Mit der Software alles im Blick

Arbeitsabläufe digital verbinden

Digitalisierung heißt vor allem, die Arbeitsabläufe ohne Brüche zu verbinden. Insbesondere die Informationsbeschaffung kann damit automatisiert werden, wie sich am Beispiel der Arbeitszeiterfassung und Rechnungsstellung gut zeigen lässt.

SHK-Betriebe streben danach, mittels Digitalisierung ihre Aufgaben noch besser und effizienter zu erfüllen. Doch noch immer herrscht Unsicherheit bei der Herangehensweise und der Lösungswahl. Es ist daher sinnvoll, vorher seine Prioritäten zu setzen. Für Marcel Winkel, der das strategische Management im Berliner SHK-Betrieb HGZ verantwortet, waren das Ganzheitlichkeit und Einfachheit: „Unser Traum war es seit jeher, einen komplett digitalen Prozess zu haben. Alle relevanten Informationen sollten allen relevanten Personen jederzeit und in Echtzeit zur Verfügung stehen.“

Und das bedeutet nicht weniger als Einsatzplanung, Servicetechniker, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf und Lager reibungslos miteinander zu verbinden. Die Schnittstellen lassen sich exemplarisch am Rechnungswesen verdeutlichen. Dort laufen zum Auftragsende Informationen wie Materialverbrauch, Arbeitszeit und Fahrzeit zusammen, um korrekt und vollständig abrechnen zu können. Das klingt im ersten Moment simpel. In der Praxis werden diese Informationen aber häufig per Pauschale abgerechnet oder über den Daumen gepeilt. Beide Varianten können zu haarsträubenden Diskussionen mit den Kunden oder zu Verlusten führen. Und wie häufig fehlen für einen Auftrag Materialien im Lager, weil die vergangenen Entnahmen geschätzt wurden?

Software-Unterstützung

Die HGZ hat diese Herausforderung seit Anfang 2020 im Griff. Von der ersten Terminierung über das Versenden von Kundeninformationen, die Ausführung des Auftrags bis hin zur Dokumentation und Rechnungsstellung läuft alles über die Branchensoftware mfr (www.mfr-deutschland.de). Die Informationen für die Rechnungslegung fallen dabei ganz nebenbei an. Der Servicetechniker arbeitet dazu mit der App von mfr, im Büro wird die Desktop-Version verwendet. Dort sind alle Aufträge mit Checkliste und Dokumentation hinterlegt. Während der Servicetechniker die Checkliste abarbeitet, läuft im Hintergrund die Arbeitszeiterfassung. Fahrzeiten und -kilometer werden ebenfalls automatisch ermittelt. Dafür sorgt ein kleiner GPS-Tracker im Dienstfahrzeug, der mit der Branchensoftware im Austausch steht. Auch der Materialienverbrauch wird über die App erfasst. Entnimmt der Servicetechniker etwas aus dem Lager, scannt er es mit der App und bucht es vom Lager auf sein Fahrzeug. Dieses wird im Auftrag als mobiles Lager geführt. Nicht nur liegen dem Rechnungswesen dadurch die Materialdaten pünktlich und verbrauchsgenau vor. Es gibt auch keine Unklarheiten, um welches Material es sich handelt.

Für Marcel Winkler hat sich damit der Traum erfüllt: „Die Techniker schreiben [ohne Mehraufwand] quasi bereits beim Kunden 90 % der Rechnung. Im Backoffice wird dann nur nochmal alles abgeglichen und aus mfr heraus die Rechnung an den Kunden verschickt.“

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