„Chef, kannst Du mal?“

Montagmorgen, der Kaffee ist noch heiß, Du willst in Ruhe ein Angebot fertig machen. Dann geht die Tür auf: „Chef, kannst Du mal? Der Großhandel hat das falsche Ventil geliefert.“ Zwei Minuten später: „Chef, kannst Du mal? Frau Meier will wissen, ob wir Donnerstag früher kommen.“ Dann: „Chef, kannst Du mal den Urlaubsschein unterschreiben?“ Und als Krönung gegen zehn: „Chef, kannst Du mal gucken? Der Drucker macht wieder Streifen.“ Der Kaffee ist kalt, das Angebot ist offen und Du hast heute schon vier Jobs erledigt – Einkäufer, Disponent, Personalbüro und IT-Abteilung. Deinen eigenen noch nicht.

Dieser eine Satz – „Chef, kannst Du mal?“ – ist das ehrlichste Diagnose-Instrument, das Dein Betrieb zu bieten hat. Man muss ihn nur zählen.

Schritt eins: die Strichliste

Die Übung ist herrlich simpel und wir nutzen sie selbst: Leg Dir eine Woche lang einen Zettel neben den Rechner – oder eine Notiz aufs Handy. Jedes „Chef, kannst Du mal?“ ist ein Strich. Jeder Anruf, der nur eine Rückfrage ist, auch. Mehr als zehn Striche am Tag? Willkommen im Club. In unseren Mentoring-Runden liegen die ehrlichen Listen meist deutlich darüber und ein Chef hat es dort einmal wunderbar trocken zusammengefasst: „Ich arbeite eigentlich nur noch ad hoc.“

Jetzt die Beispielrechnung dazu: 15 Unterbrechungen am Tag, jede kostet mit Frage, Antwort und dem Weg zurück in den eigenen Gedanken rund fünf Minuten – das sind über eine Stunde täglich, gut fünf Stunden die Woche, über 220 Stunden im Jahr. Fast sechs volle Arbeitswochen, in denen Du Fragen beantwortest, deren Antworten längst im Betrieb sein könnten. Dafür stellt niemand eine Rechnung, bezahlt wird sie trotzdem.

Alle kommen zu Dir – ein unbequemer Verdacht

Die ehrliche Antwort hat mit Deinem Team nur zur Hälfte zu tun. Die andere Hälfte bist Du. Du bist die beste Suchmaschine Deines Betriebs: Antwortzeit unter zwei Minuten, Trefferquote 100 %,
rund um die Uhr erreichbar, zum Nulltarif. Wer so ein Angebot im Haus hat, wäre ja dumm, es links liegen zu lassen. Das Tückische daran: Jede Frage, die Du beantwortest, trainiert Dein Team darin, auch die nächste zu stellen. Du bist fleißig – und züchtest Dir damit Rückfragen.

Dahinter steckt fast immer dasselbe Muster: Die Zuständigkeit ist ungeklärt, der Entscheidungsrahmen fehlt und das Wissen wohnt in genau einem Kopf. Deinem.

Schritt zwei: drei Fragen je Aufgabe

Nimm Dir die fünf häufigsten Themen von Deiner Strichliste und beantworte je Aufgabe drei Fragen. Erstens: Wer ist verantwortlich? Eine Person, mit Namen – „das Büro“ ist niemand. Zweitens: Wer vertritt? Drittens, und das ist die eigentliche Entlastung: Was darf diese Person entscheiden, ohne Dich zu fragen? Ein Rahmen wie „Nachbestellungen bis 500 Euro entscheidest Du selbst“ oder „Terminverschiebungen innerhalb der Woche macht ihr direkt mit dem Kunden“ gibt Deinen Leuten etwas, das Lob allein schlecht ersetzt: echtes Vertrauen mit klarer Kante.

Dazu gehört ein zweiter Handgriff für den Alltag – und der kostet Überwindung: Wenn die nächste Frage kommt, auf die Dein Gegenüber die Antwort eigentlich selbst kennt, stell die Gegenfrage. „Was würdest Du denn tun?“ Die ersten Male fühlt sich das an wie ein fauler Trick und Du bekommst ein Schulterzucken. Nach drei Wochen kommen Deine Leute mit einer Lösung zur Tür herein und holen sich nur noch Dein Okay. Nach drei Monaten kommen sie mit der erledigten Sache. Genau in dieser Reihenfolge.

Schritt drei: Antworten vorfertigen

Alles, was Du zum dritten Mal erklärst, verdient einen festen Platz außerhalb Deines Kopfes – als geringinvestigativ Einseiter am Schwarzen Brett, als kurzes Handy-Video, als Eintrag in der Doku-App. Wer fragt, findet die Antwort künftig dort, wo er sowieso arbeitet. Dein Kopf bleibt für die Fragen frei, für die es Dich wirklich braucht. Und davon gibt es als Chef genug.

Und wofür das alles? Damit Du wieder an dem arbeitest, wofür Du den Betrieb mal gegründet hast. Die Strichliste wird kürzer, die Tage werden planbarer und der Satz „Chef, kannst Du mal?“ taucht nur noch da auf, wo er hingehört: bei den Entscheidungen, die tatsächlich Chefsache sind. Dein Team wächst daran,
denn Verantwortung ist das beste Weiterbildungsprogramm, das es gibt. Und es läuft bei Dir im Haus.