr, sondern eher ein Würfelspiel.

Ein Kundendiensttechniker muss mit Menschen umgehen können, braucht Freude an Kommunikation und sollte Lust darauf haben, morgens noch nicht zu wissen, welches Problem er mittags beim Kunden gelöst haben wird. Ein Monteur auf der Baustelle braucht oft mehr Ruhe, Struktur, Vorausdenken und die Freude daran, Dinge sauber fertigzustellen. Beides sind Fachkräfte im gleichen Gewerk mit der gleichen Berufsausbildung, aber eben nicht derselbe Typ Mensch. Wenn diese Unterscheidung nicht klar ist, wird die Suche unscharf – und was unscharf gesucht wird, wird am Ende oft auch unscharf besetzt.

Hauptsache, wir haben überhaupt jemanden gefunden

Wenn dann doch eine Bewerbung reinkommt, passiert in vielen Betrieben etwas sehr Menschliches: Man ist erst einmal froh, dass sich überhaupt jemand gemeldet hat. Gerade dann, wenn vorher lange Funkstille war, ist das absolut nachvollziehbar. Also lädt man ein, hört sich alles an und denkt irgendwann: „Der wird schon. Man muss Menschen ja auch eine Chance geben“.

Natürlich muss man Menschen eine Chance geben, gar keine Frage – aber Hoffnung ersetzt keine Klarheit.

Wenn schon am Anfang nicht sauber geprüft wird, ob der tatsächliche Bedarf des Unternehmens und die Potenziale des Bewerbers wirklich zusammenpassen, dann entsteht später fast immer Reibung. Nicht immer sofort, manchmal erst nach ein paar Wochen, aber meistens zuverlässig.

Und genau das ist der Punkt: Es geht nicht darum, hart oder misstrauisch zu sein. Es geht darum, sauber hinzuschauen: Was braucht diese Position wirklich? Was bringt der Mensch mit? Und passt das beides zusammen?

Mitarbeiter fehlen nicht nur – sie passen oft einfach nicht

Das klingt hart, ist aber in vielen Fällen die Wahrheit. Nicht, weil die Menschen „schlecht“ wären. Sondern weil sie auf eine Stelle gesetzt werden, die gar nicht sauber beschrieben wurde. Wir erleben es oft, dass SHK-Betriebe Aufgaben aus der Vergangenheit ableiten – nach dem Motto: „Die Kollegin vorher hat das eben auch gemacht“ oder „Der Monteur davor hat das immer mit erledigt“, aber die spannendere Frage wäre eigentlich: Was braucht das Unternehmen heute wirklich?

Wenn wir das mit Unternehmern zusammen entwickeln, wird plötzlich vieles klarer. Dann ist die neue Rolle eben nicht mehr „Mädchen für alles“ oder „einer für draußen“, sondern eine konkrete Funktion mit klaren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen. Und erst dann kann man überhaupt vernünftig beurteilen, welcher Mensch dafür passt.

„Wir sind ein Familienbetrieb“ reicht nicht mehr

Ein zweites Thema begegnet uns fast genauso häufig: Viele Betriebe können gar nicht richtig erklären, was sie von anderen unterscheidet. Wenn wir im Gespräch fragen: „Warum sollte jemand genau bei Euch anfangen – und nicht beim Nachbarn?“ dann kommen oft Antworten, die nett gemeint, aber sehr allgemeingültig sind.

Dann heißt es zum Beispiel: „Wir sind ein Familienbetrieb“, „Wir haben flache Hierarchien“, „Bei uns sind die Wege kurz“ oder auch – und das hören wir tatsächlich öfter, als man glauben möchte: „Wir schreien unsere Mitarbeiter nicht an“. Letzteres ist sicher erfreulich, aber ganz ehrlich: Das sollte kein
besonderes Alleinstellungsmerkmal, sondern Grundvoraussetzung sein – genauso wie die pünktliche Lohnzahlung.

Das Problem ist nicht, dass diese Aussagen falsch wären. Das Problem ist: Sie unterscheiden nicht. Und genau deshalb tun sich unserer Meinung nach viele SHK-Betriebe so schwer, sich als Arbeitgeber wirklich attraktiv zu präsentieren. Es fehlt nicht nur an einer guten Stellenanzeige. Es fehlt häufig schon an einer guten Geschichte über sich selbst.

Was macht Euch eigentlich besonders?

Wenn ein Betrieb nicht klar benennen kann, wofür er steht, wird es schwer, die richtigen Menschen anzuziehen. Denn Bewerber entscheiden heute nicht nur nach Gehalt. Sie schauen auf Haltung, Klarheit, Arbeitsumfeld, Entwicklungsmöglichkeiten und oft ganz stark auf das Gefühl: Passe ich da hin?

Und dieses Gefühl entsteht nicht durch austauschbare Floskeln. Es entsteht, wenn ein Betrieb sich selbst verstanden hat. Wenn er sagen kann: Das ist unsere Art zu arbeiten. Das ist unser Anspruch. Das ist unser Umgang miteinander. Und das ist der Mensch, der hier gut reinpasst. Wir fragen deshalb im Mentoring oft ganz bewusst:Wenn Du Dir den passenden Mitarbeiter backen könntest – wie wäre der? 

Das klingt simpel, ist aber oft schon der Moment, in dem Unternehmer merken, wie unklar ihr Bild bisher war. Auf einmal reicht „der soll halt schrauben können“ nicht mehr aus. Dann geht es um Eigenschaften, Verhalten, Verantwortung – und darum, ob jemand fachlich und menschlich wirklich ins Unternehmen passt. Und plötzlich wird aus einer vagen Suche eine klare Funktion.

Warum viele Handwerksbetriebe die falschen Mitarbeiter einstellen

Weil sie zu früh in die Lösung springen.

Sie schalten eine Anzeige, bevor die Rolle klar ist.

Sie führen Gespräche, bevor sie wissen, worauf sie achten müssen.

Sie freuen sich über Bewerbungen, bevor sie geprüft haben, ob die Person wirklich zur Aufgabe passt.

Und sie präsentieren den Betrieb oft zu allgemein, statt klar und greifbar.

Dazu kommt: Eine gute Firmenpräsentation haben die wenigsten. Viele Bewerbungsgespräche laufen noch immer so, dass der Bewerber irgendwie mitläuft, ein bisschen erzählt, man sich sympathisch findet – und dann schaut man mal. Das ist menschlich, aber es ist nicht besonders treffsicher.

Eine gute Präsentation des eigenen Betriebs ist kein Hochglanz-Theater. Es geht nicht um Show – es geht darum, dass ein Bewerber versteht, wer Ihr seid, wie Ihr arbeitet, was Ihr erwartet und was er oder sie erwarten darf. Genau das gibt Orientierung – und genau das fehlt oft.

Recruiting endet nicht mit der Unterschrift

Selbst wenn der passende Mensch gefunden wurde, entscheidet sich der Erfolg selten im Bewerbungsgespräch.

Er entscheidet sich meistens danach, denn dann kommt das nächste Problem – und das ist oft noch größer als die Suche selbst: die Einarbeitung.

Viele Betriebe investieren viel Energie in das Recruiting und erstaunlich wenig in den Start danach, dabei ist genau dieser Start entscheidend.

Da steht dann am ersten Arbeitstag jemand motiviert vor der Tür – und im Betrieb ist noch gar nicht richtig vorbereitet, was jetzt konkret passieren soll.

Ist der Laptop da?

Sind die Zugangsdaten eingerichtet?

Weiß jemand, wer was erklärt?

Ist das Fahrzeug vorbereitet?

Gibt es einen Plan für die ersten Tage?

Oder startet der Neue einfach mit dem berühmten Satz: „Schau einfach mal mit“.

Das ist kein guter Start.

Gute Einarbeitung beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Genau deshalb haben wir begonnen, Einarbeitung gemeinsam mit den Betrieben sauber zu strukturieren:

Nicht theoretisch, nicht als hübsches Papier für die Schublade, sondern ganz praktisch: Wir setzen uns mit dem Unternehmen hin und schauen miteinander:

Was braucht die Position?

Was muss vorbereitet werden?

Wer kann was erklären?

Welche Themen müssen in Woche eins rein?

Was kann in Selbstlernphasen passieren?

Und gibt es dafür überhaupt geeignetes Lernmaterial?

Denn auch das ist wichtig: Eine Selbstlernphase funktioniert nur dann, wenn es auch wirklich etwas gibt, womit der neue Mitarbeiter lernen kann: Ein Video, eine Anleitung, ein Prozess oder ein Musterfall – sonst ist „Selbstlernphase“ nur ein netteres Wort für: Gerade hat keiner Zeit.

Besonders gut bewährt hat sich bei uns, die erste Woche sehr konkret zu planen und danach in Wochenzielen weiterzugehen. So entsteht Orientierung, ohne dass der Plan künstlich starr wird.

Recruiting ist nicht das Problem – fehlende Klarheit ist es

Das zeigt sich besonders schön in der Einarbeitung.

Bei einer neuen Office-Mitarbeiterin haben wir zusammen mit dem Betrieb die ersten vier Wochen so aufgebaut, dass die erste Woche tagesgenau geplant war: Begrüßung, Teamvorstellung, Technik, Zugänge, Einblicke in Projektstruktur und Aufgabengebiete, Übungen in der Software, erste Trainings für Kommunikation und Terminmanagement; dazu bewusst eingeplante Selbstlernphasen. In den folgenden Wochen wurden echte Aufgaben ergänzt, Software-Schulungen eingebunden und die Verantwortung Schritt für Schritt erweitert.

Das Ziel war klar: Nach vier Wochen sollte sie einen großen Teil ihrer Funktion eigenständig ausfüllen können. Und genau das hat funktioniert – sogar schneller als ursprünglich geplant.

Das Entscheidende daran ist: Wir entwickeln diese Struktur nicht am grünen Tisch allein, sondern zusammen mit dem Betrieb. Wir ziehen Informationen, Verantwortlichkeiten, Abläufe, Urlaubszeiten, Schulungen und interne Ressourcen zusammen, arbeiten die Einarbeitung sauber aus und stellen dem Unternehmen dann die fertige Grundlage zur Verfügung. Dadurch entsteht etwas, das auch wirklich im Alltag nutzbar ist – und nicht nur gut klingt.

Mitarbeiter suchen oder ein Team aufbauen?

Vielleicht ist das am Ende der größte Unterschied. Manche Betriebe suchen einfach einen Mitarbeiter, andere bauen bewusst ein Team auf. Der Unterschied klingt klein, ist aber im Alltag riesig, denn wer nur schnell besetzen will, hofft oft. Wer ein Team aufbaut, denkt vorher, er klärt die Position, er schaut auf die Passung, er kann erklären, was den Betrieb besonders macht – und er sorgt dafür, dass der Start nicht dem Zufall überlassen wird.

Ja, das macht am Anfang mehr Arbeit, aber es spart später unglaublich viel Ärger. Recruiting endet nicht mit einer Bewerbung, es endet auch nicht mit einer Unterschrift. In Wahrheit beginnt dort erst die eigentliche Aufgabe.

Autoren: Nicole Pethke & Christian Graßmann, Ocean Akademie, Idstein