Steuerfreie Entgelt-Extras
Mehr vom „brutto“ für Mitarbeiter in SHK-Betrieben
Steigende Preise erhöhen den Wunsch nach mehr Lohn, während die wirtschaftliche Lage vieler SHK-Betriebe den Spielraum begrenzt. Steuerfreie Zusatzleistungen können eine Alternative sein und dafür sorgen, dass Beschäftigten mehr „netto“ vom „brutto“ bleibt.
Der finanzielle Vorteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist bei steuerfreien Leistungen nicht unerheblich. Da der Empfänger diese Leistungen nicht als Einkommen versteuert muss, nimmt seine Belastung ab, wobei nicht der Durchschnittsteuersatz, sondern der Grenzsteuersatz, der auf den letzten verdienten Euro anfällt, entscheidend ist. Bereits bei 30.000 Euro Jahreseinkommen liegt dieser bei Alleinstehenden bei fast 30 %. Noch wichtiger sind die Sozialabgaben in Höhe von ca. 20 % jeweils für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Steuerfreie Unterstützung mindert wie regulärer Arbeitslohn den Gewinn und damit die Steuerbelastung des Betriebs. Allerdings reduzieren die geringeren Sozialversicherungsbeträge die Ansprüche des Mitarbeiters im Fall von Krankheit oder Arbeitslosigkeit sowie die spätere Rentenhöhe. Der Gesetzgeber bietet vielfältige Möglichkeiten:
Sachbezüge
Ein Sachbezug mittels Gutscheinen von monatlich 50 Euro ist aufgrund der regelmäßigen Nutzbarkeit attraktiv. Die Einlösung darf nur bei bestimmten Anbietern möglich sein und ein begrenztes Angebot betreffen. Da auch Kraftstoffe oder Lebensmittel bezogen werden können, dürften sich lokale Möglichkeiten finden. Die Barauszahlung ist nicht erlaubt. Die Gutscheine müssen zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt und die Höchstgrenze darf nicht überschritten werden. Es handelt sich um eine Freigrenze, bei Überschreitung wäre der gesamte Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Sachbezüge ermöglichen beachtliche Einsparungen. Werden bspw. 600 Euro jährlich für fünf Mitarbeiter genutzt, spart der Betrieb im Vergleich zu einer Lohnzahlung 20 % Sozialversicherungsabgaben; 120 Euro je Mitarbeiter. Die Sozialabgaben gehen beim einzelnen Mitarbeiter um ebenfalls 120 Euro zurück; Bei einem Grenzsteuersatz von 40 % reduziert sich dessen Besteuerung um 240 Euro, die Gesamtbelastung reduziert sich um 480 Euro je Betroffenen.
Persönliche Anlässe & Beihilfen in Notfällen
Bei persönlichen Anlässen wie Firmenjubiläum, Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes sind steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro zulässig. Der Betrag ist anlassbezogene, es besteht keine monatliche Grenze.
Beihilfen für Notfälle bspw. bei einem Wohnungsschaden, Krankheit oder im Todesfall naher Angehöriger dürfen steuerfrei jährlich bis zu 600 EUR betragen.
Erholungsbeihilfe & Kinderbetreuung
Erholungsbeihilfen dürfen jährlich 156 Euro je Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehegatte und 52 Euro je unterhaltspflichtigem Kind betragen. Es muss ein Bezug zum Urlaub bestehen und der Betrag innerhalb von drei Monaten vor oder nach dem Urlaub gewährt werden.
Die Kinderbetreuung nicht schulpflichtiger Kinder darf unterstützt werden. Zuschüsse zu Tagesmüttern oder Kindergartenbeiträgen sind in der Höhe nicht begrenzt.
Vermietung von Werbeflächen
Die Vermietung von Werbeflächen, bspw. auf privaten Fahrzeugen, darf mit maximal 256 Euro jährlich steuerfrei vergütet werden. Der Betrag muss dem sog. Fremdvergleich standhalten. (D. h. fremde Dritten würde vergleichbare Beträge erhalten.)
Entfernungspauschale & Smartphone
Der Arbeitgeber kann eine Entfernungspauschale erstatten, monatlich pauschal für 15 Arbeitstage. Diese dürfen 0,38 Euro je Entfernungskilometer betragen. Damit ist eine Kürzung der eigenen Werbekosten des Arbeitnehmers verbunden. Insbesondere bei einem kurzen Arbeitsweg und geringen weiteren berufsbedingten Aufwendungen ist dies unerheblich, wenn der Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro nicht erreicht wird.
Bei öffentlichen Verkehrsmitteln ist die vollständige Übernahme der tatsächlichen Kosten möglich. Führt der Arbeitgeber dafür 25 % Lohnsteuer pauschal ab, wird die Entfernungspauschale nicht beeinträchtigt.
Ein Mobilphone und/oder ein Laptop kann vom Arbeitgeber gestellt und sowohl betrieblich wie privat steuerfrei genutzt werden. Erhält der Mitarbeiter ein solches Gerät verbilligt oder kostenlos zu privaten Zwecken, führt der Arbeitgeber pauschal 25 % Lohnsteuer, aber keine Sozialversicherungsabgaben ab.
Auch möglich: Mitarbeitern deren Mobilphone für symbolische Preise von wenigen Euro abzukaufen und ihm steuerfrei zu überlassen, wobei der Arbeitgeber die Kosten trägt.
Arbeitgeberdarlehen & Berufskleidung
Gewährt der Arbeitgeber ein Darlehen, stellt die Differenz zwischen dem vereinbarten Zinssatz und den marktüblichen Konditionen einen zu versteuernden geldwerten Vorteil dar. Bis zu 2.600 Euro Darlehenshöhe bleiben der Zinsvorteile steuerfrei.
Der Arbeitgeber darf Reinigungskosten für Berufskleidung in Höhe von monatlich 10 Euro steuerfrei erstatten.
Ausgestaltung
Da der Fiskus bei steuerfreien Leistungen sorgfältig hinschaut, sollte die konkrete Umsetzung durch den Steuerberater begleitet werden. Die Ausführungen beziehen sich auf den Stand 2026. Da Gesetzesänderungen und Gerichtsurteile zu Änderungen führen, sollten Regelungen regelmäßig überprüft und ggf. angepasst werden.
Autor: Thomas Schneider, freiberuflich im Bereich interne Revision und Compliance tätig, Essen
