Das Handwerk digitalisieren

Büro in der Hosentasche

Wie können digitale Anwendungen Handwerksbetrieben helfen, effizienter zu arbeiten? Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Anbieter vor, deren Software-Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern können – sei es bei der Auftragsabwicklung, Zeiterfassung oder Rechnungsstellung.

Im Alltag sind wir fast alle durchdigitalisiert. Die Bonus-Karte der Krankenkasse ist als App auf dem Telefon parat, bezahlen kann man mittlerweile mit der Smartwatch und die Serie oder der Film am Abend werden auf dem Smart-TV gestreamt. Doch wie ist das auf der Arbeit? Sind Handwerksbetriebe auch „durchdigitalisiert“? Im Bereich Online-Kommunikation ist die Antwort ein sehr eindeutiges „Ja“. Fast jeder Handwerksbetrieb hat eine eigene Website und drei von zehn Betrieben sind sogar auf Social Media aktiv. Das ist das Ergebnis einer Studie vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) und dem Digitalverband Bitkom von 2020.

Doch wie sieht es mit dem Rest des Betriebs aus? Wie viel von der alltäglichen Arbeit kann durch digitale Unterstützung verbessert werden? Wie kann sich der Handwerker das Leben leichter machen? Und vielleicht genauso wichtig – kann Digitalisierung neben Zeit auch Geld einsparen?

Zeit ist Geld – wortwörtlich

2019 hat der Europäische Gerichtshof die systematische Zeiterfassung beschlossen, sodass Betriebe nicht nur die Überstunden, sondern alles, was Mitarbeiter an Arbeitszeit leisten, dokumentieren müssen. Das Urteil wurde noch nicht in deutsches Recht überführt, orientieren tun sich Gerichte aber bei Rechtstreits bereits an dem EUGH-Urteil.

Die systematische Zeiterfassung lohnt sich aber nicht erst bei einem Rechtsstreit. Die Digitalisierung kann schon hier erhebliche Erleichterungen bringen.

Im Fall einer alle Bereiche umfassenden Software stehen die erfassten Daten für sämtliche Aufgaben – von der Lohnabrechnung bis hin zum Controlling – ohne weitere Erfassung zur Verfügung.

Produktivitätssteigerung durch Zeiterfassung

Gemäß dem Motto „Dinge, die kontrolliert werden, neigen zur Verbesserung“ kann eine umfassende Zeiterfassung Geld einbringen.

Ein SHK-Betrieb erwirtschaftet pro Monteurstunde rund 80 € an Ertrag (Verrechnungssatz und Materialaufschlag). Ein Monteur arbeitet pro Jahr an etwa 200 Tagen. Durch einen sorgfältigen Umgang kann oft pro Tag eine Viertelstunde an produktiver Arbeitszeit (Arbeitsstunden, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden können) gewonnen werden. Die Praxis zeigt, dass solche Produktivitätssteigerungen oftmals allein durch die ­lückenlose Erfassung aller Zeiten möglich sind. Auf das Jahr gesehen, können also 50 Stunden mehr abgerechnet werden. Multipliziert mit den 80 € ergibt das 4.000 € pro Monteur. Alle drei hier vorgestellten Software-Lösungen – „ToolTime“, „Labelwin“ und „craftButler“ – bieten eine mobile Zeiterfassung an. Obwohl dabei jeder zuerst an die Erfassung der Monteure denkt, ist das seit der Pandemie auch bei manchen im Home-Office tätigen Büromitarbeiter sinnvoll.

Dem Papierkrieg ein Ende setzen

Hier ein Laufzettel, dort eine Rechnung, auf dem Handy sind noch Fotos von der Baustelle… Die alltäglichen Arbeiten mit Stift und Papier zu erledigen kann schnell unübersichtlich werden.

Software-Lösungen können Arbeitsabläufe straffen und müssen Doppelarbeiten verhindern. So läuft es optimal: Der Kundenauftrag wird digital erfasst und weitergegeben. Auch erbrachte Leistungen können direkt nachgetragen oder Checklisten bearbeitet werden. Und die Arbeiten werden als Fotos dokumentiert. Im Anschluss unterschreibt der Kunde den digitalen Arbeitsbericht. Vom Auftrag bis hin zur Rechnung können einzelne Arbeitsschritte miteinander vernetzt werden, sodass man jeder Zeit Informationen einspeisen und abrufen kann.

„Es gibt Schöneres im Leben als Büroarbeit“ – nach diesem Motto will Markus Radach mit „craftButler“ dem Handwerk unter die Arme greifen. Um eine hohe Effizienz zu garantieren, greifen die verschiedenen Funktionen ineinander. So gibt es kaum Medienbrüche, denn alles passiert digital. Händisch ausgefüllte Zettel müssen nicht gescannt oder digital nachgetragen werden oder Fotos vom Handy auf den PC gezogen werden. „Die Zettelwirtschaft wird reduziert und das Arbeiten im Büro wird erleichtert“, so Radach. „Wir sprechen vom Büro in der Hosentasche und sind Home-Office-ready.“

„Viele unserer Kunden schätzen es, gemütlich abends auf der Couch nochmal schnell ein Angebot zu versenden oder einen Mitarbeiter einzuplanen, der den entsprechenden Termin sofort auf sein Handy bekommt“, beschreibt Marius Stäcker, CEO und Geschäftsführer von ToolTime, den Vorteil der Digitalisierung im Handwerksbetrieb. Die gleichnamige Software-Lösung vereine alle Abläufe, Dokumente und Vorgänge eines Projekts zentral, so Stäcker.

Arbeitsalltag erleichtern, auch für Kunden

Auch Label Software will mit „Labelwin“ und der App „Label Mobiel“ Handwerksunternehmen die Arbeit durch Digitalisierung erleichtern. „Durch unsere Spezialisierung auf die Branchen Sanitär, Heizung, Elektro, Kälte, Klima und Anlagenbau und über 30 Jahre Erfahrung können wir gezielt auf die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Anwender in ihrer Branche eingehen“, so Gerald Bax, Geschäftsführer von Label Software.

„Mit Labelwin und Label Mobile können Handwerksbetriebe ihren gesamten Betrieb organisieren – sei es in der Aufgaben- oder Projektverwaltung oder dem Kundendienst, im Büro und mobil. Zeitbuchungen, egal ob manuell oder mit der mobilen Stempeluhr erfasst, stehen immer in Verbindung mit einem Projekt oder Kundendiensteinsatz. Durch die tiefe Verzahnung verhindern wir Doppelerfassungen, können stets mitlaufende Kalkulationen zeigen und verschaffen den Unternehmen Überblick.“

Die neuesten Entwicklungen zur Arbeitserleichterung seien der Service-Sticker und der Foto-Anforderungslink. Damit sollen beispielsweise Anfahrten reduziert werden. Der Sticker enthält einen QR-Code, mit denen Kunden direkt zu einer Webseite weitergeleitet werden, die ihr Anliegen erfasst. Fehlen im Kundendienstauftrag Informationen, können „Label“-Anwender ihren Kunden einfach einen Link per Mail oder auch per SMS zukommen lassen, um benötigte Bilder oder Daten anzufordern. Bei Eingang der Fotos werden diese automatisch passend abgelegt und der Büromitarbeiter bekommt nur noch die Info, dass es etwas Neues gibt. Mit diesen beiden Neuerungen sollen sowohl Handwerksunternehmen als auch Endkunden Zeit und Arbeit sparen.

Kommunikation per Video

Nicht nur bei Bestandskunden soll die Kommunikation effizient ablaufen, auch bei Neukunden wird das mit Hilfe von digitalen Anwendungen erleichtert. Denn neben Meetings, die seit der Corona-Pandemie digital abgehalten werden, können auch Kundengespräche in die digitale Sphäre verlagert werden. Auch wenn direkter (Kunden-)Kontakt unerlässlich ist, sind Face-to-Face-Treffen vielleicht nicht immer möglich oder erwünscht. Ein Telefonat oder Emails können wiederum nicht ausreichend genug sein. Deswegen ist es gut, wenn eine Software-Lösung auch hier aushelfen kann. „craftButler“ beinhaltet beispielsweise eine eigene Plattform für Videokonferenzen.

Büro- oder Browser-basiert?

Bei der mobilen Zeiterfassung unterscheiden sich die Lösungen von Label Software, craftButler und ToolTime wenig, soweit es um die übersichtliche Handhabung geht. Der größte Unterschied zwischen ihnen liegt in der Einrichtung. Während „craftButler“ und „ToolTime“ Browser-basiert sind, ist „Labelwin“ eine bürobasierte, kaufmännische Software. D.h., sie wird als Anwendung auf dem Computer installiert.

Um auch auf der Baustelle auf die Funktionen von „Labelwin“ zugreifen zu können, gibt es die dazugehörige Smartphone-App „Label Mobile“. Sie bietet neben der Zeiterfassung eine umfangreiche Auftragsabwicklung, die Bearbeitung eigener Aufgaben, eine Fotodokumentation, Zugriff auf die Historie, alte Rechnungen, aktive Angebote und alles, was mobil interessant ist. Wichtig ist auch die umfangreiche Rechteverwaltung, denn natürlich darf nicht jeder alles sehen. „Der Datentransport erfolgt verschlüsselt und ohne Speicherung in der Cloud. Bei aktiver Internetverbindung sind die gewünschten Daten in Echtzeit verfügbar“, so Label Software.

Auch ToolTime bietet eine eigene App: „‚ToolTime‘ besteht aus einer Desktop-Software fürs Büro, und einer Smartphone-App für die Teams auf den Baustellen bzw. bei den Kunden vor Ort. Das sorgt dafür, dass ‚ToolTime‘ überall dort nutzbar ist, wo Handwerker ihre Arbeit machen“, erklärt Marius Stäcker den Aufbau seiner Software-Lösung. Den Vorteil sieht er darin, dass alle Daten an einem Ort platziert sind: in der Cloud. „Dadurch, dass alles in einer Cloud ist, sind Büro und Baustelle auch in Echtzeit vernetzt. Was dokumentiert wird, kommt sofort im Büro an. Keine Dokumente gehen verloren, und die gesamte Kommunikation im Betrieb läuft über ein zentrales Tool. Im Jahr 2022 führt kein Weg mehr an der Cloud vorbei – es ist sicher, ortsunabhängig, und bestens vernetzt“, sagt Stäcker.

Wie „ToolTime“ arbeitet auch „craftButler“ in der „Wolke“. Jeder Kunde erhält seine eigene Datenbank in der Cloud sowie eine individuelle Internetadresse. Weil die Anwendung über den Browser funktioniert, muss kein Programm am Computer und keine App am Smartphone installiert werden. „Die Anpassung unserer Software an das jeweilige Betriebssystem iOS oder Android ist nicht erforderlich“, erklärt Markus Radach. „So ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter sein Smartphone verwenden kann.“

Fazit

Man sieht: Digitalisierung bedeutet im Handwerk nicht nur, dass Betriebe auf Social Media präsent sind und eine eigene Website haben. Diese Kanäle sind zweifelsohne wichtig, um Kunden auf sich aufmerksam zu machen. Doch im Arbeitsalltag können vor allem Software-Lösungen dabei unterstützen, Abläufe zu vereinfachen. Dabei ist es egal, ob man auf der Baustelle mit dem Smartphone unterwegs ist oder am Computer im Büro oder im Home-Office sitzt. Die vorgestellten Software-Lösungen können sowohl unterwegs als auch im Betrieb genutzt werden, da die verschiedenen Anwendung miteinander so verzahnt sind, dass die Informationen überall aufrufbar sind. Mit geeigneten Software-Lösungen können Betriebe sich also viel Zeit und Aufwand sparen und unnötige Doppelarbeit vermeiden!

Leistungsübersicht:

– Automatischer Angebots- und Rechnungsversand

– Zeiterfassung

– Mitarbeiter- und Auftragsplanung

– Foto-Protokoll

– Navigationsfunktion mit Routenplanung

– Eigener Messenger

– Plattform für Videokonferenzen

– Bewertungstool

– Mahnwesen

– Vor- und Nachkalkulation

– BWL-Auswertungen

– CRM – Journal, Kontakthistorie

– Daten-Management-System, Datenarchiv

– Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware

„craftButler“ ist cloudbasiert und kann über jedes Endgerät – auch mobil – aufgerufen werden. Die Funktionen sind modular aufgebaut, sodass Kunden auf alle Module Zugriff haben. Sie können sich jedoch entscheiden, welche Funktionen benutzt werden und welche ausgeblendet werden können. Die Bezahlung erfolgt monatlich als Miete, diese richtet sich nach der Anzahl der Nutzer und nach den erstellten Angeboten und Rechnungen. Mehr Informationen finden Sie unter www.craftbutler.de.

Leistungsübersicht:

– Auftragsannahme, Kundendienst und Kunden-

Informationssystem (CRM)

– Aufgaben- und Projektverwaltung

– Prüfmodule und Controlling

– Kundendienst

– Nach/Kalkulation und Rechnungsstellung

– Dokumentation/Archivierung

– Integration Ihrer Dokumente

– Checklisten, Schnittstellen

– Label Service Sticker

– Foto-Anforderungslink

Mit der bürobasierten, kaufmännischen Software „Labelwin“ und der App „Label Mobile“ können Handwerksunternehmen und Anlagenbauer ihren gesamten Betrieb organisieren. Die Software setzt sich aus diversen Modulen und Erweiterungen zusammen, mit denen sich der Arbeitsalltag optimieren lässt. Labelwin und Label Mobile kommunizieren in Echtzeit miteinander, so dass Daten steht aktuell sind und überall zur Verfügung stehen – im Büro auf der Baustelle und unterwegs. Software und App werden einmalig angeschafft, alternativ können sie auch gemietet oder geleast werden. Weitere Informationen finden Sie unter www.label-software.de.

Leistungsübersicht:

– Angebote und Rechnungsstellung

– Terminplanung

– Zeiterfassung

– Mitarbeiterdisposition

– Termindokumentation

– digitale Arbeitsscheine

– eingebundene Materialkataloge durch DATANORM

– Anbindung zum Großhändler via IDS

– Datenexportfunktionen für den Steuerberater

– Übersicht der bezahlten und unbezahlten Rechnungen via Dashboard

– und vieles mehr

„ToolTime“ besteht aus einer Desktop-Software fürs Büro, und einer Smartphone-App für die Teams auf den Baustellen bzw. bei den Kunden vor Ort. Das sorgt dafür, dass die Software-Lösung überall dort nutzbar ist, wo Handwerker ihre Arbeit machen. Keine Arbeitszettel mehr, die verlorenen gehen, und auch keine Kommunikation mehr über Whatsapp und anderen Messengern: „ToolTime“ vereint alle Abläufe, Dokumente und Vorgänge eines Projekts zentral. Da die Software cloud-basiert ist, läuft diese auf allen Betriebssystemen und Devices. Weitere Informationen finden Sie unter www.tooltime.de.

Arbeitserleichterung mit Tücken

Die Digitalisierung kann enorme Arbeitserleichterung mit sich bringen. Wenn man aber nicht aufpasst, können Hacker Schwachstellen im System ausnutzen und nicht nur zu Betriebsunterbrechungen führen, sondern viel tiefgreifendere Schäden verursachen. Anfang 2021 wurde laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) der bislang größte gemessene Schaden durch Malware registriert. Mittlerweile geraten auch immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen in den Fokus von Cyberkriminellen. Wie sich – vor allem kleinere Betriebe – vor Cyberangriffen schützen, haben wir in der Ausgabe 1/2022 vom SHK Profi berichtet.

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