Fünf Betriebe,

eine Softwarelösung

Die Fuchs Josef GmbH wurde vor über 40 Jahren von Josef
Fuchs Senior in Lockenhaus gegründet und ist bis heute auf Heizung, Klima und Sanitär spezialisiert. Sein Sohn Josef
Alexander absolvierte seine Ausbildung zum Installations- und Gebäudetechniker im väterlichen Betrieb und übernahm nach seiner Meisterprüfung 2004 die Geschäftsführung. Mit dem stetigen Wachstum des Betriebes wurde 2014 eine Umstrukturierung notwendig. „Wir betreuten damals mit nur einem Betrieb ein breites Kundenspektrum – von Klein- bis Groß-, von Gewerbe- bis Privatkunden, von Neubauten bis Wartungen“, erzählt Josef Alexander Fuchs. „Unsere Mitarbeiter mussten vielseitig einsetzbar sein. Wir waren jedoch überzeugt, dass eine Spezialisierung unseren Service verbessern würde. Deshalb haben wir die einzelnen Kundengruppen bzw. Gewerke in eigenständige Gesellschaften überführt und unter der Fuchs Holding GmbH gebündelt. Zusätzlich haben wir zu uns passende Firmen übernommen.“ Heute vereint die Holding fünf Betriebe mit insgesamt 155 Mitarbeitenden. 

Bei einer Unternehmensgruppe dieser Größenordnung ist ein zentraler Überblick entscheidend – vor allem in Bezug auf das Budget. „Wir arbeiten mit konkreten Soll-Ist-Vorgaben für alle Firmen und Projekte. Und wenn diese verfehlt werden, müssen wir wissen, warum.“, erklärt Josef Alexander Fuchs. „Ohne digitale Unterstützung wäre das nicht umsetzbar.“ Bereits seit 1997 setzt der Betrieb auf die Handwerkersoftware „Labelwin“ von Label Software, vor einigen Jahren wurde die dazugehörige App „Label Mobile“ mit Hilfe des österreichischen Label Partners
JT Next eingeführt. Die Software wird dabei mit einem sogenannten Mehrmandantensystem eingesetzt. Das bedeutet, dass alle Tochterunternehmen dieselbe Anwendung gemeinsam nutzen können, ohne dass sie Einblick in die Daten der anderen haben. Die Holding dagegen kann zentral auf die Daten aller Gesellschaften zugreifen. Die gemeinsame Softwarelösung ermöglicht einheitliche Prozesse für etwa die Warenwirtschaft oder den Zahlungsverkehr, lässt aber auch Freiraum für individuelle Anpassungen der Tochterunternehmen. „Diese Kombination aus Standardisierung und Flexibilität der Software war und ist für uns entscheidend.“ Für einen möglichst reibungslosen Ablauf und besseren Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft gelten jedoch in allen Tochterfirmen für Standardprozesse die gleichen Rahmenbedingungen. Anhand einer Neuinstallation einer Wärmepumpe erläutert Josef Alexander Fuchs exemplarisch sowohl den Angebots- und Bestellprozess im Projektgeschäft als auch den Ablauf bei der späteren Wartung im Kundendienst. 

Relevante Unterlagen für alle zugänglich

Bei der Kundenanfrage wird zunächst ein Angebot auf Basis einer fertigen Vorlage in „Labelwin“ einfach zusammengeklickt. „In der Vorlage sind alle Positionen enthalten, die für die Neuinstallation notwendig sind. Dies umfasst z. B. verschiedene Wärmepumpentypen, das passende Zubehör für die Wasserauslässe und alle Arbeitsstunden. Wir löschen dann die nicht benötigten Positionen heraus und passen die Anzahl des Zubehörs an. Das Angebot ist so innerhalb kürzester Zeit geschrieben“, erzählt er. „Durch die Projekt-Nachkalkulation erkennen wir zudem frühzeitig, wenn bestimmte Arbeitsschritte regelmäßig mehr Zeit erfordern und können die Vorlage entsprechend anpassen.“ Das Angebot wird zunächst in „Labelwin“ in einem Projekt-Sammelordner namens Einfamilienhaus abgelegt. Mit der Auftragserteilung wird dann ein eigener Projektordner angelegt, in dem alle relevanten Unterlagen wie Angebot, Notizen, E-Mails und Bilder zentral abgelegt und für alle zugänglich sind. 

Je nach Art der Ware erfolgt die Materialbestellung entweder durch die Tochtergesellschaft oder zentral über die Fuchs Josef GmbH. „Großteile wie eine Wärmepumpe bestellen die Tochterfirmen selbst und lassen sie direkt zum Kunden liefern“, erklärt Josef Alexander Fuchs. „Alles andere läuft über unser Zentrallager bei der Fuchs Josef GmbH. Die Betriebe bestellen projektbezogen bei uns und wir rechnen mit der jeweiligen Tochterfirma ab.“ Möglich macht dies eine automatische Verrechnung im Mehrmandantensystem, über das auch „ausgeliehene“ Monteure unkompliziert abgerechnet werden können. Wird z. B. einer der Elektriker aus Betrieb A im Sanitärbetrieb B eingesetzt, kann er seine Zeiten direkt per App „Label Mobile“ auf das betriebsfremde Projekt buchen. Mittels der Aufgabenverwaltung kann er zudem mobil eine Bedarfsanfrage für benötigte Materialien direkt an den Sanitärbetrieb stellen. „Am Ende des Monats wird eine Auswertung darüber erstellt, welche Aufwände wem in Rechnung gestellt werden und gegenseitig verrechnet werden können. Das erfolgt alles automatisch und ermöglicht trotz der Trennung einen einfachen und unbürokratischen Austausch von Mitarbeitern untereinander.“

Zeitersparnis und lückenlose digitale Erfassung

Geht eine Wärmepumpe nach der Installation später in die Wartung über, sorgt die App „Label Mobile“ im Kundendienst für spürbare Zeitersparnis. Wartungstermine werden zunächst im Büro in „Labelwin“ geplant. „Dank des ‚Label-Kalenders‘ sieht man auf einen Blick, welcher Monteur den Auftrag übernehmen kann. So kann man gleich am Telefon den Termin vereinbaren.“ Die App kommuniziert dabei in Echtzeit mit „Labelwin“, sodass die Monteure alle geplanten Termine direkt einsehen können. Das benötigte Material wird vorab bestellt, dem Auftrag direkt zugeordnet und dem Monteur am Tag der Wartung bereitgestellt. Verbaut er zusätzlich Materialien aus seinem Fahrzeuglager, wählt er diese per App aus und bucht sie ebenfalls auf den Kundendienstauftrag. Zum Schluss erfasst er digital seine Arbeitszeit und lässt den Kunden auf dem Tablet unterschreiben: Auftrag erledigt! Dank der lückenlosen digitalen Erfassung liegt am Ende des Auftrags bereits alles vor – die Rechnungsstellung kann somit zügig erfolgen. „Früher dauerte das oft bis zu drei Wochen, weil die schriftlich geführten Regiescheine und Wochenlisten erst per Hand in ‚Labelwin‘ eingetragen werden mussten.“, erinnert sich Josef Alexander Fuchs. „Das entfällt mit Label Mobile komplett.“ Heute spart der Betrieb dadurch wertvolle Zeit und beschleunigt damit den gesamten Abrechnungsprozess. 

Das Controlling der Projekte und Aufträge liegt in der Verantwortung der jeweiligen Prokuristen vor Ort. Für tagesaktuelle Einblicke in alle Projektstände nutzt der Betrieb dabei das Controlling-Modul „Label Dashboard“ – eine übersichtliche Benutzeroberfläche mit grafisch aufbereiteten Auswertungen, das die Ergebnisse aus allen Tochtergesellschaften zusammenfasst. „Mit diesem Modul hat man tolle Vergleiche zum Vorjahr, wie viele Angebote erstellt wurden, wie viele Aufträge hereingekommen sind, was bereits abgerechnet wurde und vieles mehr. Das spart mir Abstimmungen mit den Prokuristen, wenn ich schnell etwas nachsehen will.“ Zudem ist nach jedem Projektabschluss sofort ersichtlich, ob das Projekt wirtschaftlich war oder nicht – und wenn Letzteres, was dafür die Gründe waren.

Überblick über das gesamte Unternehmen

Josef Alexander Fuchs sieht in der Digitalisierung insgesamt viele Vorteile. Wenn er z. B. mit einem Problem auf einer Baustelle konfrontiert wird, die bereits seit Jahren abgeschlossen ist, hat er den Vorgang dank digitaler Dokumentation schnell an der Hand und kann prompt reagieren. „Ich muss dann nicht im Lager in hunderten von Ordnern suchen. Wer kann so etwas nicht befürworten?“ fragt er sich lachend. „Ich habe jederzeit einen Überblick über das gesamte Unternehmen.“ Die Einführung neuer Softwaremodule erfolgt stets in Abstimmung mit allen Tochterunternehmen. Nach einer erfolgreichen Testphase in einem der Betriebe wird die neue Funktion schrittweise ausgerollt. „Als nächstes wird so die Stempeluhr eingeführt, mit der Arbeitszeiten minutengenau erfasst werden können. Dabei werden wir auch wieder vom
Label Partner JT next beraten und unterstützt.“ Er zieht sein Fazit: „Egal, welchen Prozess man in seinem Unternehmen digitalisieren möchte – letztendlich sollte es langfristig immer für alle eine Erleichterung sein, auch wenn es manchmal erst nach keiner aussieht. Jede Prozessumstellung bringt erst einmal Unruhe rein, das ist völlig normal. Aber der Aufwand lohnt sich immer.“