SHK-Fachkraft in 30 Tagen einstellen – geht das?

Interview mit Catina Dobbeck, Heizung sanitär Dobbeck

Der Berliner Innungsbetrieb Fritz Dobbeck Heizungs- und sanitäre Anlagen, gegründet 1925, wird in der dritten Generation als traditionsreicher, aber auch moderner Familienbetrieb von Dipl.-Ing. (Versorgungstechnik) Glenn Dobbeck geführt. Elf Mitarbeiter beschäftigt die Firma im Durchschnitt, zwei Drittel von ihnen sind schon langjährig im Unternehmen tätig. Vor etwas über einem Jahr ergab sich jedoch eine Situation, wie sie viele Unternehmen kennen: Es fehlte an Monteuren. Dank Candidate Flow konnte der Betrieb schließlich einen neuen Mitarbeiter finden. Mehr über den Weg zum passenden Mitarbeiter lesen Sie im Interview mit Catina Dobbeck.

SHK Profi: Frau Dobbeck, die Gretchenfrage: Wie sah die Personalsituation in Ihrem Betrieb aus, bevor Sie auf Candidate Flow aufmerksam wurden? Welche Position(en) war(en) zu besetzen?

Catina Dobbeck: Gesucht hatten wir zwei bis drei Monteure/Monteurinnen. Wir haben aber auch gesagt, wenn wir einen/eine bekommen, wäre das schon klasse. Vielleicht zum Hintergrund: Meine Eltern, die den Betrieb führen, sind sehr darauf bedacht, mir einen gesunden Mitarbeiterstamm zu übergeben. Bei uns ist es so, dass die Monteure hier schon über Jahre arbeiten, manche seit 20 bis 30 Jahren. Darüber freuen wir uns, aber dadurch steuern sie auch auf die Rente zu. Gerade, was das Anpacken angeht, Badsanierungen oder Kessel zu demontieren und neue Anlagen zu montieren, wird das schwierig. Klar, wir haben Azubis, die mit anpacken. Aber wir haben gemerkt, dass wir eigentlich wieder eine bessere Durchmischung beim Alter bräuchten.

Nun bin ich im März letzten Jahres im Betrieb dazu gekommen. Zu diesem Zeitpunkt fiel einer unserer Mitarbeiter aus, der auch jetzt noch krankgeschrieben ist. Ein anderer erkrankte an Corona und ist durch Reha-Maßnahmen leider auf längere Zeit verhindert. Das machte die Situation natürlich noch einmal schwieriger.

SHK Profi: Wie lief die Mitarbeitersuche traditionell bei Ihnen ab und wie genau erfuhren Sie von Candidate Flow?

Catina Dobbeck: Wir hatten bisher Anzeigen über Indeed, Stepstone und auch unsere Facebook-Seite geschaltet. Eines Abends scrollte meine Mutter durchs Internet und sah einen Videobericht über die Jungs von Candidate Flow. Und die haben uns später näher gebracht: Kaum ein Monteur geht auf solche Portale und sucht dort bewusst nach einer Stelle. Es klebt an jedem Monteur-Dienstwagen „Wir suchen Kollegen“ – die haben es gar nicht nötig, eine Suchmaschine zu nutzen und zu schauen, wo eine Stelle ausgeschrieben ist. Was wir zudem bei der Zusammenarbeit mit Candidate Flow herausbekommen haben: Monteure sind hinsichtlich der aktiven Jobsuche eher zurückhaltend. Darüber hinaus haben wir realisiert, über die Ausschreibung, die bisher läuft, bekommen wir nicht die gewünschte Aufmerksamkeit. Wir haben sogar einen Facebook-Account, aber der muss stetig gepflegt werden. Und was können wir als attraktiver Arbeitgeber posten? Unsere modernisierten Bäder oder neuen Heizungsanlagen, aber dazu müssen wir uns natürlich das Okay der Kunden holen.

SHK Profi: Solche Posts sprechen letztlich aber eher neue Kunden an.

Catina Dobbeck: Genau, nur was wir im Moment dringender brauchen, sind neue Mitarbeiter. Teilweise müssen wir Neukunden abweisen, weil wir für die aktuelle Auftragslage nicht genügend Fachkräfte haben. Wir haben sogar unseren Monteuren gesagt, wenn ihr jemanden kennt, der bei uns im Betrieb arbeiten möchte, dann bekommt ihr eine Provision dafür. Nur hat das alles nichts gebracht. Und dann fand meine Mutter auf Facebook dieses Video von Dimitrij Krasontovitsch von Candidate Flow. Sie meinte: „Schau dir das einmal an, irgendetwas müssen wir unternehmen. Lass uns einfach ein Telefoninterview mit denen führen.“ Wir setzten dann mehr oder weniger alles auf eine Karte und probierten es schlichtweg. Bis dahin wussten wir auch nicht, wie viel Geld genau man für einen solchen Service in die Hand nehmen muss.

SHK Profi: Wie ging es dann weiter, was waren Tipps und erste Schritte?

Catina Dobbeck: Dimitrij erklärte uns erst einmal das Konzept, was für uns totales Neuland war. Er brachte uns ebenfalls näher, was im Prozess „Mitarbeiterfindung“ unsere Aufgabe ist, wofür wir verantwortlich sind, damit das Projekt – innerhalb von 30 Tagen neue Mitarbeiter finden – auch funktio­niert. Candidate Flow beschrieb uns, wie sie mit einer individuell entwickelten Online-Darstellung arbeiten und dass sie ganz genau herausarbeiten, wofür die Firma steht. Bei dieser Frage haben sie ganz schön nachgebohrt, um herauszufinden, wie wir uns in unseren Werten und mit unserer Firmen­philosophie von anderen Unternehmen unterscheiden. Das erste Kennlern-Gespräch ging schon etwa 1-1,5 Stunden.

SHK Profi: Was fiel Ihnen in den folgenden Gesprächen mit Candidate Flow besonders auf?

Catina Dobbeck: Vor allem eins: Dass man sich ganz schön stark mit dem Unternehmen auseinandersetzt – mit unseren Werten, was den Mitarbeitern wichtig ist, was Kunden schätzen, was ein Mitarbeiter mitbringen muss. Dimitrij beschrieb dann wiederum, was Monteure vom Arbeitgeber erwarten: Wie es eben nicht nur um das Finanzielle geht, wie extrem wichtig Wertschätzung ist. Wir arbeiteten gemeinsam heraus, dass es auch für uns, gerade als Familienunternehmen, um eben jene Werte geht: Wertschätzung, Verlässlichkeit, ehrlichen Austausch und einen Teamgedanken. Ich kenne den Betrieb seit meiner Kindheit, aber die intensive Auseinandersetzung mit den Werten der Firma findet im Tagesgeschäft nicht ausreichend statt.

SHK Profi: Wie ging es dann weiter?

Catina Dobbeck: Auf Basis dessen hat dann Candidate Flow das Konzept erstellt. Sie baten uns, Fotos zu machen, die uns und unsere Mitarbeiter sowie unseren Fuhrpark zeigen. Daraufhin haben wir einige Bilder rübergeschickt, mussten aber leider noch einmal ran. Anfangs glaubt man kaum, dass die Bilder mit der wichtigste Punkt bei einer Anzeige sind, aber letztlich sind es Feinheiten und Nuancen, die den Ausschlag geben bei Fotos. Es kamen immer noch einmal Tipps, wie es besser geht. Candidate Flow hat uns dabei das Gefühl gegeben: „Wir wollen unbedingt, dass ihr neue Mitarbeiter einstellt. Erst dann haben wir gemeinsam unser Ziel erreicht“.

SHK Profi: Schließlich lief dann eine Stellenanzeige über Kanäle, die von Fachkräften aufgesucht werden?

Catina Dobbeck: Wir haben dann die Bilder noch einmal überarbeitet, die Tipps beherzigt. Letztlich war die Anzeige dann fertig und wir sahen, wie es für den Monteur aussieht, wenn er sich durchklickt. Man muss versuchen, es den Monteuren so einfach wie möglich zu machen: Wenn sie zum Beispiel morgens in der Bahn auf dem Weg zur Arbeit sind, sollte ihnen die Anzeige auf ihrem Smartphone gleich ins Auge fallen und das Interesse wecken. Es muss einfach gehalten werden: Ein gutes Bild und eine passende Überschrift reichen. Schließlich ging sie dann von Donnerstag auf Freitag online. Am nächsten Morgen hatten wir schon sechs Bewerbungen vorliegen.

SHK Profi: Wie genau haben sich die Monteure beworben, mit digitaler Mappe?

Catina Dobbeck: Nein, wie schon erwähnt, das Motto ist „einfach halten“. Interessierte bekamen eine Art Fragenkatalog, den sie ausfüllen mussten, wenn sie auf die Anzeige geklickt haben. Abgefragt wurden Punkte wie: Wie viele Jahre Arbeitserfahrung, haben Sie Erfahrung bei Heizung, bei Gasanlagen, bei Sanitäranlagen… einfach nur „ja/nein“ anklicken. Sobald jemand diesen Bogen öffnete und ausfüllte (und dabei unsere Anforderungen erfüllte), bekamen wir automatisch eine Mail mit Name und Telefonnummer des Bewerbers, die er freiwillig angegeben hatte. Die Ansage von Candidate Flow war: Ihr müsst euch innerhalb von zwölf Stunden nach dieser Bewerbung bei dem Kandidaten melden, das ist Pflicht. Sonst gerät man beim Monteur wieder in Vergessenheit. Für den Anruf haben wir einen extra Leitfaden bekommen. Da waren auch ein paar psychologische Fragen dabei. Schwerpunkt war, dass hauptsächlich der Bewerber am Telefon spricht. Dass wir darauf eingehen, was gefällt Ihnen in Ihrem derzeitigen Job, womit sind Sie unzufrieden. Was wünschen Sie sich, was anders laufen sollte. Diese Fragen haben den Monteuren dann tatsächlich die Möglichkeit gegeben, offen darüber zu sprechen, was sie bewegt.

SHK Profi: Was waren typische Gründe, warum sich Monteure vom Arbeitgeber weg bewerben?

Catina Dobbeck: Es war schon erschreckend, was man da so hörte. Dass Monteure 12 Jahre in einem Betrieb arbeiten, in dem sie unzufrieden sind. Aber diese Unzufriedenheit war verbunden mit einer gewissen Bequemlichkeit, die verhinderte, sich früher zu bewegen und aktiv zu werden. Es war interessant zu hören, was den Monteuren wichtig ist oder was im Gegenzug Frustration auslöst. Ganz viele haben gesagt, ihnen fehle die Wertschätzung und es gäbe keinen Teamgedanken. Der persönliche Austausch mit dem Chef fehle oftmals, da ein gewisser Hierarchiegedanke existiere.

SHK Profi: Wie lief es weiter?

Catina Dobbeck: Wir waren gut mit dem „Abtelefonieren“ und Termine vereinbaren beschäftigt. Da wir hier noch zu dritt das Telefon bedienen können, haben wir es zeitlich gut geschafft. Bei Einzelkämpfern ist das jedoch nicht so einfach. Die Aufgabe stattdessen einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter aus dem Büro zu übergeben ist schwierig, denn diese bringt vielleicht nicht die Werte rüber, die wir persönlich als Familie vermitteln und suchen. Die Anzeige stand dann für drei Wochen online. Insgesamt lagen etwa 25 Bewerbungen vor. Mit einigen haben wir nach dem Telefongespräch einen persönlichen Termin vereinbart. Ein paar erschienen nicht. Denn am Ende gehört immer noch etwas Mut dazu, sich aus einem Unternehmen weg zu bewerben. Gespräche führten wir insgesamt fünf. Tatsächlich ins Unternehmen gepasst hat aber nur ein Monteur. Die Ansage von Candidate Flow war: Verschwendet nicht eure Zeit mit Fachkräften, bei denen ihr direkt merkt, dass diese nicht in euer Team passen, sondern ladet nur diejenigen ein, bei denen ihr ein gutes Gefühl habt und die zu Eurem Unternehmen passen könnten.

SHK Profi: Wie lief die Zusammenarbeit mit Candidate Flow in dieser Phase ab?

Catina Dobbeck: Zum Ende jeder Woche war immer ein Gespräch mit Candidate Flow angesetzt: Wie die Woche lief und wen wir alles kontaktiert haben. Sie waren sehr darauf bedacht, am Ball zu bleiben und uns stetig Tipps und Verbesserungsvorschläge für die Mitarbeitergewinnung mit an die Hand zu geben. Das wöchentliche Telefonmeeting hat einen gewissen positiven Druck erzeugt, man musste etwas berichten können. Dieses Vorgehen war wirklich von Vorteil, da es am Ende so aussieht: Monteure sind unser Werkzeug, ohne die funktioniert unser Betrieb nicht. Die Einstellung ist dementsprechend wichtig. Eben weil zu diesem Zeitpunkt zwei Monteure ausgefallen waren, machte sich langsam etwas Unmut in der Belegschaft breit – Sie sehen, die Einstellung war schon recht dringend.

SHK Profi: Welche Punkte waren Ihnen noch wichtig bei der Auswahl des passenden Bewerbers?

Catina Dobbeck: Zum einen, dass der Monteur auch weiß, wir sind hier im Privatkundenbereich unterwegs. Die schauen dem Mitarbeiter über die Schulter und fragen auch einmal nach. Wir haben einen Kundenstamm in Zehlendorf und Wannsee, wir bauen hochwertige Bäder und Heizungsanlagen. Die Monteure müssen ein gewisses Fingerspitzengefühl für diese Kunden mitbringen. Natürlich sollten sie gleichzeitig auch zu den anderen Monteuren passen, der Umgang miteinander muss stimmen.

Hinzu kommt, wir haben auch internationale Mitarbeiter. Es hat zum Beispiel ein geflüchteter Afghane eine Ausbildung bei uns angefangen, den haben wir sehr mit an die Hand genommen. Unter anderem haben wir einen Auszubildenden aus Südafrika dabei, der seit zwei Jahren in Deutschland lebt. Und ich nehme es schon einmal vorweg: Der eingestellte Monteur, den wir am Ende über Candidate Flow gefunden haben, kommt aus Guinea. Was uns wichtig ist: Das Betriebsklima muss stimmen. Uns ist es egal, woher derjenige kommt. Wenn eine Bewerberin/ein Bewerber unsere Werte lebt und unsere Firmenphilosophie vertritt, dann kann hier wirklich jeder zum Team stoßen.

SHK Profi: Wie genau lief diese letzte Phase ab, in der Sie den späteren Mitarbeiter fanden?

Catina Dobbeck: Wir hatten die erste Anzeige drei Wochen online und im ersten Schub konnten wir noch keinen passenden Bewerber einstellen. Denn unser eigentlicher Wunschkandidat sagte im letzten Moment ab. Wir entschieden in Absprache mit Candidate Flow, dass es nicht funktioniert, nur einfach irgendjemanden zu einzustellen. Da ursprünglich sowieso vier Wochen für die Anzeige angedacht waren, haben wir erneut eine Woche geschaltet, zu einem etwas späteren Zeitpunkt. Dadurch bekamen wir noch einmal drei Bewerbungen, von denen wir, wie schon erwähnt, einen Kandidaten eingestellt haben. Er schilderte uns, dass er schon im Vorjahr die Anzeige von uns gesehen habe, aber noch nicht den Mut hatte, sich weg zu bewerben. Ihn sprach jedoch wiederholt das Bild mit unserem afghanischen Lehrling an und aufgrund dessen entschloss er sich dazu, sich doch zu bewerben – einfach, weil es so sympathisch wirkte. Es passte dann sowohl im Telefongespräch als auch in Person vor Ort wunderbar – und wir dachten Wahnsinn, jetzt haben wir jemanden gefunden! Allerdings hielten wir uns mit der Freude noch etwas zurück, bis die Unterschrift da war. Wir wussten ja, dass ein Bewerber auch kurz vorher noch abspringen kann. Aber diesmal ging alles gut!

SHK Profi: Sie haben ihn dann als Monteur eingestellt und nun ist er schon etwas über ein halbes im Betrieb – sind Sie nach wie vor zufrieden mit der Entscheidung?

Catina Dobbeck: Ja, absolut! Wir sind so super zufrieden mit ihm, wir hätten nicht besser wählen können. Er ist eine echte Frohnatur, kommunikativ, offen und ehrlich. Er hat eine sehr angenehme Persönlichkeit und wir bekommen immer gutes Feedback von den Kunden. Er ist gut im Umgang mit unseren Lehrlingen, geht gewissenhaft an Aufträge heran. Er hat hier in Berlin in einem Betrieb die Ausbildung gemacht, der einen sehr guten Ruf genießt und ihm ebenfalls ein sehr gutes Zeugnis ausgestellt hatte. Zusammenfassend – ja, wir haben „nur“ einen Monteur über Candidate Flow eingestellt, aber dafür ist das wirklich ein Top-Mitarbeiter.

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