Bestellvorgang optimieren

Fünf Tipps zur Bestellung, um den Chef zu entlasten

Der klassische Bestellvorgang für Material kostet in der Regel jeden Bauhandwerksbetrieb viel Zeit: Von der Bestellung über die Lieferung bis hin zum Einsortieren der Artikel, zur Prüfung der Rechnung durch die Meister, zum Zahlungsvorgang sowie zur Buchung in der Buchhaltung und die Buchung auf das Projekt. Diese Abläufe sind oft eingefahren und können heimliche Zeitfresser sein. Aber das kann man optimieren. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche und der Inhaber ist enorm entlastet.

Laut Lagerexpertin Doris Paulus dauert allein die Rechnungsprüfung in einem mittelgroßen Handwerksbetrieb durchschnittlich eine halbe Stunde. Zusammen mit den anderen Schritten kann sich die eingesetzte Zeit für eine einzige Bestellung rasch auf zwei Stunden summieren. „Das wären bei einem Stundensatz von 45 rund 90 € netto pro Bestellung. Natürlich geht es nicht ohne Bestellprozess, aber man kann ihn intelligent optimieren.“ Ziel ist, den gesamten Bestellprozess in der Verwaltung am besten von jemanden in der Ausbildung durchführen zulassen. So entsteht ein effizienter Beschaffungsprozess im Betrieb, auch ohne teure Lagerverwaltungssoftware. Dazu hat Doris Paulus fünf Tipps.

1. Vereinfachen

Muss wirklich jeden Tag bestellt werden? Wenn die Mindestmenge im Betrieb für eine Woche genügt, dann reicht es zweimal pro Woche Standardmaterial zu bestellen.

2. Delegieren

Projektleiter sind nicht für die Bestellung von Standard­material zuständig. Man sollte lieber für einzelne Abschnitte des Bestellvorgangs möglichst Mitarbeitende mit niedrigem Stundensatz einsetzen: Beispielsweise wird der Wareneingang von einem Werkstattmitarbeiter geprüft. Wiederkehrende Aufgaben, wie die Beschaffung von Standardmaterial, lassen sich am besten an die Verwaltung delegieren und automatisieren.

3. Bündeln

Auch macht es Sinn, mehrere kleine Bestellungen zu einer Sammelbestellung zusammenzufassen.

4. Eingrenzen

Mit der Konzentration auf ein Kernsortiment lässt sich die Anzahl der bestellten Teile reduzieren.

5. Informieren

Der interne Informationsfluss ist wichtig und wird anhand einer Standardartikelliste definiert. Bei den Warenkäufen orientiert man sich an den Umsatzlisten des Vorjahres.

Vorteile für den Betrieb

Doris Paulus optimiert mit ihrem Team seit zwanzig Jahren die Lager von Bauhandwerksbetrieben. Laut Paulus könne bei der kompletten Umstellung auf das Paulus-Lager eine Steigerung der Produktivität um 10 bis 15 % bei gleichen Personalkosten eintreten. Die Mitarbeiter seien durch die neuen Aufgaben und das entgegengebrachte Vertrauen der Inhaber wesentlich motivierter. Außerdem erhöhe sich die Reaktionszeit und Lieferfähigkeit gegenüber dem Kunden. Zudem führe ein gut sortiertes, ordentliches Lager zu einem Imagegewinn bei Kunden, Lieferanten und Banken. Nicht zuletzt seien Zeitgewinn und Entlastung für die Inhaber zu nennen, denn durch die neue Struktur würden viele zeit- und nervenraubende Tätigkeiten entfallen.

x

Thematisch passende Artikel:

Ausgabe 2019-04

Paulus-Lager bietet Shop

Die Paulus-Lager GmbH ist Spezialist für Lagerprozesse im gesamten Bauhandwerk. Passend zur Dienstleistung und Beratung gibt es nun auch einen Online-Shop (www.paulus-system.de) mit Zubehör für...

mehr
Ausgabe 2019-07

Elf Tipps zur Lagerorganisation

Der Titel des neuen Whitepapers von Paulus-Lager lautet „Kostensenkung durch schlanke Lagerprozesse“. Auf 15 Seiten liefert es anschauliche Praxistipps zur Lagerorganisation von Betrieben. Es kann...

mehr

KfW-Kredit für Bauhandwerksbetriebe

Mit Investitionen die Kreditfalle vermeiden

Hohe Belastung nach einem Jahr Bei einem KfW-Darlehen mit fünf Jahren Laufzeit, ist das erste Jahr tilgungsfrei, in den verbleibenden vier Jahren zahlt man den Kredit zurück. Das bedeutet konkret...

mehr
Ausgabe 2018-01

Optimierte Lagerhaltung

Mehr Ordnung, weniger Kosten

Die Ausgangssituation beschrieb Doris Paulus wie folgt: „Die gleiche Menge an Material stapelte sich auf der halben Lagerfläche, es herrschten chaotische Zustände.“ André Binroth, Inhaber von...

mehr
Ausgabe 2020-5-6

Bestellprozess optimieren, Prozesskosten senken

Prozesse im Bauhandwerk mit dem Paulus-Lager

Der Monteur will auf die Baustelle und überprüft, ob er alles an Material dabei hat. Dann geht er im Lager auf die Suche und stellt nach einer Weile fest, dass es nicht verfügbar ist. Die dafür...

mehr