Vom Tool-Flickenteppich zur integrierten Plattform
Warum Insellösungen im Handwerk zum Problem werden
Viele Bau- und Handwerksunternehmen arbeiten mit einer Vielzahl einzelner Softwarelösungen. Das führt zu doppelter Datenerfassung, Informationsverlusten und fehlender Transparenz. Es fehlt der durchgängige rote Faden durch Projekte, Ressourcen und Finanzen. Statt weiterer Insellösungen rückt daher ein anderer Ansatz in den Fokus: integrierte Plattformen, die alle zentralen Prozesse eines Unternehmens in einem System zusammenführen.
Gerade prozessorientierte Handwerks- und Bauunternehmen arbeiten mit hoher Parallelität: mehrere Baustellen, viele Beteiligte, schwankende Materialpreise, Nachträge, Subunternehmer. In diesem Umfeld sind Insellösungen Gift für die Wirtschaftlichkeit. Daten werden mehrfach erfasst, Informationen gehen auf dem Weg von der Baustelle ins Büro verloren, und die Abstimmung zwischen Büro und Baustelle frisst wertvolle Zeit. Einzeltools lösen Detailaufgaben, verschärfen aber das zentrale Problem: fehlende Transparenz entlang der gesamten Prozesskette.
Mit einer zentralen Plattform statt einzelner Tools werden alle Kernprozesse eines Bau- oder Handwerksunternehmens in einem System abgebildet – von der Angebotserstellung über Projektplanung bis hin zur Schlussrechnung.
Bild: Conmeet
Der Engpass liegt im fehlenden System
Menschen oder Prozesse sind selten der eigentliche Engpass. Was fehlt ist ein durchgängiges System. Wenn CRM, ERP, Projektmanagement, Controlling, Kommunikation und Banking in getrennten Anwendungen ablaufen, entsteht kein digitales Unternehmen, sondern eine Sammlung digitaler Inseln. Entscheidungen basieren dann auf überholten Ständen, Zahlen stimmen je nach Quelle nicht überein, Bauleiter und Meister arbeiten mit anderen Informationen als die kaufmännische Leitung. So entsteht operatives Chaos, weil es keinen zentralen Ort gibt, an dem alle Fäden zusammenlaufen.
Der Schritt zur integrierten Plattform
Statt noch ein weiteres Tool obenauf zu setzen, braucht es eine integrierte Plattform, die alle Kernprozesse in einem System bündelt. Genau hier setzt das Unternehmen Conmeet an: Die Lösung ist bewusst nicht als weiteres Spezialwerkzeug, sondern als Cloud-native All-in-One-Plattform konzipiert. CRM, ERP, Projektmanagement, Controlling, Banking und Kommunikation greifen auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Daten werden einmal erfasst und durchgängig genutzt. Für die Praxis bedeutet das: ein System und ein konsistenter Datenbestand, vom ersten Kontakt bis zur Schlussrechnung.
Digitalisierung aus der Praxis für die Praxis
Hinter Conmeet steht ein Gründerteam, das Expertise aus Unternehmertum, Software-Engineering und Branchenpraxis bündelt. Kein ERP für alle Branchen. Sondern ein System, in dem zentrale Bauprozesse wie Materialverfolgung, Nachtragsmanagement, Bautagebuch und GU-/NU-Strukturen von Beginn an strukturell integriert sind. Die Cloud-native Architektur sorgt dafür, dass Unternehmen keine eigene Serverinfrastruktur benötigen und kontinuierliche Weiterentwicklungen ohne Unterbrechung des Tagesgeschäfts automatisch eingespielt werden. Vorkonfigurierte Einstellungen und ein strukturiertes Onboarding ermöglichen den Start in wenigen Wochen, parallel zum laufenden Tagesgeschäft.
Ein System für das ganze Unternehmen
Wenn der Tool-Flickenteppich durch ein zentrales System ersetzt wird, verändert sich die Art, wie ein Unternehmen geführt wird. Durchgängige Workflows vom Angebot bis zur Rechnung sorgen für klare Abläufe. Sie reduzieren Fehler und vermeiden manuelle Übergaben.
Projekt- und Finanzdaten stehen jederzeit in Echtzeit zur Verfügung. Auch die Zusammenarbeit mit Subunternehmern wird einfacher. Sie erfolgt über klar strukturierte Projekthierarchien, gemeinsame Bautagebücher und ein integriertes Mängelmanagement.
Die Geschäftsführung gewinnt Steuerungsfähigkeit, Bauleiter planen mit belastbaren Informationen, Meister arbeiten mit einer Anwendung statt fünf Apps und die kaufmännische Leitung erhält saubere, korrekte Zahlen. In den Unternehmen der Conmeet-Kunden führte diese Struktur nach eigenen Angaben zu rund 8 % höherer Projektmarge und einer Reduktion des Verwaltungsaufwands um etwa 30 %.
Mehr Projektmarge, weniger Verwaltung
Geschäftsführer Gabriel Schulze Uphoff.
Bild: Gabriel Schulze Uphoff
Für Handwerk und Bauunternehmer mit Blick auf Wirtschaftlichkeit führt der Weg nicht über das nächste Spezialtool, sondern über die Entscheidung für ein integriertes System. Conmeet verfolgt diesen Ansatz mit seiner Cloud-nativen All-in-One-Plattform. Sie bildet Prozesse nicht nur digital ab, sondern verknüpft und automatisiert sie. Der Paradigmenwechsel lautet: weg vom Flickenteppich, hin zu einem zentralen, intelligenten System, in dem das Unternehmen als Ganzes arbeitet und nicht jede Abteilung getrennt in ihrer eigenen Softwarewelt.
SHK Profi blickt in die Praxis
Die Redaktion sprach zu dem Thema mit dem Geschäftsführer Gabriel Schulze-Uphoff vom gleichnamigen Sanitär, Heizungs- und Klimatechnikbetrieb aus Reken. Er berichtet über seine Erfahrungen mit der Lösung von Conmeet:
Viele SHK-Betriebe nutzen separate Programme für Angebote, Baustellenorganisation, Zeiterfassung und Buchhaltung. Wo entstehen in der Praxis die größten Reibungsverluste und welche Vorteile bietet hier Conmeet?
Die größten Reibungsverluste entstehen immer zwischen den Programmen. Viele Betriebe haben eine Software für Angebote, eine andere für die Baustelle, eine dritte für Leistungszeiten und dann noch eine für die Buchhaltung. Das bedeutet: Daten werden ständig übertragen oder neu eingegeben. Und genau da gehen Informationen verloren. Bei uns war das früher ähnlich. Man sucht etwas, telefoniert hinterher, fragt nochmal nach. Das kostet unglaublich viel Zeit. Mit Conmeet läuft alles in einem System. Angebot, Projekt, Material, Zeiten und Rechnung hängen direkt zusammen. Das klingt erstmal technisch, bedeutet im Alltag aber einfach: Wir haben endlich einen klaren Überblick über unsere Projekte.
Gerade auf der Baustelle müssen Monteurzeiten, Materialverbrauch oder Zusatzleistungen oft später im Büro nachgetragen werden. Welche Möglichkeiten bietet Conmeet, damit solche Informationen direkt aus dem Projekt heraus erfasst und weiterverarbeitet werden können?
Auf der Baustelle entsteht die Arbeit – also sollten dort auch die Informationen entstehen. Mit Conmeet können unsere Monteure Zeiten, Material oder Fotos direkt im Projekt erfassen. Einfach über das Smartphone. Früher hat man sich Dinge aufgeschrieben oder versucht, sich abends noch daran zu erinnern. Heute ist das sofort im System. Das Büro muss nichts mehr übertragen und wir sehen direkt, was auf der Baustelle passiert ist.
Nachträge und kurzfristige Änderungen gehören im SHK-Geschäft zum Alltag. Wie unterstützt Conmeet Betriebe dabei, zusätzliche Leistungen sauber zu dokumentieren und wirtschaftlich im Blick zu behalten?
Nachträge sind im Baugeschäft ganz normal. Das Problem ist meistens nicht die Leistung, sondern dass sie später nicht sauber dokumentiert wird. Wenn man Zusatzleistungen nicht direkt festhält, gehen sie irgendwann im Projekt unter. Mit Conmeet können wir solche Leistungen direkt im Projekt dokumentieren. Zum Beispiel mit Fotos oder einer zusätzlichen Position. Dadurch bleibt alles nachvollziehbar. Und wir sehen sofort, wie sich ein Projekt wirtschaftlich entwickelt. Das ist für uns als Betrieb extrem wichtig.
Für Handwerksbetriebe ist der praktische Einstieg in eine neue Software oft mit organisatorischen Hürden verbunden. Wie gelingt es mit Conmeet, bestehende Abläufe Schritt für Schritt in ein integriertes System zu überführen, ohne den laufenden Betrieb zu stören?
Viele Betriebe haben Sorge, dass eine neue Software erstmal alles durcheinanderbringt. Das kann ich auch verstehen. Der Einstieg mit Conmeet funktioniert aber Schritt für Schritt. Man startet mit den wichtigsten Bereichen und erweitert das System dann nach und nach. Der Vorteil ist: Man kann direkt damit arbeiten. Es braucht keine komplizierte IT oder lange Installationen. Das Team merkt relativ schnell, dass viele Dinge einfacher werden. In diesem Moment wächst auch die Akzeptanz im Betrieb.
