Mehr Zeit fürs Wesentliche

Seit 2009 setzt die Lipinski GmbH aus dem niedersächsischen Dorfmark die neue Software­generation der PDS ein. Zunächst reorganisierte das Unternehmen mit der Handwerkersoftware die Verwaltung und den mobilen Service für den Kundendienst. Seit Oktober 2011 ist zusätzlich die „PDS abacus Finanzbuchhaltung“ als kostengünstige Cloud-Lösung im Einsatz. Seitdem werden sämtliche Geschäftsprozesse einfach, durchgängig und zentral in nur einem System abgebildet.

Bereits 1996 stellte die Lipinski GmbH (www.lipinski-gmbh.de) die Schreibmaschine beiseite und setzte früh auf die Optimierung von Prozessen mittels einer Windows-basierten SHK-Software. Die über 13 Jahre eingesetzte Lösung, die vor allem für die Erstellung der Angebote, Rechnungen und Auftragsbestätigungen zum Einsatz kam, konnte jedoch den wachsenden Anforderungen des Heizungs- und Sanitärspezialisten im Laufe der Jahre immer weniger gerecht werden.

Nachdem die Geschäftsleitung auf die neue Handwerker-Software „PDS abacus“ aufmerksam wurde und sich im Rahmen einer Softwarepräsentation ein genaueres Bild über Lösungsanbieter, Bedienoberfläche, Funktionsumfang sowie Prozessabwicklung machen konnte, entschied man sich kurzerhand für die Ablösung des Altsystems: „Die Lösung hat uns die Defizite unserer bisherigen Lösung aufgezeigt. Diverse Abläufe, die wir bislang zeitaufwendig in manueller Art und Weise abgewickelt haben, lassen sich in ‚abacus‘ automatisieren und in nur einem System abbilden. Strukturen hinterlegen, eine effektive Verwaltung unserer Objekte, die Pflege zusätzlicher Kundendaten, all dies war mit unserem bisherigen System nicht oder nur umständlich möglich“, erinnert sich Geschäftsführerin Anja Lipinski. „Wir konnten viele bisherigen Funktionen in der Softwarelösung auf Anhieb wiederfinden. Dies hat die Umstellung maßgeblich erleichtert, da wir uns nicht erst aufwendig mit der Bedienung auseinandersetzen mussten.“

Anwender der ersten Stunde

Die neue Lösung kommt bei der Lipinski GmbH mit den Modulen „Branche“ und „mobiler Kundendienst“ nunmehr seit Ende 2009 zum Einsatz. Seitdem konnte der Betrieb, der als Anwender der ersten Stunde nach der erstmaligen Marktfreigabe 2009 die Lösung bereits prüfen konnte, die Arbeitsabläufe rund um die Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und die Buchhaltung spürbar straffen.

„Mit der für mittelständische Handwerksbetriebe und das SHK-Gewerbe entwickelten Software ‚PDS abacus‘ haben wir alle Informationen in einem System. Wo wir damals systemintern oder mithilfe von externen Insellösungen nach benötigten Kunden-, Artikel- oder Objektdaten ‚graben‘ mussten, haben wir heute alles direkt verfüg­bar und nur einen Knopfdruck entfernt“, so Anja Lipinski, die vor allem die partnerschaftliche Zusammenarbeit „auf Augenhöhe“ zu schätzen gelernt hat. „Wenn sich doch mal zu Abläufen Fragen ergeben, hat PDS immer ein offenes Ohr für uns – auch wenn mal aufgrund einiger Besonderheiten im Betrieb individuelle Anpassungen notwendig werden.“

Einführung der Finanzbuchhaltunglösung

Seit Oktober 2011 wird zusätzlich zum Handwerkerprogramm die neue Finanzbuchhaltung der PDS eingesetzt. Mit diesem Schritt vervollständigt die Lipinski GmbH ihre Organisation durch eine einheitliche EDV aus dem Hause PDS. „Zwar war die unterjährige Umstellung der Finanzbuchhaltung in einem Handwerksbetrieb mit gut 20 Mitarbeitern für uns zunächst eine Herausforderung, die wir − nicht zuletzt aufgrund des guten Supports – gut gemeistert haben“, so Anja Lipinski. Durch die Integration der verschiedenen Programmteile wird eine bessere Transparenz und leichteres, schnelleres Arbeiten gewährleistet. Mit der Einführung der Finanzbuchhaltung wurde ebenfalls der Weg in die Cloud beschritten. So entlastet Lipinski nicht nur die eigene Serverhardware, sondern profitiert auch von automatischen Datensicherungen.