Weniger Zettel – mehr Zeit

Clara-Gründer Samir Nashmi (rechts) und Stefan Döll.
Bild: Go.Clara

Hinter dem digitalen Konzept steht ein engagiertes Team, das mit durchdachten Prozessen und moderner Software das SHK-Handwerk in Berlin effizienter und kundenfreundlicher machen will. Die Gründer Samir Nashmi und Stefan Döll kommen ursprünglich aus anderen Branchen: Stefan leitete den Vertrieb bei Koawach, Samir verantwortete den Aufbau der operativen Abläufe bei Miles. Gerade dieser Blick von außen war ausschlaggebend für die Gründung: „Wenn du in Berlin einen Handwerker brauchst, hast du oft nur zwei Optionen: entweder teure Notdienste oder eine Absage als Neukunde“, erzählt Samir Nashmi. Genau dieses Problem wollten sie lösen – mit einem Betrieb, der Verlässlichkeit, digitale Prozesse und modernen Kundenservice vereint. Seit der Gründung werden sie dabei von Miles-Gründer Alexander Eitner unterstützt – als Berater, Investor und langjähriger Wegbegleiter von Samir Nashmi.

Der Name Clara ist nicht zufällig gewählt. Er steht für Klarheit und Transparenz – sowohl in der internen Organisation als auch in der Kommunikation mit Kunden. Der Betrieb setzt auf nachvollziehbare Prozesse: „Wir wollen Struktur in eine oft undurchsichtige Branche bringen“, erklärt Samir Nashmi. Statt Zettelwirtschaft und Reibungsverlusten setzt der Betrieb auf smarte Tools und konsequente Umsetzung – von der Projektplanung bis zur Bezahlung.
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Mit acht Mitarbeitern, darunter zwei Meister, bietet Clara das klassische SHK-Leistungsspektrum: Kundendienst, Heizungs- und Klimainstallationen, Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie Wärmepumpeninstallationen. 70 % der Aufträge stammen von Privatkunden, der Rest von Hausverwaltungen und Baustellenprojekten. Ob tropfender Wasserhahn oder Sanierung – bei Clara zählt jeder Auftrag. Weil viele Betriebe kleinere Reparaturen ablehnen, ist die Nachfrage aus dem Privatbereich seit Gründung ungebrochen hoch.

Bemerkenswert: Der Betrieb wächst organisch und stellt derzeit monatlich neue Mitarbeiter ein, die von Anfang an ausgelastet sind – ein klares Zeichen für die funktionierende Struktur und steigende Nachfrage. Auch intern wirkt der digitale Ansatz: Moderne Ausstattung, 30 Tage Urlaub, monatlicher Essenszuschuss, Weiterbildungen und Entwicklungsgespräche sorgen für ein starkes Team und individuelle Karrieremöglichkeiten.

Warum Clara Digitalisierung von Anfang an mitdenkt

Was Clara von klassischen SHK-Betrieben unterscheidet: Der Betrieb setzte von Anfang an konsequent auf digitale Prozesse. „Wir haben in unseren vorherigen Jobs gelernt, dass Digitalisierung eine strukturierte und skalierbare Arbeitsweise ermöglicht. Alles basiert auf einer soliden Datengrundlage, die uns hilft, unsere Abläufe zu analysieren und zu optimieren“, so Samir Nashmi. Herzstück der digitalen Infrastruktur ist „ToolTime“. Die Handwerkersoftware digitalisiert die Auftrags- und Kundenverwaltung, automatisiert die Rechnungsstellung und beschleunigt interne Prozesse im Büro. Auch im operativen Alltag profitieren die Mitarbeiter: Über die „ToolTime“-App erhalten Monteure ihre Einsatzinformationen direkt auf ihre mobilen Geräte, starten von zu Hause aus und vermeiden so unnötige Fahrten. Alle relevanten Informationen – vom Kundenkontakt bis zur Auftragsbeschreibung – sind mobil verfügbar, wodurch mündliche Absprachen entfallen. Zusätzlich sorgen die smarte Routenplanung und digitale Arbeitszeiterfassung sowie Auftragsdokumentation für Effizienz und weniger Papierkram. Die Auswirkungen sind deutlich spürbar: Die Planung läuft strukturierter, die Kommunikation schneller und transparenter – intern wie extern. Termine sind online buchbar, automatische Erinnerungen erhöhen die Verbindlichkeit und der Auftragsstatus ist jederzeit nachvollziehbar. Bei Verzögerungen oder unerwarteten Kosten wird proaktiv und offen kommuniziert – das schafft Vertrauen. „Unsere schnelle Reaktionszeit und der einfache Buchungsprozess werden immer wieder gelobt“, berichtet Samir Nashmi. Übersicht und Automatisierung sind im SHK-Bereich entscheidend – gerade bei vielen kleinen, gleichzeitig laufenden Aufträgen.
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Einen besonders großen Mehrwert sieht Clara im automatisierten Zahlungsprozess mit „ToolTime Pay“. Das digitale Zahlungssystem bildet den gesamten Rechnungs- und Zahlungsablauf ab – einzigartig am Markt und besonders wertvoll für kleine Betriebe. Kunden können flexibel ihr bevorzugtes Zahlungsmittel wählen und im Büro entfallen manuelle Arbeitsschritte: Das Mahnwesen erfolgt automatisiert, Zahlungseingänge werden direkt erfasst und abgeglichen. Die Folge: schnellerer Zahlungseingang bei deutlich weniger Aufwand. „Gerade für kleinere Betriebe wie unseres ist das ein riesiger Vorteil. Wir sehen auf einen Blick, welche Rechnungen offen, überfällig oder bereits bezahlt sind – inklusive automatischer Benachrichtigungen. So haben wir unsere Zahlen jederzeit im Griff, ganz ohne zusätzliche Buchhaltungstools. Das spart uns enorm viel Zeit und gibt uns die Möglichkeit, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren“, so Samir. Neben ToolTime setzt Clara auf digitale Tools wie „Slack“ für die interne Kommunikation, „Asana“ für die Aufgabenkoordination und eine spezielle App für das Tankmanagement der Firmenfahrzeuge. Diese digitale Infrastruktur sorgt für effizientere Zusammenarbeit im gesamten Team.

Wie Betriebe Stolpersteine auf dem Weg zur Digitalisierung vermeiden

Bevor „ToolTime“ bei Clara ins Spiel kam, nutzte das Unternehmen bereits eine andere Handwerkersoftware – diese erfüllte jedoch nicht alle Anforderungen. Der Softwarewechsel zu „ToolTime“ brachte viele Vorteile, verlief aber nicht ganz ohne Hürden. Die größte Herausforderung: die Datenmigration. Zwar konnten Kundendaten übernommen werden, Angebote oder Umsätze jedoch nicht – was zeitweise die parallele Nutzung beider Systeme nötig machte. Ein Szenario, das selten vorkommt – aber zeigt, wie wichtig eine gute Vorbereitung ist: Tools vergleichen, Demos nutzen, Benutzeroberflächen testen. So lassen sich Fehlentscheidungen vermeiden. „Wir sind froh über den Wechsel – aber hätten uns Zeit und Nerven sparen können“, resümiert Samir Nashmi.

Im Team verlief der Umstieg dafür reibungslos. Skepsis? Fehlanzeige. „Viele Mitarbeiter kamen aus Betrieben, die noch analog gearbeitet haben – mit handgeschriebenen Stundenzetteln. Für sie war eine Software ein echter Fortschritt.“ Die intuitive App und der strukturierte Ablauf überzeugten schnell. „Da gibt es wirklich niemanden, der sich Stift und Zettel zurückwünscht.“ Für Samir Nashmi kommt es bei der Digitalisierung vor allem auf Konsequenz an. Die Software muss von Anfang an als zentrales System genutzt werden. Kundendaten sollten direkt digital erfasst werden – Schluss mit Zetteln. Auch innerhalb des Tools ist saubere Datenpflege entscheidend: Doppeltes Anlegen von Kunden oder ungenaue Terminpflege führen auch zu Chaos – nur eben digital. Wenn das ganze Team strukturiert arbeitet – von der ersten Eingabe bis zum Abschlussbericht – spart dies langfristig viel Zeit und Aufwand. Der klare Tipp von Samir: „Nicht halbherzig anfangen – das volle Potenzial der Software ausschöpfen.“

Projekte im Griff statt im Kopf

Ein anschauliches Beispiel dafür, wie digitale Tools den Alltag erleichtern, ist die Arbeit auf Projektebene. Clara betreut oft Projekte mit vielen Einzelschritten – etwa für Projektentwickler oder Hausverwaltungen. Mithilfe einer Handwerkersoftware lassen sich diese strukturiert anlegen und zentral verwalten. Schon beim Projektstart werden alle relevanten Infos wie Ansprechpartner, Bilder und Dokumente erfasst und für das gesamte Team zugänglich gemacht. Das spart Zeit und verhindert Chaos – besonders bei größeren Projekten mit vielen unterschiedlichen Terminen. Alle wissen, wo sie die nötigen Informationen finden, und können auf einer gemeinsamen Basis weiterplanen.