Wer digitalisiert, der bleibt

Mit stetiger Prozessoptimierung immer die Nase vorn

Qualität, Zuverlässigkeit und Visionen: Das sind die Themen, mit denen die Gebrüder Peters Gebäudetechnik GmbH seit Generationen geführt wird. Über 117 Jahre Erfahrung im technischen Handwerk sind der Beweis, denn Ausruhen gehört nicht zu den Stärken des Familienunternehmens. Digitalisierung lautet das Schlagwort. So setzt der Ingolstädter Mittelständler auf die prozessorientierte ERP-Handwerkersoftware „pds“. In diese ist das System für Aufmaß, Abrechnung und Mengen-ermittlung „MWM-Libero“ integriert. Damit werden alle Aufmaße erfasst sowie zur weiteren Bearbeitung an die ERP-Software und den Auftraggeber weitergegeben.

1903 von den Brüdern Karl und Hans Peters gegründet, wuchs das Unternehmen stetig. Heute beschäftigt der Komplettanbieter für Heizung, Sanitär, Lüftung, Klima, MSR, Gebäudemanagement, Kältetechnik, Elektro sowie Schlosserei und Stahlbau 700 Mitarbeiter an den Standorten Ingolstadt, München, Nürnberg, Neckarsulm, Neu-Ulm, Talheim, Brüssel und dem polnischen Legnica. Die Kunden rekrutieren sich in erster Linie aus der Industrie – so gehören Automobil- und Flugzeughersteller sowie deren Zulieferer in Ingolstadt, Neckars-ulm und Brüssel zu den Auftraggebern. Aber auch öffentlichen und privaten Auftraggebern bietet das Unternehmen seine Dienstleistungen an.

Vor über 20 Jahren führte das Unternehmen das ERP-System „pds“ ein. Dieses deckt die kompletten Unternehmensprozesse von der Angebotserstellung, über die Auftragsbearbeitung, Abrechnung bis hin zur Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie Kostenrechnung ab. Die Erfassung des Aufmaßes sowie die Aufbereitung der Massen-Daten erfolgen mit dem im ERP-System integrierten „MWM-Libero“.

Aufmaßsoftware bei Projekten aller Größenordnung

Grundsätzlich nutzt Gebrüder Peters die Aufmaßsoftware des Bonner Softwarehauses MWM Software & Beratung GmbH bei Projekten aller Größenordnungen, sofern diese nicht pauschal abgerechnet werden. Dazu erhält das Unternehmen vom Auftraggeber das Leistungsverzeichnis. Dieses kann abhängig von der Größe des Projektes bis zu mehrere tausend Seiten umfassen und wird mittels GAEB-Schnittstelle in „pds“ eingelesen und von dort in „MWM-Libero“ übertragen. Das Programm stellt das LV mit seinen Positionen und dem entsprechenden Kurztext in einer Baumstruktur übersichtlich dar. Hier wählt der Anwender die Positionen aus und gibt in die am Bildschirm erscheinende Tabelle die Daten ein. Zusätzliche, nicht im LV enthaltene Positionen, können problemlos nachträglich eingefügt werden.

Gleichzeitig kann der Anwender Kriterien, denen die Massenansätze neben Positionen zugeordnet werden können, anlegen. Zunächst arbeitete man allerdings bei Gebrüder Peters mit ausgedruckten Aufmaßerfassungslisten, in denen die Positionen zeilenweise oder als Matrix dargestellt waren. In diese Listen gaben die Bauleiter vor Ort die Aufmaße ein, welche dann im Büro ins System übertragen wurden. Thorsten Schrade, IT-Leiter bei Gebrüder Peters dazu: „Wir wollten diese zeitintensive und fehleranfällige Arbeitsweise deutlich beschleunigen und die Daten ohne Medienbruch in unserem ERP-System verfügbar haben.“

Schnelle Eingabe der Mengen

Daher passte MWM-Software & Beratung die Darstellung an die Arbeitsweise des Mittelständlers an. So geben die Bauleiter heute die Daten per Tastatur oder handschriftlich mit dem Stift auf dem Tablet in die am Bildschirm erscheinende Tabelle ein. Sollte der Mitarbeiter sich versehentlich vertippen oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben, korrigiert er dieses schnell am Tablet mit dem Stift. Zusätzliche, nicht im LV enthaltene Positionen, können problemlos nachträglich eingefügt werden. Die Daten werden dann per Schnittstelle in die ERP-Software eingelesen und stehen dort zur weiteren Bearbeitung, wie z. B. der Rechnungsstellung, zur Verfügung.

Vorteilhaft für das Unternehmen ist das Arbeiten mit Filterkriterien, denn es ist in „MWM-Libero“ möglich, Kriterien, denen die Massenansätze neben Positionen zugeordnet werden, anzulegen. Dies können die Nummern der Teilrechnung, verschiedene Kostenträger, Raumbezeichnungen etc. – abhängig von der jeweiligen – Baustelle sein. So bildet man bei Gebrüder Peters die vom Auftraggeber entsprechenden Abrechnungsstrukturen ab, wie etwa, dass Seite 1 bis Seite 50 der erbrachten Leistungen der Tabellenerfassungslisten zur ersten Teilrechnung gehören, Seite 51 bis 60 zur zweiten. Sollten keine Abrechnungsstrukturen vorgegeben sein, definiert der Mittelständler dank „MWM-Libero“ seine eigenen – für den Auftraggeber transparenten – Strukturen für Teilrechnungen.

Schnelle Bezahlung der Rechnungen

Ziel des digitalen Aufmaßes ist eine gemeinsame Erfassung der Massen mit einem Berechtigten des Auftraggebers und direkter digitaler Unterschrift vor Ort. Ist dies nicht möglich, wird das fertig erstellte Aufmaß per PDF-Datei an den Auftraggeber zur Überprüfung und Freigabe gemailt. Liegen die digitale Unterschrift und die Freigabe des Auftraggebers vor, verschickt der Mittelständler die Rechnung elektronisch oder lädt diese bei Auftraggebern aus der Automobilindustrie in deren Portale zur Bearbeitung hoch. Eine äußerst effiziente Arbeitsweise, denn die Rechnungen sind zeitnah erstellt und der Mittelständler kann die Bezahlung der Rechnung schnell auf dem Konto verbuchen.

Sind die Aufmaßdaten einmal im ERP-System, erstellt man bei Gebrüder Peters damit Soll-Ist-Vergleiche. Thorsten Schrade erklärt: „Wir überprüfen die ursprünglich geplanten Mengen mit den tatsächlich aufgemessenen und stellen die Plan- den Soll- und den Ist-Werten aus der Rechnung gegenüber.“ Mit dieser Vorgehensweise kann das Unternehmen eventuelle Kalkula-tionsfehler oder sonstige Unwägbarkeiten frühzeitig aufdecken und rechtzeitig gegensteuern. 

Vorteile und Nutzen

Thorsten Schrade sieht einen großen Vorteil der digitalen Arbeitsweise in der Zeit- und Kostenersparnis. Denn bei zukünftig ca. 100 Mitarbeitern, die mit dem mobilen Aufmaß von „MWM-Libero“ arbeiten sollen, ist die Zeiteinsparung nicht zu unterschätzen. Darüber hinaus müssen im Büro die Daten nicht manuell eingepflegt werden. Der Aufwand für Kontrollen gehört genauso wie fehlerhafte Dateneingaben der Vergangenheit an. Durch die Prozessunterstützung haben die Mitarbeiter mehr Zeit sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen und können so ihre Erfahrungen und Kenntnisse kreativ für das Unternehmen einsetzen.

Thorsten Schrade schätzt bei der langjährigen Zusammenarbeit mit MWM Software & Beratung die stets gleichbleibende gute Qualität des Programms und das Wissen der Mitarbeiter. „Die Beratung ist immer kompetent und die Reaktionszeiten schnell, so dass sich die Zusammenarbeit äußerst erfreulich gestaltet,“ erklärt der IT-Leiter.

Kurzinterview mit Veronika Peters, zuständig für den Bereich Personal

Sie arbeiten u.a. für die Automobilindustrie, in der gerade ein Umbruch stattfindet. Wie sehen Sie dort die Position von Gebrüder Peters in zwei Jahren?

Ich denke, dass man in der Krise immer besonders kreativ wird. Der Druck ist momentan groß und wir müssen uns verändern. Da ich Unternehmerin bin, sehe ich die Situation positiv.

Sie arbeiten auch im Bereich Gebäudetechnik. Dahinter verbergen sich verschiedene innovative Gewerke. Wo wird Ihr Unternehmen in fünf Jahren stehen?

Wir wollen stark wachsen, da man nur dann in der Zukunft eine Chance hat. Dazu benötigt man Struktur, auch hier sehe ich eine Chance. Bei den innovativen Gewerken in der Gebäudetechnik wird sich zukünftig bezüglich der Digitalisierung viel verändern. Im Prinzip bedeutet Digitalisierung nichts anderes als ein Werkzeug – es ist eine andere Form, es ist moderner, es lässt sich vieles einfacher damit machen, transparenter darstellen und es ermöglicht Wachstum in unserer Branche.

Welche Bedeutung hat für Sie die Digitalisierung insgesamt und welche Bedeutung hat die Digitalisierung im Bereich Abrechnung von Bauleistungen?

Es ist eine große Herausforderung in unserer Branche. Die Programme müssen jedem Mitarbeiter zur Verfügung stehen und wir haben die Verpflichtung unsere Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Es heißt, wer schreibt, der bleibt. Zukünftig wird es heißen, wer digitalisiert, der bleibt. Für mich heißt das nicht, dass durch die Digitalisierung Arbeitsplätze wegfallen, sondern dass sie sich verändern. Digitalisierung bedeutet auch, dass wir nichts Sinnloses, Stupides mehr machen müssen. Diese Dinge können von einem Computer übernommen werden.

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