Effizienz- und Servicegewinne aus der Cloud

Geschäftsführer Benjamin Elsen hat mit der Software bei jedem Projekt die Kostenpositionen und geleisteten Arbeitsstunden im Blick.
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Seit Sommer 2024 setzt Elsco Haustechnik die Handwerkersoftware und die mobilen Dienste von pds ein und zieht bereits nach kurzer Zeit ein positives Fazit: „Was soll ich sagen? Wir sind begeistert von der pds-Cloud. Bei der Arbeit mit pds sind uns nun keine Grenzen mehr gesetzt, wir sind völlig flexibel“, so Benjamin Elsen.

Digitale Angebots- und Auftragsabwicklung

Die Software in Verbindung mit der Cloud ermöglichen es Elsco, die Lösung unabhängig vom Standort zu nutzen sowie Daten sicher, schnell und mobil zu verarbeiten. „Ich brauche nicht in der Firma zu sein. Ich kann heute direkt beim Kunden meine Angebote schreiben. Noch bevor ich vom Kunden wegfahre, ist das Angebot bereits fertig – oft verbunden mit einem Vertragsabschluss direkt vor Ort“, zeigt sich Benjamin Elsen zufrieden. Für das gesamte Team ist die pds-Software ein Alltagshelfer in allen Geschäftsbereichen: von Stundenverwaltung und Urlaubsanträgen bis zu selbst entwickelten Workflows. „Damit wird die komplette Prozesskette von A bis Z abgewickelt. Ich spare damit sehr viel Geld.“

Einkauf und Kosten

Ein besonderer Mehrwert liegt für Elsco in der Digitalisierung des Einkaufsprozesses. Materialbestellungen erfolgen direkt aus dem Auftrag über die nahtlose E-Commerce-Anbindung. „Ich bestelle Material im Onlineshop, lege einen Auftrag an, der Wareneingang wird automatisch dem Auftrag zugebucht, und der Monteur sieht auf seinem Tablet sofort, an welchem Lagerplatz es liegt“, so Benjamin Elsen weiter. Der Monteur kann das Material direkt verbauen und im Anschluss erhalten die Kollegen im Büro eine Bestätigung der erbrachten Leistung, so dass diese direkt per E-Rechnung an den Kunden fakturiert werden kann. Damit bildet Elsco die Abläufe von der Bestellung über die Abwicklung bis zur Fakturierung über eine nahtlos digitale Prozesskette ab. Ist zufrieden: Benjamin Elsen, Gründer und geschäftsführender Gesellschafter der Elsco Haustechnik.
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Auch Eingangsrechnungen werden mit der Software digital verarbeitet, was nachhaltig Transparenz und Vergleichbarkeit im Einkauf schafft: Der Einkäufer kann die Preishistorie im System direkt nachverfolgen. So weiß er genau, was das Unternehmen in der Vergangenheit für einen Artikel bezahlt hat und kann Preise gezielt untereinander vergleichen. Ein weiterer Vorteil: Damit jeder Bestellung die Datenbasis der Preishistorie angereichert wird, kann der Einkaufsprozess stetig weiter optimiert werden.

Ressourcenplanung und Kalkulation

Mit der digitalen Ressourcenplanung in pds-Software behält das Team jederzeit den Überblick über verfügbare Kapazitäten und kann Projekte vorausschauend steuern. Dank der digitalen Buchung aller Tätigkeiten direkt in die Software sehen die Verantwortlichen zudem jederzeit, ob ein Projekt rote oder schwarze Zahlen schreibt. „Das Schöne ist: Ich habe keine Nachkalkulation, sondern eine Begleitkalkulation. In meiner Business-Intelligence-Auswertung kann ich am Dashboard jeden Auftrag nachvollziehen – inklusive geleisteter Stunden der Monteure und den direkt zugeordneten Eingangsrechnungen, sodass ich alle Kosten im Blick behalte“, erläutert Benjamin Elsen. Auch die Einsatzplanung bietet Vorteile bei der digitalen Integration: Doppelte Buchungen sind ausgeschlossen, da alle Leistungen, Aufträge und Projekte im Mitarbeiterkalender dokumentiert werden.

Mitarbeiter-App und Urlaubsverwaltung

Aber nicht nur bei der Ressourcensteuerung profitieren die Mitarbeiter von den digitalen Prozessen. Über die pds-Mitarbeiter-App lassen sich beispielsweise Urlaubsanträge komfortabel über das Mobilgerät stellen und nachverfolgen. So bleibt der Bearbeitungsstand jederzeit klar ersichtlich – ohne zusätzliche Rückfragen. Zudem wird der Urlaubsantrag auch im Kalender angezeigt, damit die Kollegen jederzeit informiert sind.

Daneben bietet die Mitarbeiter-App hilfreiche Neuigkeiten-Funktionen für eine effektive betriebsinterne Kommunikation, wie etwa Termine für Betriebsfeste, Geburtstagsglückwünsche und Veranstaltungshinweise. Über eine DATEV-Schnittstelle werden alle Mitarbeiterstunden und relevante Daten außerdem direkt an den Steuerberater übermittelt – eine runde und effiziente Lösung, die der Verwaltung die Arbeit jeden Monat erleichtert. Dank automatischer Termin-Erinnerungen per SMS gibt es bei Elsco keine Terminausfälle mehr.
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Servicequalität durch digitale Kundeneinbindung

„Wir binden unsere Kunden nicht mit Verträgen, sondern mit Qualität – und dafür ist die Software ein hervorragendes Werkzeug“, betont Benjamin Elsen. Besonders erfolgreich ist dabei die automatische SMS-Erinnerungsfunktion: „Die Erfahrung hat uns gezeigt: Wenn Kunden 24 Stunden vorher per SMS erinnert werden, gibt es keine Ausfälle mehr. Alle Termine werden wahrgenommen, ohne dass wertvolle Arbeitszeit verloren geht.“

Im Servicegeschäft betreut das Elsco-Team heute einen Bestand von rund 1.400 Heizungsanlagen, wo regelmäßig Wartungen durchgeführt werden. Die pds-Software unterstützt dabei durch eine effektive Terminverwaltung, Dokumentation und Kundenkommunikation. So können Techniker im Notdienst mobil einfach einen Serviceauftrag anlegen. Serviceberichte, Notdiensteinsätze und sogar Bautagebücher können ebenfalls direkt vor Ort auf dem Tablet erfasst und anschließend digital vom Kunden unterschrieben werden. Der Rücklauf geht auf digitalem Weg an die Kollegen im Büro, die den Einsatz direkt berechnen können. Die Mitarbeiter erhalten Aufträge direkt auf das Mobilgerät, oder können etwa im Notdienst einen Serviceauftrag mobil anlegen.
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Positive Cloud-Erfahrungen

Die Nutzung der pds-Cloud hat für Elsco viele Vorteile mit sich gebracht. Neben der Flexibilität überzeugten Benjamin Elsen besonders die Stabilität und Zuverlässigkeit: „Unser Server wird entlastet und wir haben keine Probleme mehr mit Datensicherung oder Updates. Insgesamt sparen wir mit der Cloud sehr viel Geld, Zeit und Stress.“ Als nächsten Schritt plant das Unternehmen den weiteren Ausbau der Lagerverwaltung. Dafür wird ein pds-Consultant die Prozesse begleiten und das Team schulen. „Wir haben schon Lagerplätze eingerichtet und das Modul freigeschaltet. Mit der Unterstützung von pds wollen wir unsere Lagerwirtschaft noch einmal auf das nächste Level bringen. Dann sind wir 100 % rundum ausgestattet“, so Benjamin Elsen.