Digitale Entlastung im SHK-Alltag

Eine eigene Website ist im Handwerk bereits Standard: Laut Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) verfügen 97 % der Betriebe über eine eigene Internetpräsenz. Doch viele Seiten sind nicht auf dem neuesten Stand. Umfragen zeigen, dass Kundinnen und Kunden zuerst online suchen und sich meist für den Betrieb entscheiden, der sich auf der eigenen Website professionell und vertrauenswürdig präsentiert – für ihre Entscheidung ist die Firmenwebsite wichtiger als Verzeichniseinträge oder Kundenbewertungen in Bewertungsportalen. Eine klare Website mit Leistungen, aktuellen Projektfotos und gut sichtbaren Kontaktmöglichkeiten schafft Vertrauen und Orientierung. Wer digitale Werkzeuge sinnvoll nutzt, kann Kunden gezielt gewinnen bzw. halten und dabei effizient arbeiten.
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Dank moderner Baukastensysteme lässt sich so eine Website heute ohne Programmierkenntnisse erstellen. Viele Anbieter bieten integrierte Hilfestellugen, beispielsweise das Einfügen rechtssicherer Inhalte wie Impressum und Datenschutzerklärung, oder sogar KI-gestützte Funktionen, die nach Angabe einiger weniger Stichwörter Texte vorschlagen oder Bilder optimieren. So entsteht mit wenig Aufwand ein überzeugender Webauftritt – ein echter Pluspunkt im Wettbewerb um neue Kundschaft.

Einheitlicher Auftritt – auch bei der E-Mail-Kommunikation

Auch eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain trägt zu einem professionellen Auftritt bei. Wer anstelle von gängigen Freemail-Adressen  mit  einer  E-Mail-Adresse    wie    info@installateur-meier.de kommuniziert, zeigt Verlässlichkeit und Kontinuität. Gerade bei Erstkontakten. Etwa bei Angebotsanfragen oder Rückfragen zur Rechnung, schafft das Vertrauen und vermittelt Professionalität. In vielen Hosting-Paketen ist eine solche Lösung, also die Wahl einer eigenen Domain, bereits enthalten und die Einrichtung lässt sich meist auch ohne IT-Fachkenntnisse erledigen. Das sorgt für ein durchgängig einheitliches Erscheinungsbild – von der Mail bis zur Website.

Neue Kunden gewinnen durch Sichtbarkeit im Netz

Eine gute Website ist nur dann wirksam, wenn sie von potenziellen Kunden auch gefunden wird. Hier sollte auf ein kostenloses Google-Business-Profil nicht verzichtet werden. Es erhöht die Sichtbarkeit bei lokalen Suchen und ermöglicht es, Öffnungszeiten, Leistungen und Bewertungen an zentraler Stelle zu präsentieren. Schon einfache Maßnahmen, etwa die Integration gezielter Begriffe wie „Heizungswartung Dortmund“ oder „Badsanierung Köln“, verbessern das Google-Ranking.

Auch die sozialen Medien gewinnen weiterhin an Bedeutung – beispielsweise, um Projekte zu zeigen, der Firma ein Gesicht zu geben und damit Nahbarkeit zu vermitteln, Azubis anzusprechen oder freie Termine bekannt zu machen. Wer darüber hinaus gezielt Anzeigen schaltet, sorgt für eine durchgehend stabile Auftragslage auch außerhalb der Hauptsaison. Einige Hosting-Anbieter stellen dafür integrierte Marketingfunktionen bereit, mit denen sich Anzeigen planen und erstellen und deren Erfolge auswerten lassen. Die eigene Website sollte nicht nur gut gemacht, sondern auch für die jeweilige Zielgruppe sichtbar sein.
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Weniger Papierkram mit digitaler Buchhaltung

Besonders kleinere Betriebe profitieren von digitaler Buchhaltung. Sie ermöglichen es, Angebote zu erstellen, Rechnungen zu verschicken und Belege direkt digital abzulegen. Viele Programme bieten Schnittstellen zum Steuerbüro und unterstützen Funktionen wie die Umsatzsteuervoranmeldung oder Zeiterfassung. Besonders praktisch: Der Zugriff ist meist auch mobil möglich, beispielsweise wenn auf der Baustelle ein Auftrag abgeschlossen und direkt die Rechnung erstellt werden soll. Das spart Zeit und senkt das Fehlerrisiko bei der Abrechnung.

In vielen SHK-Betrieben lassen sich mit digitalen Tools auch die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden erfassen – bequem per App und oft mit Projektbezug. So entstehen übersichtliche Nachweise für Kunden, und auch die interne Planung wird dadurch einfacher.

Zugriff auf Pläne und Dokumente – jederzeit, überall

Ob Aufmaß-Skizzen, Einbaupläne oder Projekt-Fotos: Viele Dokumente müssen heute schnell und von verschiedenen Personen im Betrieb abrufbar sein. Mit einem Cloud-Speicher lassen sich solche Dateien zentral ablegen und mobil aufrufen, ganz egal ob vom Büro aus oder direkt vor Ort. Wichtig dabei ist, die Daten verschlüsselt zu übertragen und sicher zu speichern, idealerweise auf Servern in Europa - ein Cloudspeicher-Anbieter sollte also beides vorhalten. Das erleichtert die Einhaltung der Datenschutzvorgaben und schafft zusätzliche Sicherheit. Manche Anbieter stellen zudem Extras zur Verfügung, wie integrierte Dokumentenscanner per Smartphone-Kamera. Damit lassen sich Notizen oder unterschriebene Formulare direkt digital ablegen und stehen dem Team sofort zur Verfügung. So wird die Büroorganisation schlanker und flexibler.

Praxistauglich, zeitsparend, digital

Digitale Lösungen verschaffen Betrieben Zeit, die an anderer Stelle dringlicher benötigt wird. Gerade im SHK-Bereich, wo handwerkliche Qualität, Kundenkontakt und Koordination während der Projekte oftmals täglich gefragt sind, können einfache digitale Werkzeuge spürbar entlasten. Die Einstiegshürden sind niedrig: Viele Tools funktionieren ohne externe Hilfe und kosten nur wenige Euro im Monat. Wer den Schritt geht, schafft mehr Freiraum für die eigentliche Arbeit am und für den Kunden und erarbeitet sich gleichzeitig einen möglicherweise entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

Autor: Florian Monsees, Lead of Product Owners bei Strato, Berlin