Betriebsabläufe im Lager optimieren
Personal sparen durch clevere Prozesse
Der Ruf nach mehr Personal schallt trotz Krisenstimmung in der Gesamtwirtschaft auch weiterhin durch viele Handwerksbetriebe. Bei 12.200 offenen Stellen allein im SHK-Bereich – das ist Platz 3 im Fachkräftemangel-Ranking (Quelle: Institut der deutschen Wirtschaft Köln e. V.) – herrscht Alarmstufe Rot. Was aber, wenn es auch ohne neue Mitarbeiter geht? Wenn es reicht, den Betrieb so aufzustellen, dass der vorhandene Mitarbeiterstamm alle anliegenden und noch neue Aufträge bearbeiten kann? Dann steigen Zufriedenheit und Gewinn. Das geht tatsächlich – mit optimierten Prozessen in einem wohlorganisierten Lager.
Der Begriff Prozessoptimierung stammt aus dem Automobilbau und setzt sich im Handwerk erst langsam durch. Ein Prozess ist ein genauer Handlungsablauf mit klar definierten Schnittstellen und Aufgaben. Und er ist personenunabhängig. Prozesse sind in Prozessdefinitionen oder Verfahrensanweisungen beschrieben. Jeder, der sich an sie hält, kann die jeweilige Aufgabe fehlerlos erledigen. Zusammengefasst: Prozessoptimierung ist die Kunst, die Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass sie den höchsten Nutzen für den Betrieb bieten. Alle überflüssigen Arbeiten fallen weg.
Strukturierte Wareneingangsprüfung verhindert Folgekosten und entlastet die Projektleitung.
Bild: Paulus-Lager
Ineffiziente Abläufe erkennen und beseitigen
„Überflüssige Arbeiten? Gibt es bei uns nicht!“ Wer das sagt, sollte genauer hinsehen – und zwar vor allem in Bezug auf die Bewirtschaftung des Materials und das Bestellwesen. Nach wie vor frisst in den meisten Montagebetrieben mit hohem Materialdurchsatz die Suche nach dem richtigen Fitting, dem richtigen Rohr oder der richtigen Armatur die Zeit der Mitarbeiter und auch der Chefs. Nach wie vor wird durch die gemeinsame Bewirtschaftung der Kommissions- und Standardmaterialien nicht nur Zeit vergeudet, sondern auch Geld.
Die Abläufe in unorganisierten Lagern sind untrennbar mit den Such- und Beschaffungszeiten für das Material verbunden. Anders gesagt: In den meisten Betrieben wird jeden Tag wertvolle Arbeitszeit verschwendet. Personaleinsparung bedeutet nun nicht, Personal zu entlassen, sondern neues Personal nicht einstellen zu müssen, weil das existierende Team nach einer Prozessoptimierung effizienter arbeiten kann. Eine Lageroptimierung mit dem Paulus-Lager-System beginnt im Lager, strahlt aber auf alle anderen Bereiche des Betriebes aus – bis hin zur Baustelle und zum Kunden.
Der teure Weg einer Waschtischarmatur
Am Beispiel einer Waschtischarmatur zeigt sich, wie schnell im Alltag unnötige Aufwände entstehen können: Die Lieferung trifft ein, ein Mitarbeiter markiert den Karton mit dem Kundennamen und lagert ihn ein. Nach vier Tagen entnimmt der Monteur den Karton aus dem Lager, verlädt das benötigte Material und fährt gemeinsam mit dem Auszubildenden zum Kunden. Vor Ort stellt er beim Auspacken fest: Die Verpackung ist leicht beschädigt, die Armatur verkratzt. Er informiert den Kunden, dass Ersatz bestellt wird – Lieferung am nächsten Tag. Anschließend fährt das Team zurück. Die beschädigte Ware kommt ins Lager, zu den anderen Rückläufern. Die Reklamation wird nicht sofort bearbeitet.
Der Monteur informiert den Chef, damit dieser bei einer eventuellen Beschwerde des Kunden Bescheid weiß. Danach sucht er den Projektleiter auf, um den weiteren Tagesablauf zu klären. Der Projektleiter muss sich unterbrechen lassen, prüft zunächst, welche Baustelle als nächstes ansteht, und geht gemeinsam mit dem Monteur zur Warenannahme, um das Material zu kontrollieren.
Im Büro ruft die Verwaltung beim nächsten Kunden an, ob ein früherer Termin möglich ist – mit Erfolg. Zwei Stunden nach geplantem Arbeitsbeginn kann das Team mit der nächsten Aufgabe starten. Die Reklamation und die Neubestellung bleiben zunächst unbearbeitet. Der Projektleiter will sich später darum kümmern – wenn Zeit ist.
Die Wareneingangsprüfung macht den Unterschied
Die gesamte Kaskade an verschwendeter Arbeitszeit und Unterbrechungen hätte durch eine professionelle Wareneingangsprüfung vermieden werden können. Im Rahmen eines solchen Checks wird folgendes geprüft:
Ist die Ware unbeschädigt?
Ist sie vollständig geliefert worden?
Was ist nicht geliefert worden?
Ist etwas Falsches geliefert worden?
Ist es in der richtigen Kalenderwoche geliefert worden?
Werden diese Informationen täglich an die Besteller weitergegeben, kann es teure Pannen wie die Entdeckung defekten Materials auf der Baustelle nicht mehr geben. Ein willkommener Nebeneffekt: Die zeitlich am stärksten belasteten Personen, also Projektleiter und Chefs, werden automatisch über die nicht funktionierenden Lieferungen (und unzuverlässige Lieferanten) informiert.
Gut organisierte Lagerprozesse sparen Zeit, senken Fixkosten und machen Neueinstellungen oft überflüssig, davon ist Doris Paulus überzeugt.
Bild: Paulus-Lager
„Gewinnverzicht durch fehlgeleitete Tätigkeiten“
Durch die Übergabe dieser Aufgabe ist sichergestellt, dass Projektleiter und Geschäftsführung nicht mehr selbst zur Warenannahme gehen müssen, um den Wareneingang zu kontrollieren. Statt ihre Zeit mit der Sichtung sämtlicher Lieferungen (also 100 %) zu binden – obwohl nur etwa 10 % fehlerhaft sind – können sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. So wird vermieden, dass 90 % der eingesetzten Arbeitszeit ineffizient verwendet werden. Was den wenigsten klar ist: Läuft ein Projektleiter eine Stunde am Tag suchend durch den Betrieb, darf diese Stunde nicht mit seinem Stundensatz in Höhe von 85 € (laut BAB) gerechnet werden. Denn ein Projektleiter kann fünf bis sechs Mitarbeiter führen. In einer Stunde, die er seiner eigentlichen Aufgabe nachgeht, erwirtschaftet er durch seine Planung also einen Umsatz von rund 350 €. Ist er stattdessen im Lager unterwegs, vernichtet er dieselbe Summe. Dafür hat die Betriebswirtschaft einen schonungslosen Begriff: „Gewinnverzicht durch fehlgeleitete Tätigkeiten“.
Optimierung vor Expansion
Das Beispiel der zerkratzten Armatur ist nur eines von vielen für die Folgen schlecht organisierter oder fehlender Prozessketten im Lager. Nicht wenigen Handwerksfirmen entgeht so bis zur Hälfte ihres Gewinns. Weil alle im Betrieb überlastet sind und viele ungewollt ineffizient arbeiten, scheint es an Personal zu fehlen. Neue Mitarbeiter werden eingestellt, die Fixkosten steigen. Nötig wäre das nicht. Wird zuerst optimiert, also keine Zeit mehr verschwendet, und dann tatsächlich zusätzliches Personal gebraucht, ist das ein Zeichen für gesundes Wachstum. Dann gibt es zur Belohnung hübsche Liquidität auf dem Konto und einen Extra-Karton Rotwein am Jahresende.
