Papierloses, vernetztes Wartungsmanagement
Lüftungsfirma setzt auf neu entwickelte Wartungs-Web-Applikation
Die Kellenbenz Lüftungsbau GmbH aus Erlenbach hat ihr Wartungsmanagement für RLT-, Brandschutz- sowie Kälte- und Klimaanlagen umfassend digitalisiert. Grundlage ist eine neu entwickelte Web-Applikation, die in über zwei Jahren aufgebaut wurde. Ziel ist eine zukunftssichere, cloudbasierte Lösung zur Optimierung von Prozessen, Kommunikation und Wirtschaftlichkeit.
Die neue Wartungs-Web-Applikation „WS-Info“ (VisioSmart-Prozess-Web) bildet das gesamte Tagesgeschäft im Lüftungsbau digital ab und ersetzt dabei Papierformulare, PDF-Dokumente sowie bisherige Einzellösungen. Sie ergänzt das bestehende ERP-System und ist direkt in die Auftragsbearbeitung integriert. Dadurch werden alle Wartungs- und Serviceprozesse zentral gesteuert, in Echtzeit vernetzt und mobil verfügbar gemacht. Ein wesentlicher Vorteil liegt in der einfachen Nutzung: Die Anwendung läuft vollständig im Browser und benötigt keine Installation auf mobilen Geräten oder Arbeitsplatzrechnern. Das reduziert den Aufwand für IT-Administration und Softwarepflege deutlich und senkt nachhaltig die Betriebskosten. Entwickelt wurde die Wartungs-Web-Applikation von der Firma Eberle aus Auerbach.
Digitales Wartungsmanagement sorgt für optimierte Prozesse.
Bild: S. Eberle / Grafikwerkstatt digital Connector
Flexibel einsetzbar – online und offline
Die Software ist sowohl online als auch offline einsetzbar. Im Online-Betrieb läuft sie als SaaS-Lösung auf einem Web-Server. In Bereichen ohne Internetverbindung, etwa in Kellern oder Technikräumen, kann sie als Progressive Web-App (PWA) offline genutzt werden. Für den Monteur bleibt die Bedienung dabei unverändert, sodass ohne Einschränkungen gearbeitet werden kann. Die Bedienung der neuartigen Web-Softwarelösung, ist durch die moderne Web-Bedienoberfläche und Visualisierungen der Gebäude und Einbauorte einfach und intuitiv und bedarf daher keiner aufwendigen Schulung. Die Anwendung läuft in jedem üblichen Browser, was den Aufwand für IT-Administration, Softwarepflege etc. minimiert, oft ganz vermeidet und dadurch die Betriebskosten entscheidend und nachhaltig senkt.
Zwei Wege der Wartungsdokumentation
Die Wartungsdokumentation kann auf zwei Arten erfolgen. Zum einen klassisch über tabellenbasierte Anlagen- und Gerätelisten, wie sie aus Kalkulationsprogrammen bekannt sind. Zum anderen über digitale Gebäudepläne, in denen die Einbauorte der Anlagen visuell dargestellt werden. Diese werden über Pins markiert, deren Status farblich gekennzeichnet ist. Dadurch lässt sich der Fortschritt des Wartungsauftrags sowie die tatsächliche Umgebung der Einbauorte auf einen Blick erfassen.
Gebäudepläne als praktische Orientierungshilfe
Besonders die visuellen Gebäudepläne bieten in der Praxis große Vorteile. Sie funktionieren wie interaktive Indoor-Karten und erleichtern die Orientierung im Gebäude erheblich. Einbauorte lassen sich schnell finden. Über Zoomfunktionen und direkte Verlinkungen gelangt der Monteur unmittelbar zur richtigen Anlage.
Gleichzeitig sind an jedem Punkt sämtliche Gerätedaten und Wartungsprotokolle hinterlegt und jederzeit abrufbar. Das sorgt für eine klare und eindeutige Kommunikation zwischen Monteur, Serviceplanung, Kunde und Lieferanten.
Intelligente und anpassbare Wartungsprotokolle
Die Wartungsprotokolle sind als interaktive Web-Seiten aufgebaut. Die Formulare werden automatisch vorausgefüllt und passen sich dynamisch an die jeweilige Anlage an. Dadurch sieht der Monteur nur die tatsächlich relevanten Prüfpunkte, unabhängig davon, ob es sich um RLT-Anlagen, Brandschutzklappen, Rauchmelder oder Kälte- und Klimaanlagen handelt. Das reduziert den Eingabeaufwand und minimiert Fehlerquellen.
Bild: Shutterstock / S. Eberle
Transparenz durch Statusanzeigen in Echtzeit
Der aktuelle Bearbeitungsstand eines Wartungsauftrags wird über ein Ampelsystem dargestellt. Offene, teilweise erledigte oder abgeschlossene Arbeiten sind sofort erkennbar. Werden Mängel festgestellt, werden diese direkt markiert und sind für alle Beteiligten in Echtzeit sichtbar.
So können notwendige Maßnahmen ohne Verzögerung eingeleitet werden, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand oder unnötige Wege zwischen Büro und Baustelle. Insgesamt führt das zu deutlich schlankeren Abläufen und einer spürbaren Entlastung im Arbeitsalltag.
QR-Codes vereinfachen die Arbeit vor Ort
Zusätzliche Effizienz bringt der Einsatz von QR-Codes. Für jede Anlage werden automatisch Aufkleber erzeugt, die vor Ort angebracht werden können. Durch einfaches Scannen gelangt der Monteur direkt zum entsprechenden Wartungsauftrag, inklusive aller relevanten Daten, Pläne und Protokolle. Aufwendige Suche oder manuelle Eingaben entfallen weitgehend.
Automatisierte und rechtssichere Dokumentation
Ein weiterer Vorteil liegt in der automatisierten Dokumentation. Aus den Web-Formularen werden automatisch vollständige und rechtssichere PDF-Protokolle mit Inhaltsverzeichnis erstellt und archiviert. Da alle Daten zentral gespeichert sind, arbeiten alle Beteiligten stets mit dem aktuellen Stand. Doppelte Dokumente und Fehler durch veraltete Unterlagen werden vermieden.
Deutliche Effizienzsteigerung im Betrieb
Nach Angaben des Unternehmens lassen sich durch die neue Lösung deutliche Effizienzsteigerungen erzielen. Bei Erstwartungen werden Einsparungen von rund 40 % erreicht, bei wiederkehrenden Wartungen sogar bis zu 60 %. Gleichzeitig verbessert sich die interne Kommunikation deutlich, da alle Informationen zentral und jederzeit verfügbar sind.
Auch die Mitarbeiter des Unternehmens Kellenbenz Lüftungsbau profitieren von der neuen Lösung. Die Anwendung ist übersichtlich aufgebaut, intuitiv bedienbar und unterstützt die tägliche Arbeit ohne großen Schulungsaufwand. Das steigert die Akzeptanz im Team und wirkt sich positiv auf Motivation und Arbeitsqualität aus.
Bild: S. Eberle
Nicht zuletzt leistet die Digitalisierung einen Beitrag zur Bewältigung des Fachkräftemangels. Durch effizientere Abläufe können mit gleicher Mannschaft mehr Wartungen durchgeführt werden. Das kann die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens langfristig stärken.
Optionale Einsatzplanung mit integriertem Kalender
Ergänzend steht ein optionales Web-Kalendersystem mit Plantafel zur Verfügung, mit dem sich Personal, Baustellen und Wartungseinsätze übersichtlich planen lassen. Über den Kalender können Monteure und Disponenten direkt auf alle relevanten Aufträge und Daten zugreifen, da sämtliche Informationen in einer zentralen Datenbank zusammengeführt sind. Neben dem persönlichen Arbeitskalender für den Monteur stehen Zeitleistenansichten für Kunde, Baustelle (Gebäude/ Einsatzort), Wartungsaufträge und Personen für den Einsatzplaner zur Verfügung.
