Digitalisierung der Wertschöpfungskette

Mit einem Angebotsworkflow erweitert der Rotenburger Spezialist für cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH jetzt seine Lösung um ein neues Workflow-Modul und zahlreiche neue Funktionen, um die Abläufe rund um die Angebotserstellung, Aufgabenzuweisung und Angebotsfreigabe sowie den Versand zu vereinfachen.

Mit einer neuen Workflow-Komponente hat das Softwareunternehmen pds GmbH sein Lösungsportfolio erweitert, um den Angebotsprozess für Handwerksbetriebe zu automatisieren.
Quelle: pds

„Der pds Angebotsworkflow ist eine Neuerung, die vielen Handwerksbetrieben in der wichtigen Angebotsphase eine Reihe von manuellen Arbeitsschritten abnimmt und damit auch die Angebotsphase verkürzt. Damit sind Handwerksbetriebe nicht nur in der Lage, Angebote schneller an den Kunden zu übersenden, sondern auch die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Angeboten nachhaltig zu verbessern“, so Stephanie Ladiges, Product Management bei der pds GmbH.

Individualisierbare Workflow-Aufgaben

So sei es Handwerksbetrieben ab sofort möglich, Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase zu definieren. Dies kann sowohl Aufgaben im Angebot, als auch außerhalb des Angebotes umfassen, wie z. B. eine „Photovoltaik-Genehmigung des örtlichen Netzbetreibers einholen“ oder den „Schornsteinfeger informieren“. Beim Start der Software sieht jeder Anwender eine Übersicht seiner jeweiligen Aufgaben, die für den weiteren Angebotsprozess noch zu erledigen sind, so dass keine Aufgaben vergessen werden und keine unnötigen Verzögerungen auftreten.

Darüber hinaus unterstützt diese Software den Anwender mit Aufgaben im Angebot, wie beispielsweise dem Eintragen der Kundenanschrift oder dem Abgabedatum, indem sie direkt in die zu befüllenden Felder springt. Die auszufüllenden Felder lassen sich dabei individuell vom Handwerksbetrieb selbst festlegen. Die Anwender der Software sollen die Aufgaben damit schnell und bequem erledigen können. 

Mehrstufige Freigabeprozesse

Auch bei der Freigabe von Angeboten unterstützt die Software den Workflow. Die Angebote können nicht nur von einer einzigen, sondern auch von mehreren Personen oder in mehrstufigen Prüfungen freigegeben werden. Diese sogenannten summenbasierten Freigabeprozesse geben Handwerksbetrieben zusätzliche Möglichkeiten an die Hand, um für ein Angebot die optimalen Ansprechpartner einzubinden und die Zuverlässigkeit der Kalkulation zu verbessern. Sind zudem bestimmte Ansprechpartner, z. B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit, während des Angebotsprozesses nicht verfügbar, kann in der Software eine Vertreterregelung für jeden Ansprechpartner hinterlegt werden. Jeder Vertreter erhält daraufhin die Aufgaben und Angebote zur weiteren Bearbeitung in seiner persönlichen Dashboard-Übersicht. Der Screenshot zeigt ein Arbeitsbeispiel während der Erstellung eines Angebots.
Quelle: pds

Einfache digitale Signaturen und schneller Versand

Um Angebote automatisch und ohne handschriftliches Gegenzeichnen unterschreiben zu lassen, wurde in die Software eine einfache digitale Signatur integriert. So können etwa der Kalkulator, der Freigeber und/oder der Bauleiter auf einfache Weise das Dokument für die Aussendung signieren. Wer das Angebot offiziell vor dem Versand an den Kunden unterschreibt, kann individuell in den Einstellungen festgelegt werden.

Ist der Freigabeprozess abgeschlossen und das Angebot gegengezeichnet, können Handwerksbetriebe das Angebot künftig mit nur einem Mausklick auf dem präferierten
Versandweg an den Kunden übermitteln. Soll das Angebot üblicherweise per E-Mail verschickt werden, öffnet sich beim Klick auf den Versand-Button automatisch das Mailfenster mit dem angehängten Angebotsdokument. Wünscht ein Kunde das Angebot auf dem Postweg zu erhalten, wird mit dem Klick auf den Versandbutton das Angebot versandbereit ausgedruckt. Für jeden Kunden werden automatisch die präferierten Versandeinstellungen geladen. Das reduziert die Fehlerquote und beschleunigt den Versandprozess, da der Blick in die Stammdaten des Kunden künftig obsolet wird.

Prozesse werden automatisiert

Naht das hinterlegte Abgabedatum, ohne dass das Angebot ausgegeben wurde, können sich Handwerksbetriebe automatisch erinnern lassen. Dabei können Handwerksbetriebe individuell festlegen, wie viele Tage die Software vorab eine Erinnerung an offene Angebots-Aufgaben ausgeben soll. Sollten sich offene Aufgaben in der persönlichen Übersicht häufen, erlaubt die automatische Erinnerung zeitkritischer Aufgaben eine bessere Priorisierung für die Abarbeitung offener Tasks.

Die Workflows der Software erweitern das bestehende Produktportfolio der cloud-fähigen Software und Apps, um dem Digitalisierungsprozess im Handwerk einen weiteren Feinschliff zu verleihen.