Digitale Transformation im SHK-Handwerk

Die pds-Software kommt bei dem Oberpfälzer Handwerksbetrieb seit Anfang 2022 mit nahezu allen Modulen zum Einsatz – ein Aspekt, der auch Daniel Lenk im Auswahlprozess maßgeblich überzeugt hat. „Wir haben uns für die Zusammenarbeit mit pds entschieden, weil deren Software und Apps unsere Prozesse vollumfänglich abdecken und das Unternehmen uns damit das beste Lösungsportfolio für unseren Betrieb bietet“, so Daniel Lenk. Dietmar Lenk, der das Unternehmen 1990 gegründet hat, ergänzt: „Die Lösung stellt uns ein breites Spektrum an Funktionen bereit, das von der Finanzbuchhaltung und Rechnungsprüfung über das Auftragsmanagement bis zur Verwaltung unserer Kunden- und Anlagendaten reicht. Wir pflegen praktisch die kompletten Anlagendaten unserer Kunden im System, mitsamt den digitalen Unterlagen, Schriftverkehr, Papierunterlagen und Fotos – es wird alles digital gespeichert. Für uns ist es sehr wichtig, dass diese nicht verloren gehen. Hier ist die Cloud für uns ein riesiger Vorteil, da all unsere Daten im Rechenzentrum jederzeit sicher und zugänglich sind – im Rechenzentrum bleiben unsere Daten vor Brand, Virenbefall oder Hardware-Ausfällen geschützt.“

Durch die Auslagerung der IT-Infrastruktur wird nicht nur die Sicherheit der Unternehmens- und Kundendaten erhöht, sondern auch die Kosten für interne Serverstrukturen reduziert. „Wir haben uns für den Betrieb der pds-Software in der Cloud entschieden, weil uns die Pflege sowie auch die Kosten für die Bereitstellung der Hardware-Ressourcen im eigenen Haus zu umfangreich und zu teuer sind. Und das Thema der Datensicherung ist damit gleich mit erledigt“, begründet Daniel Lenk die Entscheidung zugunsten der pds-Cloud.

Moderne Schnittstellen und E-Commerce-Integration

Ein entscheidender Mehrwert der Software liegt für das Familienunternehmen in den Schnittstellen für den E-Commerce-Bereich. Mit den UGL- und Open-Masterdata-Schnittstellen können Artikeldaten und Preise in der Software in Echtzeit gepflegt und weiterverarbeitet werden. Dadurch lassen sich die Angebotserstellung wesentlich effizienter gestalten und nachgelagerte Prozesse verkürzen. „Die modernen Schnittstellen, die pds bietet, ermöglichen es uns heute, Angebote mit nur zwei Klicks ganz einfach um Artikelbilder und aktuelle Preise zu ergänzen“, fügt Daniel Lenk hinzu.

Besonders für den mobilen Kundendienst hat sich die Einführung der Software und der mobilen Apps als große Unterstützung erwiesen. Die Servicetechniker übermitteln die Aufträge mit allen relevanten Auftragsdetails auf digitalem Wege auf die iPhones und Tablets der Monteure, die vor Ort über ihr Mobilgerät die Leistungen auf der Baustelle direkt erfassen können. „Unsere Monteure wissen so gleich, was sie machen müssen, um den Auftrag schnell und effizient abzuarbeiten. Über ihr Mobilgerät und die App hinterlegen sie ihre Dokumentation des Auftrags mit Text und Bildern und erfassen das verbrauchte Material sowie die geleisteten Arbeitsstunden“, führt Dietmar Lenk aus.

Auch die Abrechnung wird durch die digitale Verarbeitung nicht nur effizienter, sondern auch schneller: Wenn ein Auftrag abgeschlossen wird, befinden sich die Arbeitszeit und das Material mit den korrekten Preisen bereits im System. So wird der Auftrag mit nur wenigen Klicks in eine Rechnung umgewandelt. Die Rechnungsstellung kann sogar noch vor Ort beim Kunden erfolgen und als digitale Rechnung ausgegeben werden – mit allen relevanten Auftragsdetails wie etwa Fotos, der Dokumentation oder dem ausgefüllten Servicebericht.

Urlaubs-Workflow und digitale Verwaltung per App

Neben der Auftragsabwicklung setzt das Unternehmen auch in der Verwaltung auf digitale Prozesse. Die pds-Mitarbeiter-App ermöglicht es den Angestellten, Urlaubsanträge bequem von zu Hause aus zu stellen. „Unsere Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag direkt digital einreichen und wir können ihn unkompliziert bestätigen“, sagt Daniel Lenk. Dies erleichtert die Verwaltungsabläufe und unterstützt die interne Ressourcenplanung.

Durch die Einführung der Software hat die Firma Lenk nicht nur ihre internen Prozesse erfolgreich digitalisiert, sondern auch ein Werkzeug, das dem Betrieb hilft, moderne Technik optimal zu nutzen und ihn zukunftssicher aufzustellen. Zukünftig plant das Unternehmen weitere Schritte in Richtung Digitalisierung und papierloses Büro, darunter die Einführung des Lohnbelegservices von pds zur digitalen Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeitenden sowie den verstärkten Einsatz von Cloud-Lösungen für den gesamten E-Mail-Verkehr.