Korrespondenz sichern

Rechnungsversand per Internet ist schnell, quasi kostenlos und schont die Umwelt. Es spricht somit nahezu alles dafür, auf den „altertümlichen“ Postweg zu verzichten. Mit als erste haben dies Telekommunikationsunternehmen erkannt. Sie bieten durchweg die „Rechnung online“ – einloggen, downloaden, abspeichern, ausdrucken. Viele Unternehmen wollen es ihnen gleichtun, verzichten allerdings auf das technisch aufwendigere Einlog-System: Sie verschicken die Rechnung gleich per E-Mail. Und locken damit den gewerblich tätigen Empfänger in eine Steuerfalle!

Denn zunächst ist eine per E-Mail zugestellte Rechnung nur dann 100 %-ig finanzamtssicher, wenn der Absender die­se mit einer „elektronischen Signatur“ versieht, was in den seltensten Fällen vorkommen dürfte. Die E-Mail-Rechnung entpuppt sich deshalb allein schon dadurch als Zeitbombe – bei einer Betriebsprüfung könnte sie als „nicht abzugsfähig“ eingestuft werden. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der wohl den meisten Unternehmern nicht klar sein dürfte: Liegt diese Rechnung nur als Ausdruck und nicht im originalen E-Mail-Format vor, könnte der Betriebsprüfer dies als Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht werten.

Aufzeichnungsfrist gilt auch für E-Mails

Bekanntlich müssen Rechnungen zehn Jahre aufgehoben werden, für andere Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigungen oder Korrespondenz gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Das betrifft auch elektronische Dokumente. In § 147, Absatz 6 der Abgabenordnung heißt es dazu: „Sind die Unterlagen […] mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.“ Der Betriebsprüfer wird also bei einer ausgedruckten E-Mail-Rechnung das Original – die ursprüngliche E-Mail – sehen wollen. Ist diese nicht mehr vorhanden, kann das zu Bußgeldern oder sogar einer Steuerschätzung führen.

Tipp: Steuerlich relevante E-Mails grundsätzlich nach dem Ausdruck nicht löschen, sondern im E-Mail-Programm in speziellen Ordern einsortieren. Legen Sie am besten Ordner für Rechnungen, Auftragsbestätigungen und die sonstige Korrespondenz an und speichern Sie diese am Jahresende in Archiven. Beim populären Outlook funktioniert das so: Klicken Sie unter „Datei“ auf „Archivieren“, wählen einen Ordner aus und weisen einen Dateinamen zu. Outlook fasst alle Mails in einer „persönlichen Ordner-Datei“ mit der Endung „.pst“ zusammen. Haben Sie alle Ordner archiviert, brennen Sie diese auf CD. Und nur die händigen Sie dem Betriebsprüfer aus. Zur Kontrolle sollten Sie dem Prüfer einen PC zuweisen, mit einem nicht verwendeten Outlook. So erhält der Prüfer nur Ihre Daten Einblick und nicht in Ihre tägliche Korrespondenz.