Eins vorweg ...

Professionelles Personalwesen

Potentiale ausschöpfen

Haben Sie Kleinteile, die Sie täglich nutzen, an verschiedenen Stellen auf Lager? Natürlich nicht! Es macht ja auch keinen Sinn. Viele Handwerksbetriebe agieren bei ihren Personaldaten aber genau so. Statt einer zentralen Datenbasis, mit der man dann alle Potentiale im Bereich Abrechnung, Verwaltung und Statistik nutzen kann, wird häufig noch in verschiedenen Systemen und Strukturen gearbeitet. Zu diesem Ergebnis kommt jetzt auch eine Studie.

Handwerksbetriebe schöpfen die Potentiale der Digitalisierung im Personalwesen noch zu wenig aus, dies zeigt eine neue Studie des Software-Herstellers Agenda. Die „Studie zur Personalarbeit in kleinen und mittleren Unternehmen“ legt dar, wie Firmen den aktuellen Herausforderungen des Arbeitsmarktes mit IT-gestützten HR-Prozessen begegnen.

Im Fokus der Umfrage standen die IT-Prozesse rund um Entgeltabrechnung und Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen. Während viele der 173 befragten Firmen bereits Software einsetzen, haben nur wenige alle wesentlichen Prozesse des Personalwesens digitalisiert. „Kleine und mittlere Unternehmen nutzen die Potentiale der Digitalisierung noch zu wenig“, so Christoph Buluschek, Abteilungsleiter Produktmarketing bei Agenda. „Dabei sind professionelle und IT-gestützte Human-Resources-Prozesse eine wichtige Voraussetzung, wenn sie sich auf zukunftsorientierte Themen sowie strategische Personalplanung konzentrieren und dafür Freiräume schaffen wollen.“

Viel Verwaltung & wenig Überblick

Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen nutzen neben der Entgeltabrechnung weitere Software für die Personalarbeit. Jedoch handelt es sich hierbei oft um Insellösungen, die jeweils auf eigene Datensätze zugreifen. Durch die dezentrale Datenhaltung entsteht in den Abteilungen ein hoher Aufwand für Standardprozesse und Personalverwaltung. So müssen in 74 % der Betriebe wichtige Informationen mehrfach in verschiedene Anwendungen eingepflegt werden. Ebenso gestaltet sich die Erstellung von Auswertungen und Statistiken zeitaufwendig, wenn Informationen in verschiedenen Datenbanken recherchiert werden müssen.

Als Hinderungsgründe für die umfassende Digitalisierung aller wesentlichen Prozesse nannten die befragten Unternehmen vor allem den hohen Einführungsaufwand und zu geringe Kostensenkungspotentiale. Dennoch geht aus der Befragung hervor, dass die Unternehmen viele Schwachstellen in ihrer softwaregestützten Personalarbeit bereits erkannt haben. So plant ein Viertel (26 %) der Befragten, künftig digitale Personalakten zu führen, und knapp ein Fünftel (18 %) will die Zeiterfassung digitalisieren.

Fazit

Vier von fünf Unternehmen verschicken Lohn- und Gehaltsabrechnungen sogar noch per Post, anstatt sie digital zu versenden. Auswertungen und Statistiken werden noch zu 66 % von den Firmen manuell erstellt. Nur 8 % der Befragten wickeln bereits alle wesentlichen Personalwesens-Prozesse mithilfe einer Software ab. Dabei lohnt sich eine Umstellung, denn neben einer sauberen Datenbasis, entlasten Sie durch eine effektive Nutzung der oft vorhandenen Software die Mitarbeiter im Büro und neue Mitarbeiter können sich schnell einarbeiten.

Tipp

Die komplette Studie können Sie unter www.agenda-personal.de/studie kostenlos herunterladen. Ein Video „Das ungenutzte Potenzial“ steht unter www.agenda-personal.de/hr-video zur Verfügung. 

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