Was tun im Todesfall?

Es ist in der Tat ein Schreckensszenario das sich niemand wünscht. Die Realität verläuft jedoch oft anders. Wie wichtig etwa eine Vorsorgevollmacht ist, soll nachfolgendes Beispiel belegen. Stellen Sie sich vor, Sie haben im osteuropäischen Ausland einen Verkehrsunfall und sind so schwer verletzt, dass sie ihren eigenen Willen nicht mehr äußern können. In diesem Fall dürfen die Ärzte sie nicht freigeben. Eine Freigabe bzw. eine Überführung in ein deutsches Krankenhaus ist nur dann möglich, wenn es eine Person gibt, die über ihren Aufenthaltsort entscheiden kann. Dies geht nur mit einer Vorsorgevollmacht.

Gerade im betrieblichen Bereich gibt es viele Dinge, die man im Vorfeld schon regeln kann. Es fängt damit an, dass diejenigen Personen, die Sie im Notfall ersetzen könnten, Zugang zu den einzelnen Programmen oder zum Online Banking haben. Hier ist es wichtig, diesen Personen die betreffenden Zugangscodes und Pins zur Verfügung zu stellen.

Ein „Notfallkoffer“ beinhaltet alle wesentlichen Angaben und Anweisungen, die wichtig sind. Hier können Sie bereits jetzt schon die Weichen stellen und klären was im Falle einer schweren Krankheit, eines Unfalls oder ihres Todes im Betrieb gemacht werden soll.

Sinnvollerweise gliedert man diesen „Notfallkoffer“ in erste Maßnahmen, Daten, Bevollmächtigung, private Unterlagen, Vorgehensweise im Todesfall sowie betriebliche Belange.

Unter den „ersten Maßnahmen“ sollte man niederlegen wer zuerst zu benachrichtigen ist, wer vertreten soll und bestimmte Anweisungen für den Vertretungsfall.

Zugangsdaten

Unter der Rubrik „Daten“ sollten die Passwörter für die EDV, Internetzugänge, Online Banking sowie alle anderen maßgeblichen Code-Wörter verzeichnet werden. Sinnvoll ist es auch eine Aufstellung der genutzten EDV-Programme zu erstellen, damit Externe bei Problemen Zugriff nehmen können.

Vollmachten

Unter der Position „Bevollmächtigung“ sollten eine Patientenverfügung, eine Vorsorgevollmacht sowie andere Vollmachten hinterlegt werden. Es ist zwingend darauf zu achten, dass Vollmachten auch über den Tod hinaus gelten, weswegen die Formulierung „diese Vollmacht gilt über den Tod hinaus“ verwendet werden sollte. Bei den privaten Unterlagen sollte eine Aufstellung sämtlicher Versicherungsverträge, Bankverbindungen sowie eine Aufstellung der monatlichen Zahlungsverpflichtungen abgelegt werden.

Im Todesfall

Unter der Rubrik „Todesfall“ sollte sich ein Testament oder zumindest eine Benachrichtigung, wo ein Testament hinterlegt ist sowie besondere Bevollmächtigungen und Anweisungen für diesen speziellen Fall abgeheftet werden. Im letzten Abschnitt, „betriebliche Belange“ sollte eine Übersicht der aktuellen Aufträge und Angebote abgelegt sein. Es sollten Hinweise abgelegt sein, wo sich sämtliche Personalunterlagen befinden, eine Aufstellung der wichtigsten Kunden, Lieferanten und Kooperationspartner sowie sämtliche Kommunikationsdaten aller Berater und die Angaben des zuständigen Finanzamtes mit Steuernummer hinterlegt werden.

Nur so können Sie gewährleisten, dass bei ihrer Abwesenheit Ihr Unternehmen in Ihrem Sinne weitergeführt werden kann. Ein derartiger „Notfallkoffer“ empfiehlt sich nicht nur für den Geschäftsführer, sondern für alle Personen, die im Unternehmen eine Schlüsselposition innehaben bzw. die für das Unternehmen und seinen Fortbestand wichtig sind.

Zu guter Letzt sollten Sie Ihren Bankberater darüber in Kenntnis setzen, dass sie einen „Notfallkoffer“ erstellt haben, bei vielen Banken fließt dieser Punkt ins Rating mit ein.