Schritte zur Digitalisierung der Service- und Wartungsprozesse im Handwerk

Die Zusammenarbeit in Handwerksbetrieben ist ein komplexer Prozess. Von verschiedenen (Bau)Stellen, Mitarbeitern und Partnern ist einiges an Informationen zu orchestrieren. Eine gute interne und externe Kommunikation bringt im Handwerk Chancen mit sich, eine effiziente Organisation ebenso. Beides zusammen kann den Unterschied im Wettbewerb ausmachen, bspw. bei der Mitarbeiterzufriedenheit oder Gewinnung. Mit der ERP-Software von 4PS, die mit und für die Handwerker entwickelt wurde, soll in Unternehmen mehr Arbeitsqualität geschaffen werden.  

Transparenz und Effizient mit digitaler Unterstützung

Wer eine gute Kommunikation und effiziente Organisation innerhalb und außerhalb des Betriebes führen möchte, kommt um die Digitalisierung nicht herum. Für eine gute Zusammenarbeit im Handwerk ist es besonders wichtig, Echtzeit-Informationen mit allen Beteiligten von jeder (Bau)Stelle austauschen zu können. Nur eine ERP-Software aus der Cloud inklusiver zugehöriger Portale und mobilen Apps bietet, ohne administrative und technologische Hürden, durchgehende, digitale Geschäftsprozesse und zudem zahlreiche Integrationsmöglichkeiten. Genau das will die „4PS Construct“ Bausoftware bieten.

Die Online-Kommunikationsplattform 4PS Control
Quelle: 4PS

Die Online-Kommunikationsplattform 4PS Control
Quelle: 4PS

Schritt 1: Service- und Wartungsprozesse effizient und digital organisieren

Bei der Digitalisierung der Handwerksunternehmen sollten Betriebe mit der Organisation der Service- und Wartungsaufträge starten. Zuallererst sind die Aufträge strukturiert über eine zentrale Online-Kommunikationsplattform, wie "4PS Control" (www.4psgroup.com/de/4ps-control) für die weitere Bearbeitung zu bündeln. Die in der ERP-Lösung „4PS Construct“ integrierte Kommunikationsplattform sorgt für eine effiziente Zusammenarbeit entlang der gesamten Wertschöpfungskette (www.4psgroup.com/de/unsere-erp-software-fuer-den-bau/). Die Verwaltung der Aufträge und Informationsflüsse werden um das Maximum vereinfacht, gleich ob es um eine adhoc Anfrage oder gar Notfall eines Kunden geht oder einen regelmäßigen, planbaren Wartungstermin.

Schritt 2: Optimale Arbeitsvorbereitung mit richtiger Planung und Organisation

Dieser Schritt ist für die Zufriedenheit des Kunden besonders wichtig. 4PS bietet mehrere Lösungen, die dabei helfen. So hilft die Kalkulation in „4PS Construct“ bei der Einschätzung der Kosten, bei der Kalkulation der Angebote und bei der Überwachung der Ausgaben. Schließlich können bspw. benötigte Materialien für den Auftrag automatisiert auf dem bevorzugten Webshop bestellt werden. Dadurch kann immer mit aktuellen Preisen gearbeitet werden, was Zeit spart, und für mehr Effizienz sorgt. Werden Service- und Wartungstermine nicht gut geplant, kann es schnell zu Chaos im Handwerksbetrieb führen. Für eine richtige Planung und flüssige Organisation, ist die benutzerfreundliche grafische Ressourcenplanung unerlässlich. Durch den Einsatz dieses Planungstools können Echtzeitdaten einsehen werden, so dass Probleme rechtzeitig erkannt werden und bei Bedarf Anpassungen vorgenommen werden können. Alle relevanten Informationen sind mit wenigen Klicks verfügbar und die Mitarbeiter werden per App auf aktuellem Stand gehalten.

Schritt 3: Auftragsabwicklung und ordentliche Dokumentation der Auftragsabwicklung

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann der Auftrag vor Ort erfolgreich erledigt werden. Die Software bietet dem Monteur alle wichtigen Infos. Meist über die App, in der ein Mitarbeiter sofort einen Arbeitsauftrag mit Informationen über die Störung, den Standort, Kontaktdaten, Arbeitsunterlagen und die Historie einsehen kann.

Müssen Zwischenschritte oder Rückfragen beim Kunden notiert werden? Die App dient auch dazu Informationen oder Kundenwünsche unterwegs direkt zusammenzufassen. Dadurch gewinnen Handwerksunternehmen wertvolle Zeit für die wichtigen Dinge, statt abends alle händischen Notizen auf Zetteln am Computer in ein Dokument zu übertragen. Auch Checklisten und Prüfungsergebnisse können per App dokumentiert werden.

Schritt 4: Gesetzlich korrekte Rechnungsstellung

Nach einer erfolgreichen Durchführung der Aufträge, ist es an der Zeit, belohnt zu werden. Die Rechnungsstellung erfolgt in „4PS Construct“ weitgehend automatisiert auf Basis der elektronischen Rückmeldungen der Monteure bis hin zur gesetzlich korrekten E-Rechnung oder XML-Datei, die an die Kunden geht. Ebenso bietet die Software leistungsstarke Lösungen für das Finanzmanagement.

Schritt 5: Überwachung und Analyse Ihrer Daten

Mit der Erledigung der Aufträge ist es jedoch nicht getan. Die Überwachung und Analyse Ihrer Daten ist entscheidend für den weiteren Arbeitsprozess und zur Optimierung Ihrer Service- und Wartungsprozesse. Durch die Verknüpfung mit Microsoft Power BI können alle Ihre Daten in benutzerfreundliche Power BI-Dashboards zusammengefasst werden. In wenigen Augenblicken ist ein 360° Überblick über Aufträge mit den wichtigsten Statistiken an einem Ort.

Eine ERP-Lösung aus der Cloud bietet Vorteile

Dank der Cloud-Technologie sind alle Daten immer aktuell, ob unterwegs mit einem Smartphone oder im Büro am Computer. Darüber hinaus bietet 4PS auch die Möglichkeit, die Software mit externen Systemen und Partnern zu verknüpfen. Dadurch wird der gesamte Kommunikations- und Informationsfluss klar, transparent und jederzeit überschaubar.

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Quelle 4PS

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