Den Betrieb komplett digitalisiert

Mit der richtigen Branchensoftware gut organisiert

Die fortschreitende Digitalisierung verändert die Arbeitswelt und stellt auch Handwerksunternehmen vor große Herausforderungen. Unternehmer Armin Sinning aus dem schwäbischen Mödingen hat die Zeichen der Zeit frühzeitig erkannt und sich konsequent auf den Weg Richtung Handwerk 4.0 gemacht: Er hat seinen Betrieb komplett digitalisiert. Das Herzstück ist für ihn dabei die ERP-Software „Labelwin“. Dass er beim Thema Digitalisierung auf dem richtigen Weg ist, wurde dem Handwerksmeister jüngst attestiert: Die Sinning Haustechnik GmbH hat den „5. digital award handwerk“ verliehen bekommen.

Das Unternehmen (www.sinning-haustechnik.de) arbeitet schwerpunktmäßig an Badezimmersanierungen, Heizkesselerneuerungen und Installationen im Neubau von Ein- und Mehrfamilienhäusern. „Wir sind sehr privatkundenlastig, haben nur den ein oder anderen Industriekunden. Aber das ist auch nicht unser Steckenpferd“, so Sinning. Mödingen ist sehr ländlich gelegen, 70 km von Augsburg entfernt. In der Region gibt es viele Mitbewerber, aber, so Sinning: „Wir sind sehr gute Spezialisten und haben es geschafft, diese Position nach außen zu vermitteln. Oft sind wir teurer, aber die Spitzenpositionierung macht es dann doch aus, dass wir gute Aufträge bekommen.“

Die Firma hat der Jungunternehmer Anfang 2010 gegründet. Nach einer Lehre zum Zentralheizungs- und Lüftungsbauer hat Sinning Berufserfahrung bei mehreren Installationsfirmen in der Umgebung gesammelt. Danach ist er auf die Meisterschule nach München gegangen, wo er als Oberbayerns bester Meisterschüler abgeschlossen hat. Darauf hat der ehrgeizige Schwabe noch einen Betriebswirt des Handwerks aufgesattelt. Nach einem Exkurs in die Industrie führte ihn der Weg 2010 in die Selbstständigkeit. „Seitdem sind wir ständig gewachsen. Mittlerweile sind wir elf Mitarbeiter“, so Sinning.

Passende Software

„Durch Prozessumstellungen haben wir uns im Laufe der Zeit verändert und dann erkannt, dass wir eine Software brauchen, die besser ist als diejenige, die wir damals im Einsatz hatten“, so Sinning. Die Erkenntnis, dass sich etwas verändern muss, fiel zeitgleich zusammen mit dem Bezug des Neubaus.

„Dann ging’s los“, erinnert sich der 38-Jährige. „Wir hatten drei Software-Lösungen zur Auswahl. Entschieden haben wir uns dann für Label (www.label-software.de). Das war der Schritt, der uns extrem in die Digitalisierung bewegt hat. So ging die Reise los. Wir haben ein Modul nach dem anderen gekauft und diese auch sofort umgesetzt und implementiert in unsere Prozesse. Und so kam eins zum anderen. Jetzt sind wir eigentlich komplett, durch die Bank, von vorne bis hinten digital. Die Software ist dabei das große Herzstück. Um dieses Tool baut sich hier alles auf.“

Digital von Lager bis Angebot

Nach der Einführung ging es Schritt für Schritt weiter. Der Unternehmer ist reingewachsen in den Digitalisierungsprozess. Sinning erinnert sich: „Angefangen hat eigentlich alles mit dem Lager. Das hatten wir offline optimiert, so dass es auch ohne irgendwelche Software funktionieren würde. Gleichzeitig war mir klar, dass es noch Verbesserungspotential geben muss, wenn alles ineinandergreift und automatisiert abläuft. Deswegen haben wir diese Optimierung dann in die Software integriert und gedacht ‚okay das funktioniert. Jetzt soll es weitergehen‘.“ Denn Sinning hat ein Ziel: Alle Prozesse sollen ineinandergreifen: Von der Angebotserstellung bis zur Übergabe zum Steuerberater soll alles automatisiert sein.

Diese Prozesse beginnen beim Kunden. Schon beim ersten Gespräch nimmt Sinning die Informationen digital auf. Wenn es weitergeht, überführt er diese Daten in ein Angebot und bestellt auch aus dem Angebot heraus. Die Bestellverfolgung erfolgt aus dem ERP. Die Rechnungslegung vom Großhandel erfolgt inzwischen elektronisch im ZUGFeRD-Format. Damit reduziert sich die Erfassung auf einen Klick, der Bezahlvorgang wird automatisiert und die Weitergabe zur Buchhaltung an den Steuerberater geregelt. „Diese Prozesse laufen komplett durch, da habe ich nichts mehr damit zu tun“, erzählt Sinning freudestrahlend.

Den kompletten Warenfluss sieht Sinning nicht stupide als Thema des Lagers: „Das muss man von Anfang bis Ende durchdenken. Was passiert mit der ganzen Sache? Genauso wie auch die Rechnungslegung für den Endkunden.“

Mobile Lösung

Ein großes Highlight ist für Sinning die mobile Lösung: „Mich hat es schon seit jeher interessiert, die Daten immer dabei zu haben. Aber das ging mit unserer alten Software überhaupt nicht. Seit Kurzem haben wir bei den Technikern die ‚Mobile App 2.0‘ von Label eingeführt. Damit werden alle Aufträge aus dem Büro dem jeweiligen Techniker zugeteilt, alle Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung. Sogar das Logbuch des Kunden und dessen Anlage können eingesehen werden. Benötigtes Material sowie die Montagezeit können vom Techniker direkt hier erfasst werden. Anschließend werden alle Daten inklusive zugehöriger Dokumente und Fotos in Echtzeit an das Büro übermittelt. Die mobile Zeiterfassung wird ebenfalls über die neue App abgewickelt. Da jeder Mitarbeiter ein Smartphone und Tablet besitzt, werden die Zeiten inklusive der dazugehörigen Projekte gebucht. Dies ermöglicht uns eine tagesgenaue Nachkalkulation. Die Durchgängigkeit ist uns hier sehr wichtig, selbst der Azubi bucht hier seine Zeiten auf das jeweilige Projekt bzw. Auftrag.“

Die Einführung von Label-„Mobile“ lief reibungslos bei den Kundendienstmonteuren. Sinning beschreibt: „Das ist sehr intuitiv. Der Kundendienstmonteur ist zwar schon etwas älter, aber er ist sehr jung geblieben, was die Technik anbelangt. Ich kann meine Mitarbeiter da nur loben. Die sind da sehr affin und willig. Die wollen das auch und haben richtig Spaß daran, an der Digitalisierung mitzuarbeiten.“ Eine Herausforderung ist, den Mitarbeitern klar zu machen, was sie davon haben. „Die Mitarbeiter müssen Mehrwert für sich sehen und nicht das Gefühl haben, sie müssen Verwaltungsarbeiten machen“, beschreibt Sinning.

Handfester Mehrwert

Auf die Frage, welcher Mehrwert es für den Einzelnen ist und welche Vorteile seinem Unternehmen entstehen, sieht der Handwerksmeister folgende Aspekte: „Durch die Digitalisierung spart jeder Mitarbeiter Zeit. Das sichert unseren langfristigen wirtschaftlichen Erfolg. Wir haben ein Alleinstellungsmerkmal am Arbeitsmarkt, denn wir werben natürlich auch Mitarbeiter damit, wie wir arbeiten und wie die Prozesse da so sind. Wir wollen durch ausgeklügelte und optimierte Prozesse effizienter und besser als die Mitbewerber sein, ganz einfach. Denn, je schlanker der Prozess, desto schneller kann man reagieren.“

Für die gesamte Branche sieht Sinning das Thema Digitalisierung als ein wichtiges Muss an. „Unsere Branche hat den enormen Vorteil, dass es so viele Tools am Markt gibt, die man nutzen kann. Es gibt da ganz andere Branchen, die haben noch nicht mal eine ordentliche ERP-Software. Wir sind da schon extrem weit. Wir müssen es nur kaufen, einführen und dann läuft es“, so Sinning.

Einfach anfangen

Für die Branchenkollegen hat der digital award-Gewinner einen Tipp: „Man muss die Sachen einfach beginnen und sich auf den Weg machen, vielleicht auch mal das ein oder andere Risiko eingehen. Einzelne Schritte zu Ende führen und dann mit dem nächsten Schritt beginnen. Wenn man zu viel auf einmal startet, verzettelt man sich.“ Die eingesetzte Software „Labelwin“ sieht der Unternehmer ganzheitlich: „Ich kann kein spezielles Modul als Highlight herausstellen. Es geht um die komplette Projektabwicklung.“ Er kenne genügend Firmen, so Sinning, die größer seien, aber bis heute noch keine Eingangsrechnungen buchen. Damit müssten diese Unternehmen alle externen Kosten händisch und manuell dem Projekt zuordnen. „Wir bestellen alles aus dem System, es gibt keine telefonische Bestellung. Ich habe gerne die Kontrolle und Übersicht. Mir gefällt, dass ich mit einem Knopfdruck eine komplette Nachkalkulation und die kompletten Zahlen von meinen Baustellen habe. Das Controlling, der Kalender, das Kundendienstmodul sind auch sehr gut“, bewertet Sinning einzelne Module. Der größte Vorteil aber entstehe, so ist er sicher, wenn man sich irgendwann so eingerichtet habe, dass man alles in einem System nutzen könne.

Weitere Vorteile

Mit dem Aufbau von rein digitalen Prozessen kann Sinning sein Unternehmen unabhängiger von sich machen und so langfristig in die Zukunft ausrichten. Sinning ist sich sicher: „Die Veränderungen am Markt können wir nur durch eine ganzheitliche Digitalisierung bedienen, denn der Kunde erwartet in Zukunft immer schneller Informationen. Und für unsere Mitarbeiter wird das Arbeiten angenehmer durch die modernen und in­einandergreifenden Prozesse.“ Ein weiterer Vorteil der langfristigen Kosten- und Zeitersparnis: Der 38-Jährige kann mehr Zeit mit seiner Familie verbringen: „Die kommt oft zu kurz und es ist mir sehr wichtig, dass die Zeit mit der Familie wieder aufgeholt wird.“

Lager

„Für unser Bestandslager haben wir eigene Artikelnummern vergeben. Jeder dieser knapp 3000 Artikel hat seinen dazugehörigen festen Lagerplatz mit individuellem Barcode, Artikelnummer, Minimal- und Maximalbestand. Der Artikelstamm ist so angelegt und verknüpft, dass wir vollkommen unabhängig vom Händler über unsere eigenen Artikelnummern beim Großhandel bestellen können. Da der Materialfluss einen genau definierten Prozess hat, wird dieser durch die Mitarbeiter ohne zusätzlichen Aufwand bewältigt. Auch die fachfremden Mitarbeiter aus der Verwaltung können hierdurch die Bewirtschaftung des Lagers leicht tätigen. Wichtig für mich ist eine 100% durchgängige Lagerhaltung.“

Rechnungseingang und -Ausgang

„Bei uns werden alle Eingangsrechnungen gescannt und einem Projekt zugeordnet. Wir nutzen seit Anfang 2019 bei unseren Haupthändlern das ZUGFeRD-Format für Eingangsrechnung, ein absoluter Mehrwert an Zeiteinsparung und Automatisierung. Da die Bestellungen alle projektbezogen aus der ERP-Software erstellt werden, erfolgt eine automatisierte Rechnungsprüfung. Das musste vorher mühevoll händisch erledigt werden.“

„Unsere Ausgangsrechnungen werden größtenteils per E-Mail versendet. Ausgangsrechnungen von Kundendienstaufträgen verlassen Dank der digitalen Abwicklung in der Regel am nächsten Tag das Haus. Die Übergabe an den Steuerberater erfolgt über eine Schnittstelle, welche vom Steuerberater betreut wird. Hierdurch haben wir nur noch digitalen Belegkontakt mit dem Steuerbüro. Die monatlichen Kosten konnten hier um ca. 40 % reduziert werden. Die Betriebsbuchhaltung ist durch ‚Labelwin‘ immer auf aktuellem Stand. Wir können alle Kosten jederzeit auf Knopfdruck einsehen. Auch hier ist wieder wichtig, dass alle Eingangsrechnungen einem jeweiligem Kostenträger (Projekt) zugeordnet werden.“

Planung
„Unsere Mitarbeiter sind alle an einen Exchange-Server angebunden. Die Arbeitseinsätze, die im Büro geplant werden und in Label erfasst wurden, werden dem Monteur als Termin in seinem Kalender angezeigt. Die Monteure schätzen die transparente Kommunikation sehr. Es ist somit eine viel langfristigere Planung für alle möglich. Für die Monteure sind z. B. Projekte deren Ausführung erst in sechs Wochen beginnt, schon jetzt auf Ihrem iPhone-Kalender ersichtlich. Auch private Termine können hier vom Monteur eingetragen werden. Somit ist für alle klar erkennbar, dass zu diesem Zeitpunkt kein Einsatz geplant werden kann. Vor Arbeitsbeginn gibt es für alle ein kurzes Treffen im Lager. An der Warenannahme befindet sich ein Bildschirm, auf dem der Kalender nochmals vergrößert dargestellt wird. Von hier aus haben alle auf die benötigten Informationen Zugriff, und es werden die relevanten Themen für den Tag besprochen.“

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