Fuhrparkmanagement ist nicht nur eine Frage der Planbarkeit. Vor allen Dingen ist es eine Frage der Kostenkontrolle. Beides ergänzt sich. Die Projektleiter benötigen Informationen, wo ein Fahrzeug (und sein Servicetechniker) jeweils sind, um zum Beispiel Terminänderungen oder kurzfristige Aufträge wie Notrufe besser in der Einsatzplanung berücksichtigen zu können. Schließlich steht die Kundenzufriedenheit an erster Stelle. Das Controlling dagegen braucht Klarheit, für was der ganze Kraftstoff eigentlich verfahren wird. Auch wenn ungern darüber gesprochen wird: Es ist nicht selten, dass Firmenfahrzeuge für kleine private Umwege genutzt werden. Der Grund ist privat, die Kosten verbleiben beim Betrieb. Hinzu kommt, dass Klarheit darüber herrschen muss, welchem Auftrag die entstandenen Materialkosten zugeordnet werden sollen.

Standorte und Routen in Echtzeit

Eigentlich ist das Tracking von Fahrzeugen ein alter Hut. Richtig sinnvoll wird es jedoch erst, wenn die Trackingdaten in Echtzeit in die Einsatzplanung integriert werden. Denn niemand möchte umständlich die Streckendaten auswerten. Schließlich geht es nicht nur um das Controlling, sondern auch um die Prozessoptimierung und Flexibilität – wenn zum Beispiel Notruf-Aufträge kurzfristig eingeplant werden müssen.

Mobile Field Report (mfr) nutzt hierfür einen kleinen GPS-Tracker im Fahrzeug. Dieser sendet seine Positionsdaten kontinuierlich an die mobile Instandhaltungssoftware, wo sie auf der Übersichtskarte integriert werden. Die Übertragung erfolgt über die Standardschnittstelle OBDII, um deutschen Datenschutzanforderungen zu genügen. Die Projektplanung in der Zentrale ist mit diesem unauffälligen GPS-Tracker immer im Bilde, wo sich welches Fahrzeug der Flotte gerade aufhält. Kurzfristige Aufträge können so dem Servicetechniker zugeordnet werden, der in nächster Nähe zum Auftragsort ist. Und nicht zuletzt kann jederzeit nachvollzogen werden, ob das Fahrzeug wirklich dienstlich verwendet wird.

Neben der Planbarkeit und Routenverfolgung ergibt sich für die Projektleitung ein weiterer Vorteil. Disponent Andrej Falk von der Dirks GmbH aus Geseke erklärt: „Der GPS-Tracker erlaubt auch eine Rückverfolgbarkeit darüber, wann der Servicetechniker beim Kunden eingetroffen und wieder abgefahren ist. Damit kann auch die beim Kunden aufgewendete Arbeitszeit besser nachvollzogen werden.“

Fahrzeugbestände als mobile Lager führen

Ein effektives Fuhrparkmanagement kann jedoch noch mehr. Wer kennt es nicht, dass (zu viel) Material aus dem Lager entnommen wird, aber letztlich auf keiner Kundenrechnung auftaucht? Oder am Ende des Tages nicht mehr klar zugeordnet werden kann, bei welchem Auftrag an diesem Tag genau welche Verbrauchsmaterialien eingesetzt wurden? Plötzlich entsteht ein Fehlbestand zwischen Entnahme und abrechenbaren Leistungen. Dabei wäre die Nachvollziehbarkeit möglich, wenn Materialentnahmen als Fahrzeugbestände geführt werden, die den verantwortlichen Servicetechnikern und ihren Aufträgen zugeordnet sind. Möglich wird das mit einem mobilen Warenlager. Jedes Fahrzeug der Flotte wird dabei genau einem Servicetechniker zugewiesen, der für dieses Fahrzeug verantwortlich ist. Jegliche Arbeitsmaterialien werden vom Innendienst oder Servicetechniker selbst eindeutig zuordenbar für einen Auftrag bestellt, dem wiederum ein Servicefahrzeug zugewiesen ist. Damit obliegt auch die Verantwortung für das aus dem Hauptlager entnommene Material vollständig beim Servicetechniker. Dieser verbucht verbrauchte Materialien in seinem Auftrag, womit diese sauber und nachvollziehbar beim Kunden abgerechnet werden können. Überschüssiges Material bringt der Techniker wieder ins Hauptlager und lässt es dort von seinem Fahrzeugbestand zurückbuchen.

All das läuft komplett papierfrei über das Tablet des Technikers, auf dem er innerhalb von Mobile Field Report alle Aufträge verwaltet und dokumentiert. „Durch die mobile Auftragsverwaltung sparen wir nicht nur eine Menge Papierarbeit. Es fällt auch die umständliche nachgelagerte Übergabe der Dokumentation und Abrechnungsinhalte weg“, erläutert Andrej Falk die alltägliche Arbeit. „Unsere Servicetechniker dokumentieren und bestätigen alles digital und synchronisieren die Daten mit unserer Cloud. Ich kann dann in Echtzeit auf alles zugreifen, Nachfolgeaufträge vorbereiten, Lagerbestände auffüllen, Neubestellungen anlegen und die Abrechnung machen. Quasi noch bevor der Techniker vom Hof des Kunden fährt.“

Der Schnellimbiss für Techniker

Ergänzt wird dieser schlanke Prozess durch eine Bestellfunktion und automatisierte Buchung gängiger Verbrauchsmaterialien. Werden für einen Auftrag zusätzliche Materialien benötigt, legt der Techniker oder die Projektleitung eine Bestellung für den jeweiligen Auftrag an. Der Techniker wird umgehend benachrichtigt, wenn das Material im Hauptlager zur Abholung bereitliegt. Noch einfacher funktioniert es bei gängigen Verbrauchsmaterialien wie Schrauben, Lüsterklemmen oder Schmiermittel. Hier kann für jedes Fahrzeug ein Mindestsoll bestimmt werden. Aus den gebuchten Verbräuchen je Auftrag errechnet das System automatisch, wann ein mobiles Lager (also das Fahrzeug) wieder mit diesen Verbrauchsmaterialien aufgefüllt werden muss und informiert den Techniker. „Das funktioniert wie eine Art Amazon-to-Go für Servicetechniker. Sie wissen jederzeit, was in ihrem Fahrzeug vorrätig ist, ob ihre bestellten Materialien da sind und wann sie diese abholen können“, bestätigt Andrej Falk. Damit kommt es auch nicht mehr vor, dass ein Techniker zum Kunden fährt und dort nicht die Arbeiten abschließen kann, weil unversehens häufig benötigte Verbrauchsmaterialien ausgegangen sind. „Ich als Disponent wiederum kann lückenlos nachvollziehen, wo was von wem verbraucht wurde. Alles in allem ist das für mich ein optimales Controlling für jeden Kundenauftrag.“

Autor: Jan Höppner
Geschäftsführer Mobile Field Report (www.mfr-deutschland.de)
Simplias GmbH