Gerüstet für die Digitalisierung

Argumente für eine kaufmännische Software

Die Digitalisierung bietet dem Geschäftsführer von Handwerksbetriebe aktuelle Zahlen zur Geschäftslage. Engpässe in der Liquidität oder Veränderungen in der Auftragsstruktur lassen sich so schnell festellen.

Moderne Handwerkersoftware ermöglicht, auch von unterwegs Informationen zu Auftrag, Anlage und Kunde abzurufen. Effekivere Arbeitsabläufe sind die Folge.

Digitalisierung: Über ein vernetztes System lassen sich auch Hintergrundinformationen zur technischen Anlage abrufen.

Die Situation im SHK-Handwerk ist gut. Die Auftragsbücher sind voll, konstatieren die Consultants der Unternehmensberatung Dr. Wieselhuber und Partner (W&P), die das gesamte Bauhandwerk unter die Lupe genommen haben. Und dennoch steht vor allem das Fachhandwerk zwischen den Stühlen. „Produkte, Handelsstrukturen, Auftraggeber und Endkunden sowie das gesamte Umfeld wandeln sich: Digitalisierung, sinkendes Qualifikationsniveau, Fachkräftemangel und steigendes Anspruchsniveau der Auftraggeber“, so die Fachleute von W&P. Doch wie soll das Fachhandwerk den neuen Rahmenbedingungen Herr werden?

Die Zeiten ändern sich halt. Waren früher eine einwandfreie Leistung, ein fairer Preis und ein entsprechendes Auftreten ausreichend, um für volle Auftragsbücher und gute Geschäfte zu sorgen, so muss es heute mehr sein. Der Wettbewerb wächst, nicht zuletzt durch Betriebe, die sich etwa Social Media zu Eigen machen und mit viel Engagement authentisches Marketing betreiben. Zudem kommt es gerade durch Internet, Facebook & Co. mit ihrer Transparenz dazu, dass sowohl zufriedene als auch unzufriedene Kunden mit ihrer Meinung mehr Gehör finden. Kurz und gut: Chef muss was tun.

Optimierung des Betriebs

Aber wo ansetzen mit der Optimierung des Betriebs? Bemüht sich doch das SHK-Handwerk – ebenso wie viele andere Gewerke – seit Jahren beispielsweise bereits sehr intensiv um qualifizierten Nachwuchs. Und auch die Servicequalität ist seit Jahren konstant, wie das Meinungsforschungsinstitut Forsa herausfand. Demnach erhielten die mehr als fünf Millionen Handwerker in Deutschland überwiegend gute Noten von den Verbrauchern. Dabei wurde die Qualität der Arbeitsleistung mit durchschnittlich 1,9 benotet. Die Freundlichkeit der Handwerker wurde sogar mit 1,8 besser bewertet.

Ansetzen lässt sich vielmehr in den betrieblichen Abläufen. Ganz klar: Modernste Digitaltechnik, wie sie der Handwerker auf der Baustelle einsetzt, sollte auch bei den vorangehenden und den nachgelagerten Prozessen eine Rolle spielen. Hier ist an erster Stelle eine ausreichende Ausstattung mit kaufmännischer Software zu nennen. Und zwar deshalb:

Fakt 1: Mehr Transparenz. Wie ist die Auftragslage? Und vor allem: Wie ist meine längerfristige Auftragsentwicklung? Wie hat sich der Umsatz gegenüber dem Vormonat entwickelt und wie im Vergleich zum selben Monat des vergangenen Jahres? Mache ich mehr Projektgeschäft als noch vor einem Jahr? Bei diesen Fragen sollte sich der Firmenchef nicht allein auf sein Bauchgefühl verlassen. Es ist immer hilfreich, auf eine solide Zahlenbasis zurückgreifen zu können. Auf diese Weise kann man „Alarmsignale“ frühzeitig erkennen und gegensteuern.

Fakt 2: Bessere Liquidität. Immerhin 83 % der Firmen und Privatkunden hierzulande begleichen ihre Ausstände innerhalb der gesetzten Fristen, heißt es in der Studie von Deutschlands größtem Inkassoanbieter EOS. Das heißt aber auch, dass 17 % verspätet oder gar nicht zahlen. Ein Umstand, der gerade für kleinere Betriebe gefährlich sein kann. Deshalb sollten auch hier Unternehmer auf den Softwareeinsatz setzen. Hiermit sinkt der Aufwand bereits beim Erstellen der Rechnungen, sie gehen pünktlich raus. Zudem hat der Firmenchef seine Finanzen deutlich besser im Blick und kann auch hier – im Falle des Falles – zügig gegensteuern.

Fakt 3: Fundament für die Digitalisierung. Auch in den kommenden Jahren wird das Handwerk weiter seine Geschäftsfelder anbieten und bei seinen Kunden umsetzen, aber gerade in der Betriebsorganisation ist die Digitalisierung im Handwerk bereits selbstverständlich. So ergab eine Umfrage der Handwerkskammer Münster: Für Service und betriebliche Abläufe, beispielsweise Zeiterfassung und Verwaltung, nutzen 59 % der befragten Betriebe mobile Informations- und Kommunikationsmittel. Und das ist auch gut so: Den abgeschlossenen Serviceauftrag gleich digital ins Büro weitergeben oder die Zeiterfassung der Mitarbeiterstunden gleich vor Ort mobil aufnehmen und ins System fließen lassen – all das steigert den Service und macht die betrieblichen Abläufe schlanker. Diese Digitalisierung steht und fällt jedoch mit der kaufmännischen Software. Sie ist das Herzstück, die all diese Informationen bündelt und weiterverarbeitet. Ein durch Vodafone beauftragte Studie kam zu dem Ergebnis: „Unternehmen, die ihren Digitalisierungsgrad als gut oder sehr gut einschätzen, verzeichnen deutlich häufiger ein Umsatzwachstum. Insbesondere kleine Unternehmen profitieren von neuen Technologien.“

Fakt 4: Vernetzung. Der Lieferant, der seine Warenwirtschaft beispielsweise online bereitstellt und in der man in Echtzeit den Warenbestand prüfen und anschließend nahtlos bestellen kann. Auch hier steht die kaufmännische Lösung mit im Vordergrund. Mit ihren Schnittstellen sorgt sie dafür, dass sich eben diese Dienste darin integrieren lassen. Die „Manufactum“-Studie aus dem Jahr 2015 beschreibt, dass die zunehmende Vernetzung und Kooperation im Handwerk eine Rolle spielt. Circa zwei Drittel der befragten Unternehmen schreiben dieser Entwicklung einen spürbaren Beitrag am Unternehmenserfolg bei. Denn gerade im fach- und unternehmensübergreifenden Arbeiten sind schlanke Prozesse von Relevanz.

Fakt 5: Tempo & Präzision. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen sind Word & Excel im Einsatz – und das ist auch völlig in Ordnung, so lange es sich um Tabellenkalkulation und Textverarbeitung handelt. Indes gibt es mittlerweile derart viele weitere Anforderungen an die Abläufe auch eines Betriebes, bei denen diese Produkte einfach fehl am Platz sind. Beispielsweise Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung einem Kunden zuzuordnen und automatisiert diese bearbeiten zu können. Auch beherrscht der Chef damit Abläufe wie korrekte Nachkalkulation, Verwaltung offener Posten, Projekt- und Stammdatenverwaltung nur mit viel „Handarbeit“. Zudem birgt dieses Vorgehen Gefahren. Hier schleichen sich schnell Fehler ein, kommt es zu Unregelmäßigkeiten, kostet das händische Arbeiten einfach zu viel Zeit. Und das wiegt umso schwerer, da es immer mehr gesetzliche Vorgaben gibt wie etwa die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), denen auch das Sanitär Heizung Klima Handwerk genügen muss. Das heißt, Korrektheit und Präzision durch qualifizierte Software sind inzwischen unabdingbar.

Fakt 6: Alles aus einer Hand. Der Wunsch der Kunden nach einer Lösung, getreu nach dem Motto „Alles aus einer Hand“ verstärkt den Trend zur Vernetzung und Kooperation. Verschiedene Gewerke arbeiten zusammen an einem Projekt. Wie bei Zahnrädern müssen die Arbeiten ineinandergreifen, um das Projekt im Sinne des Kunden zufriedenstellend abzuwickeln.

Fazit

Eine kaufmännische Software ist auch für das SHK-Handwerk –Digitalisierung hin oder her – unverzichtbar. Bei der Auswahl muss der Firmenchef dann noch darauf achten, dass die notwendigen Funktionen vorhanden sind und die Lösung die Erwartungen des Anwenders erfüllt. Darüber hinaus muss sie mit dem Unternehmen mitwachsen können, das heißt: Hat der Betrieb heute 5 bis 10 Mitarbeiter aber in drei, vier Jahren vielleicht schon 10 bis 20, so darf die Software hier nicht in die Knie gehen. Ebenso muss gewährleistet sein – wenn denn das Unternehmen weiterwächst – dass eine größere Software-Generation von eben demselben Hersteller zur Verfügung steht. Letztlich ist entscheidend, dass eine adäquate Technologiekompetenz seitens des Herstellers vorhanden ist, so dass beispielsweise ein Wechsel des Anwenders in die Cloud kein Hexenwerk ist. Derart ausgestattet, ist der Unternehmer für die Zukunft gut aufgestellt.