Digitalisieren statt

Zettelwirtschaft

„CheckWerk ist nicht am Schreibtisch eines Softwareunternehmens entstanden, sondern aus unserem eigenen Arbeitsalltag im SHK-Handwerk heraus“, sagt Sven Beuck, der zusammen mit seiner Frau Violeta Geschäftsführer der SaHeGa Service GmbH ist. Der Unternehmer blickt zurück: „Wir standen immer wieder vor dem gleichen Problem: Wartungen, Prüfungen und andere Arbeiten beim Kunden müssen sauber dokumentiert werden. Dieses konnte unsere bisherige Software nicht gänzlich anbieten. 

In der Praxis der Firma SaHeGa Service zog dies den häufigen Einsatz von Papier, die Nutzung unterschiedlicher Formulare und nachträgliche Übertragungen mit sich, die für Monteure unnötig kompliziert bzw. zeitaufwändig waren. Dabei wollte der Betrieb komplett digital und papierlos arbeiten. Schließlich gab Violeta Beuck den Anstoß für die Eigenentwicklung und damit für eine echte, firmentaugliche Lösung. Nachdem sich Sven Beuck häufiger darüber geärgert hatte, dass vorhandene Softwarelösungen bestimmte Abläufe aus Sicht des Monteurs und Meisters nicht so abbildeten, wie er es sich vorgestellt hatte, sagte sie: „Dann ärgere dich nicht darüber – bau‘ etwas, das die Arbeit so unterstützt, wie du es aus der Praxis für richtig hältst.“ Sven Beuck nahm das ganz pragmatisch in Angriff: „Unsere Vorstellung war eigentlich sehr einfach: Der Monteur sollte auf der Baustelle möglichst wenig mit der Software beschäftigt sein und möglichst viel mit seiner eigentlichen Arbeit.“

Checklisten und Standards

Das war der Startschuss für „CheckWerk“. Die Software digitalisiert Checklisten, Wartungen und Arbeitsabläufe im Handwerk. Programmiert hat Sven Beuck natürlich nicht selbst. Für die technische Entwicklung arbeitete er mit Vitec Visual aus Kornwestheim zusammen. Ansprechpartner und maßgeblich an der Umsetzung beteiligt ist CEO Marc Roset. Im Einzelnen funktioniert die Arbeit mit „CheckWerk“ so: Der Betrieb erstellt seine eigenen Checklisten und Standards. Der Monteur bekommt sie auf sein Smartphone, arbeitet diese beim Kunden ab und kann unter anderem Messwerte, Fotos, Texte und Unterschriften erfassen. Auch offline im Heizungskeller funktioniert das. Über einen QR-Code kann der Mitarbeiter direkt eine Anlage aufrufen und bekommt die dazugehörigen Informationen, Dokumente und Wartungsunterlagen angezeigt. Gleichzeitig entsteht eine nachvollziehbare Anlagen-Historie. Man kann alle Anlagen erfassen und daraus sogar ein Anlagen-Buch erstellen.

„Für unseren SHK-Alltag gehen wir inzwischen noch einen Schritt weiter: Messwerte aus Abgasmessgeräten sollen über den standardisierten ZIV-QR-Code direkt in die Dokumentation übernommen werden können. Am Ende entsteht aus der ausgeführten Checkliste automatisch eine saubere digitale Dokumentation, bzw. ein PDF“, so Sven Beuck. 

Damit ist „CheckWerk“ eine praxisnahe Ergänzung für die Arbeit auf der Baustelle, wie der SHK-Unternehmer bestätigt: „Wir wollten keine weitere große Branchensoftware bauen, die Angebot, Rechnung, Buchhaltung und sämtliche Büroprozesse einbezieht.

Praxisnahe Ergänzung

Unser Grundsatz bei der Entwicklung lautete: Die Software soll den Handwerker begleiten – und nicht nerven.“ Genau das unterscheidet die Herangehensweise von klassischen Softwareprojekten. Sven Beuck formuliert es so: „Wir überlegen nicht zuerst, was technisch möglich ist, sondern was der Mitarbeiter in der Praxis tatsächlich benötigt.“ So wurde beispielsweise mit der Software auch schon eine Fahrzeugüber-
gabe zwischen den Monteuren getestet. Das ist im SHK-Alltag von Vorteil, denn eine Vorher- und Nachher-Dokumentation kann viele Diskussionen bei Problemen ersparen.